Списание дебиторской задолженности в бюджетном учреждении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание дебиторской задолженности в бюджетном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно п. 1 ст. 13Закона N 57-З иИнструкцииN 180 активы организации подлежат инвентаризации. При проведении инвентаризации, в частности, проверяется правильность и обоснованность сумм дебиторской задолженности. Причем выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются.

Основанием для принятия решения о списании указанной задолженности могут быть:

— информация о ликвидации юридического лица и исключении его из реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (при отсутствии правопреемников);

— истечение срока исковой давности, который в общем случае составляет три года (ст. 197ГК).

Обратите внимание! Если должник проводит реорганизацию, то его задолженность с учета не списывается, поскольку переходит к правопреемнику (ст. 54ГК)

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Списание просроченной дебиторской задолженности в бюджетном учреждении

В тех случаях, когда размеры закупок одноименных товаров (работ, услуг) не превышают в квартал установленный ЦБ РФ предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке, бюджетное учреждение вправе заключить договор у единственного поставщика без проведения конкурса (пп. 14 п. 2.1 ст. 55 Федерального закона № 94-ФЗ). По итогам размещения таких заказов могут быть заключены государственные или муниципальные контракты, а также иные гражданско-правовые договоры в соответствии с ГК РФ (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 27.07.2007 № Д04-2839 «О разъяснениях, связанных с применением Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ»). Однако заключение таких договоров на закупки товаров, работ, услуг у единственного заказчика следует производить с согласованием Минэкономразвития РФ.

Обращаем ваше внимание, что инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в учете. Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату. Их форма законодательно не утверждена, поэтому учреждение может ее самостоятельно разработать и утвердить в качестве отдельного приложения к учетной политике организации.

Согласно ГК РФ существует несколько причин считать задолженность безнадежной:

1. Если срок исковой давности истекает или уже подошел к концу.
2. Невозможность исполнения обязательств по займу.
3. По результатам акта, составленного соответствующими государственными органами.
4. Смерть должника.
5. Ликвидация юрлица.

Эти причины являются основаниями для списания кредиторской или дебиторской задолженностей. Также в расчет берутся события, которые не зависят от сторон (природные катаклизмы, войны, эпидемии и т. д.).

Чтобы использовать это в качестве основания, нужно документально подтвердить, что чрезвычайное происшествие имело место быть.

В соответствии с действующим на 2018 г. российским законодательством общая длительность этого показателя равна трем годам. Это прописано в ст. 196 ГК РФ. Исчисление этого периода начинается с момента, когда пострадавшее лицо узнало о нарушении своих прав.

Некоторые сложности могут возникнуть, если по договору, подписанному обеими сторонами, не предусмотрено истечение срока исполнения долговых обязательств. В таком случае, чтобы востребовать свои деньги, будет не более 30 суток. Поэтому действовать нужно незамедлительно, иначе вы можете потерять свою возможность на получение долга или его списание.

Основанием для списания служит истечение срока исковой давности

Изменять правила и сроки исчисления давности нельзя даже при обоюдном согласии сторон, поскольку они регламентируются Гражданским Кодексом РФ. Прерывание этого периода давности приводит к тому, что задолженность не получится списать со счета. Это возможно в следующих случаях:

1. Если подано исковое ходатайство в суд.
2. Если должник признает свои обязательства.

Прерывание срока давности возможно многократно, когда производятся определенные законодательством действия, способствующие этому.

Существуют и другие причины, по которым течение срока давности может прерываться. После устранения проблемы или разрешения вопроса, отсчет начинается по-новому.

Если спустя какое-то время он снова будет прерван, то цифра обнуляется. Таким образом, процесс может довольно сильно затянуться.

В первую очередь производится инвентаризация, сведения по которой вносятся в документы по бухучету. Комиссия, осуществляющая эту процедуру, обязана установить следующее:

1. Верность всех расчетов, произведенных банками, финансовыми предприятиями, контрагентами и т. д.
2. Правильность задолженностей, возникших в ходе хищений и недостач. Причем они должны быть обоснованными.
3. Соответствие дебиторской и кредиторской задолженностей с реальным положением вещей. Обоснование тоже должно быть.

Полученную информацию отражают в описи, которую составляют по результатам произведенной проверки. Документ должен быть составлен правильно, а вся указанная в нем информация достоверной и соответствовать действительности.

Под дебиторской задолженностью подразумевается долг перед предприятием. Соответственно, отсутствие задолженностей характеризует предприятие только с положительной стороны.

Необходимо будет обязательно периодически осуществлять анализ задолженности данного типа. Это один из самых важных показателей успеха ведения коммерческой деятельности.

Но нередко возникают ситуации, когда долг по какой-то причине становится попросту невозвратным. В таком ситуации одним из решений является списание такового. Но процесс данный имеет свои тонкости, нюансы.

Сама процедура списания дебиторской задолженности в отчетности бюджетного учреждения зависит от одного важного фактора — есть ли специальный резерв по сомнительным долгам.

Именно от этого зависит сам процесс отражения соответствующей процедуры в бухгалтерской отчетности, алгоритм использования проводок.

Если сам долг равен или же более имеющегося соответствующего резерва, то при наличии разницу необходимо будет отнести таковую в счет прочих расходов:

В определенных случаях могут использоваться некоторые другие проводки. Например, счет 76. Основанием для отражения проводки служит резерв по сомнительным долгам. Причем сам списанный долг в течение последующих 5 лет необходимо будет учитывать по дебету счета 007 в полной сумме.

Важно помнить о необходимости формировать ряд документов, которые требуются при осуществлении списания дебиторской задолженности. В первую очередь понадобится составить специальный приказ по поводу о инвентаризации долга.

Далее, после выполнения соответствующей процедуры, нужно будет в обязательном порядке занести все данные в форму ИНВ-17. Формат данного документа определен законодательно.

Порядок списания задолженности перед федеральным бюджетом регламентирован Приказом Минфина России от 02.08.2007 N 68н «Об утверждении Порядка списания и восстановления в учете задолженности по денежным обязательствам перед федеральным бюджетом (Российской Федерацией)». Согласно п. 3 вышеупомянутого Порядка списанию с учета в соответствии с настоящим Порядком подлежит задолженность:

а) должников, ликвидированных в установленном законом порядке (кроме случаев, когда законом или иными правовыми актами исполнение обязательства ликвидированного должника возложено на другое лицо);

б) по обязательствам (в том числе вытекающим из договора поручительства, государственной, муниципальной и банковской гарантии), прекратившимся по другим основаниям, установленным законом, иными правовыми актами или договором (за исключением случаев прекращения обязательства новацией, прощением долга, отступным, зачетом или исполнением);

в) по требованиям, которые в соответствии с законом считаются погашенными;

г) по обязательствам (сделкам), признанным судом:

• недействительными;
• исполненными (погашенными);
• невозникшими (незаключенными);
• оформленными поддельными (подложными, ложными, фальшивыми, фиктивными, сфабрикованными, сфальсифицированными) документами;
• совершенными не существовавшими на момент совершения сделки (в том числе вымышленными, мнимыми, фиктивными) лицами, подставными, неустановленными, неизвестными лицами, лицами, действовавшими от их имени, а также иными лицами, не обладавшими на момент совершения сделки необходимой правоспособностью (полномочиями).

Как списать безнадежную дебиторскую задолженность

Вопросы, связанные со списанием кредиторской и дебиторской задолженности всегда актуальны для бухгалтеров, поскольку неплательщики или просто «исчезнувшие» компании были, есть и будут. В период подготовки годового отчета значимость этих вопросов только возрастает. Что же делать с такими задолженностями? Как, куда, когда и на основании каких документов их списать?

В соответствии с ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) активы и обязательства подлежат инвентаризации.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами (ч. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ).

Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее — Методические указания по инвентаризации).

В частности, в процессе инвентаризации путем документальной проверки устанавливается правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (подп. «в» п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации).

Согласно п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, предусмотренных в п. 1.5 и 1.6 Методических указаний по инвентаризации.

На основании п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации и п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее — Положение № 34н), проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• при смене материально ответственных лиц;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В соответствии с п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, при формировании учетной политики организации утверждается, в частности, порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Таким образом, сроки и периодичность проведения инвентаризаций устанавливаются экономическим субъектом самостоятельно в зависимости от особенностей хозяйственной деятельности конкретной организации, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Применительно к рассматриваемой ситуации, обязательная инвентаризация дебиторской задолженности должна проводиться:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при создании резерва по сомнительным долгам.

Порядок и сроки проведения инвентаризации активов и обязательств организации утверждаются в учетной политике организации.

Аналогичный вывод сделан в письме Минфина России от 17.07.2008 № 03-03-06/2/84.

В нем, в частности, указано, что количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации в соответствии с законодательством.

Сведения о порядке проведения инвентаризации отражаются в утвержденной учетной политике.

1. Бухгалтерия организации составляет справку о дебиторской и кредиторской задолженности. В этом документе указываются сведения о задолженности, отраженной в бухгалтерском учете наименования конкретных дебиторов и кредиторов, основания возникновения задолженности и реквизиты подтверждающих ее документов.

Отметим, что такая справка не является первичным документом в смысле Закона № 402-ФЗ, поэтому она не обязательно должна содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 названного закона.

2. Далее необходимо провести сверку расчетов с бухгалтерией контрагентов и иными дебиторами и кредиторами (например, расчеты с учредителями) по суммам задолженностей.

Чаще всего на практике организации используют акт сверки взаимных расчетов, который составляется с каждым контрагентом в двух экземплярах, соответственно по одному экземпляру для каждой стороны.

Если акты подписаны уполномоченными представителями обеих организаций задолженность считается согласованной.

3. Третьим шагом является составления акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (унифицированная форма № ИНВ-17).

Форма данного акта утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 (далее — Постановление Госкомстата России № 88).

Необходимо напомнить, что организация вправе разработать и свой документ для учета результатов инвентаризации, такой документ должен содержать все реквизиты установленные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ и его форма должна быть утверждена руководителем, например, в приложении к Учетной политике по бухгалтерскому учету.

Акт составляется на основании справки о дебиторской и кредиторской задолженности, а также актов сверок с контрагентами, бюджетом, фондами и иных документов, в которых дебиторы и кредиторы подтверждают наличие и размер задолженности (п. 73, 74 Положения по бухучету № 34н, Указания, утв. постановлением Госкомстата России № 88).

Суммы задолженности, подтвержденной и не подтвержденной дебиторами и кредиторами, а также суммы безнадежных долгов с истекшим сроком исковой давности отражаются в акте отдельно.

Если при инвентаризации выявлены безнадежная дебиторская или кредиторская задолженность, то надо подготовить и дать на подпись руководителю приказ о списании безнадежных долгов.

Итак, по итогам проведенной инвентаризации организация может выявить безнадежные дебиторские и кредиторские задолженности, которые подлежат списанию.

Дебиторская задолженность признается безнадежной и подлежащей списание с баланса в полной сумме, в том числе НДС, если наступило одно из следующих обстоятельств:

• истек срок исковой давности. Согласно нормам ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года со дня, когда долг должен был быть погашен перед организацией (ч.1 ст. 196 ГК РФ). При этом должник может подтверждать наличие долга и тем самым течение срока исковой давности будет начинаться заново. Однако общий срок исковой давности не может превышать десяти лет со дня нарушения прав, то есть со дня когда должник должен был погасить долг (ч. 2 ст. 196 ГК РФ);
• должник ликвидирован или исключен из ЕГРЮЛ как недействующее юридическое лицо;
• судебный пристав-исполнитель вынес постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного листа взыскателю в связи с невозможностью взыскания.

В соответствии с п. 77 Положения № 34н, дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном п. 70 Положения № 34н.

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности.

Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

В письме Минфина России от 29.01.2008 № 07-05-06/18 «Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год» разъясняется, что в соответствии с Положением № 34н, списанию с бухгалтерского баланса подлежит:

• дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, и другие долги, нереальные для взыскания;
• кредиторская и депонентская задолженность, по которой срок исковой давности истек.

При списании соответствующих сумм следует руководствоваться положениями ГК РФ.

Списание соответствующих сумм производится по каждому долгу и обязательству, которые выявляются при проведении инвентаризации расчетов.

Документальным основанием для списания является приказ (распоряжение) руководителя организации, а также соответствующее письменное обоснование.

Таким образом, для списания дебиторской задолженности необходимо три документа:

• акт инвентаризации расчетов по форме № ИНВ-17;
• письменное обоснование. В нем следует указать наименования дебитора, дата возникновения задолженности, в результате чего возникла задолженность, на основании чего возникла задолженность, какие документы подтверждают возникновение задолженности, сумму задолженности по каждому дебитору, на основании чего подлежит списанию задолженность (истечение срока давности), расчет срока давности.
• приказ руководителя о списание дебиторской задолженности.

Согласно п. 4 и 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н сумму списываемой дебиторской задолженности включаются в состав прочих расходов.

Прочие расходы отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

На дату истечения срока исковой давности списание задолженности не реальной к взысканию делаются записи на сумму созданного резерва:

Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» и др.) — нереальный для взыскания долг списан за счет резерва (напомним, что с 2011 г. все организации обязаны создавать резервы по сомнительным долгам — п. 70 Положения № 34н).

Если ранее созданного резерва (в части задолженности, не списанной за счет резерва) не достаточно, оформляются проводки:

• Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 62 (60, 76 и др.) — списан нереальный для взыскания долг.
• Дебет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» — учтена нереальная к взысканию задолженность для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Если в дальнейшем должник все-таки оплатит долг, в учете будут сделаны записи:

• Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 62 (60, 76 и др.) — поступили денежные средства от должника;
• Дебет 62 (60, 76 и др.) Кредит 91 — полученный долг включен в состав прочих доходов;
• Кредит 007 — списан безнадежный долг, погашенный должником.

Согласно п. 2 ст. 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности (три года со дня возникновения задолженности, ст. 196 ГК РФ), а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) также признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, установленном Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», в случае возврата взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям:

• невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или иных кредитных организациях;
• у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.

Таким образом, основанием для списании задолженности может быть истечение трех лет с даты возникновения задолженности или задолженность может быть списана на основании постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства (в связи с тем, что у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, невозможно установить место нахождения должника, его имущества и т.д.).

Дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности списывается в состав внереализационных расходов (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 266 НК РФ налогоплательщик вправе создавать резервы по сомнительным долгам в порядке, предусмотренном ст. 266 НК РФ. Суммы отчислений в эти резервы включаются в состав внереализационных расходов на последнее число отчетного (налогового) периода.

Согласно п. 4 ст. 266 НК РФ сумма резерва по сомнительным долгам определяется по результатам проведенной на последнее число отчетного (налогового) периода инвентаризации дебиторской задолженности и исчисляется следующим образом:

• 1) по сомнительной задолженности со сроком возникновения свыше 90 календарных дней — в сумму создаваемого резерва включается полная сумма выявленной на основании инвентаризации задолженности;
• 2) по сомнительной задолженности со сроком возникновения от 45 до 90 календарных дней (включительно) — в сумму резерва включается 50% от суммы выявленной на основании инвентаризации задолженности;
• 3) по сомнительной задолженности со сроком возникновения до 45 дней — не увеличивает сумму создаваемого резерва.

При этом сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10% от выручки отчетного (налогового) периода, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ.

Согласно п. 5 ст. 266 НК РФ сумма резерва по сомнительным долгам, не полностью использованная налогоплательщиком в отчетном периоде на покрытие убытков по безнадежным долгам, может быть перенесена им на следующий отчетный (налоговый) период.

При этом сумма вновь создаваемого по результатам инвентаризации резерва должна быть скорректирована на сумму остатка резерва предыдущего отчетного (налогового) периода.

Если сумма вновь создаваемого по результатам инвентаризации резерва меньше, чем сумма остатка резерва предыдущего отчетного (налогового) периода, разница подлежит включению в состав внереализационных доходов налогоплательщика в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Если сумма вновь создаваемого по результатам инвентаризации резерва больше, чем сумма остатка резерва предыдущего отчетного (налогового) периода, разница подлежит включению во внереализационные расходы в текущем отчетном (налоговом) периоде.

В случае, когда налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, списание долгов, признаваемых безнадежными в соответствии со ст. 266 НК РФ, осуществляется за счет суммы созданного резерва.

В случае, если сумма созданного резерва меньше суммы безнадежных долгов, подлежащих списанию, разница (убыток) подлежит включению в состав внереализационных расходов.

Отдельно хотелось бы рассмотреть порядок определения срока списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

На основании норм ст. 272 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты.

Президиум ВАС РФ в постановлениях от 15.06.2010 № 1574/10 и от 15.07.2010 № 2833/10 разъяснил, что нормы НК РФ не предоставляет налогоплательщику права на произвольный выбор налогового периода, в котором в состав внереализационных расходов включается безнадежная к взысканию задолженность.

На практике это означает, что дебиторская задолженность подлежит признанию в расходах именно в период истечения срока исковой давности.

Если организация применяет УСН, то расходы, связанные со списанием сомнительных долгов, в том числе безнадежных долгов (долгов, нереальных ко взысканию), не учитываются в составе расходов при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения.

На это указан Минфин России в письме от 20.02.2016 № 03-11-06/2/9909.

Аргументировал Минфин России свою позицию тем, что перечень расходов, учитываемых при определении налоговой базы налогоплательщиками, применяющими УСН и выбравшими в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, установлен п. 1 ст. 346.16 НК РФ и расходы, связанные со списанием сомнительных долгов, в том числе безнадежных долгов (долгов, нереальных к взысканию), в вышеуказанный перечень расходов не включены.

Для списания дебиторской задолженности в налоговом учете применяются два способа:

• за счет резерва по сомнительным долгам;
• в составе внереализационных расходов.

Если создан резервный фонд, учитывать безнадежную задолженность в расходах напрямую нельзя. Если задолженность больше резерва, следует списать часть ее, а остаток включить во внереализационные расходы.

При наличии встречной кредиторской задолженности у того же контрагента учесть дебиторскую задолженность можно только в части, превышающей долг.

Дебиторская задолженность списывается в том периоде, в котором она стала безнадежной, то есть на который приходится дата истечения срока исковой давности, ликвидации должника, вынесения решения об окончании исполнительного производства. Задолженность прошлых налоговых периодов можно учесть в текущем отчетном периоде, если то, что ее не указали в периоде истечения искового срока, привело к переплате налога на прибыль.

Если у организации несколько причин для признания долга нереальным к взысканию, нужно списать его в периоде возникновения первого из оснований.

Организация имеет право взыскать просроченную дебиторскую задолженность в пределах срока исковой давности, который составляет три года с даты, когда дебитор должен был выполнить обязательство. Например, если долг должны были погасить 01.12.2017, то последний день, когда его можно взыскать через суд – 01.12.2020. Со следующего дня он признается безнадежным и подлежит списанию.

Если организация до окончания срока исковой давности обратилась в суд, и было принято решение о взыскании долга, то списать дебиторскую задолженность можно только после подтверждения судебным приставом невозможности взыскания или после ликвидации дебитора.

В бухучете дебиторскую задолженность списывают отдельно по каждому обязательству. Списание дебиторского долга с балансового учета отражается по-разному:

• если в отношении данной задолженности был создан резерв по сомнительным долгам, долг списывается за счет его средств. Если сумма задолженности превышает резерв, то часть превышения включается в прочие расходы.
• если резерв по сомнительным долгам не создавался, вся сумма долга списывается в прочие расходы.

Зачем и как списывают задолженность

Дебиторская задолженность относится к активам предприятия. Пока она «висит» на балансе, искажаются финансовые показатели и прибыль получается завышенной. Чтобы этого избежать, старые долги списывают и снижают налогооблагаемую базу по по прибыли.

Списание безнадежного долга состоит из трех этапов:

• Подготовительный — проверка документов,
• Основной — приказ на списание,
• Заключительный — оформление бухгалтерской справки, списание долга в расходы и закрытие проводками.

Разберем каждый этап:

Подготовительный этап. Перед списанием проверяется состояние документов, подтверждающих наличие долга. Бухгалтерия готовит договор поставки, счет-фактуру, акта выполненных работ и акта приемки-передачи. Если документы в порядке, долг можно списывать. Если что-то утеряно — нужно восстановить.

Без полного пакета документов кредитор не имеет право списывать безнадежную задолженность. А если спишет — налоговая пересчитает налоги, начислит штрафы и пени. Избежать споров и претензий от налоговиков помогает четко организованная работа по формированию задолженности.

Основной этап. Бухгалтерия оформляет списание документами — акт инвентаризации, приказ на списание дебиторской задолженности образца 2019 года и бухгалтерская справка. Налоговый Кодекс не предъявляет к документам особых требований, главное — документально заверить безнадежность долга.

Бухгалтерия подписывает акт инвентаризации.В нем перечисляется, кто, кому и какую сумму должен, и указывается основание для списания задолженности. Затем директор издает приказ. Организация может разработать свой вариант приказа о списании дебиторской задолженности или использовать образец 2019 года, разработанный нашими специалистами, который можно скачать.

Из чего состоит приказ:

• Преамбулы, в которой указывается название организации, наименование документа, номер и дата приказа.
• Основная часть приказа, в которой директор обосновывает списание дебиторской задолженности, распоряжается о признании ее безнадежной и дает указание бухгалтерии о дальнейшей работе.
• Заключительная — ставят подписи директор и исполнитель, обычно главный бухгалтер.

Списание дебиторской задолженности в бюджетном учреждении

Актом государственного органа, в соответствии с которым ДЗ может быть списана, является, например, решение суда о том, что долг взыскан быть не может. Если организация подала в суд на своего должника и суд обязал его погасить задолженность, то исполнительный лист, выданный в суде, перенаправляется судебным приставам. С этого момента взыскание проводится согласно закону «Об исполнительном производстве» от 02.10.2022 № 229-ФЗ. Если служба судебных приставов, произведя все положенные действия, вынесла решение о невозможности взыскания долга, выдается соответствующее постановление об окончании исполнительного производства. Причиной, указанной в постановлении, может быть:

Проводка по счету 04 делается, когда комиссия по списанию ДЗ принимает соответствующее решение. Суммы на счете 04 отражаются в течение всего времени, пока еще может снова начаться процедура взыскания задолженности или у неплатежеспособного должника могут появиться средства для возврата долга. Планом счетов для организаций, отличных от кредитных и государственных (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.00 № 94н), например, предусмотрен пятилетний срок для отслеживания возможности возврата ДЗ.

Порядок Списания Дебиторской Задолженности Казенное Учреждение 2022 Год

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Документы, на основании которых комиссией по поступлению и выбытию активов принимается решение о списании задолженности неплатежеспособных дебиторов, определяются в рамках учетной политики учреждения.
Дебиторская задолженность по незавершенному исполнительному производству, а также задолженность, в отношении которой не истек срок исковой давности, учитываются в балансовом учете автономного учреждения, так как на законодательном уровне в их отношении ожидается погашение.

Обоснование вывода:
Признание дебитора неплатежеспособным является одним из оснований для списания дебиторской задолженности с балансового учета автономного учреждения. Дебиторская задолженность при этом признается нереальной к взысканию в соответствии с законодательством Российской Федерации (смотрите, в частности, п.п. 97, 101, 105, 109, 113, 180, 181 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 23.12.2022 N 183н, далее -Инструкция N 183н).
По сути, такая задолженность не соответствует критериям актива, следовательно, учитываться на балансе организации госсектора она не должна (п.п. 36, 47 Федерального стандарта «Концептуальные основы. «, утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2022 N 256н, п. 339 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2022 N 157н, далее — Инструкция N 157н, письмо Минфина России от 14.07.2022 N 02-08-10/45171, далее — Письмо).
Иными словами, дебиторская задолженность является активом, если учреждение еще ожидает, что ему перечислят деньги или передадут имущество, выполнят работы, окажут услуги. Если же предлагалось контрагенту погасить задолженность добровольно, было обращение в суд и к судебным приставам, но никаких результатов получено не было, то понятию актива такая задолженность уже не соответствует.
Решение о списании дебиторской задолженности принимает комиссия по поступлению и выбытию активов, далее — Комиссия (п. 339 Инструкции N 157н). Установить порядок списания дебиторской задолженности с балансового учета учреждению необходимо в локальном акте, разработанном с учетом положений действующего законодательства РФ (смотрите письмо Минфина России от 18.02.2022 N 02-06-10/6776). При этом должны учитываться требования органов, осуществляющих в отношении учреждений функции и полномочия учредителей.
Инструкции NN 157н, 183н не содержат указаний по составу документов, необходимых для принятия Комиссией решения о списании с балансового учета учреждения задолженности неплатежеспособных дебиторов. В то же время специалисты финансового ведомства указывают в Письме, что решение Комиссии о списании с балансового учета учреждения задолженности неплатежеспособных дебиторов принимается с учетом:
— сведений, выявленных в ходе проведения инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;
— документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.
При этом, как указано в названном Письме, Комиссия, принимая решение о списании с балансового учета задолженности неплатежеспособных дебиторов, вправе руководствоваться положениями законодательства по составу документов, необходимых для принятия решения о признании безнадежной к взысканию задолженности по платежам в бюджет и о ее списании (восстановлении), установленных БК РФ, и общими требованиями к порядку принятия решений о признании безнадежной к взысканию задолженности по платежам в бюджеты бюджетной системы РФ, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 06.05.2022 N 393 (далее — Постановление N 393).
Кроме того, при принятии Комиссией решения о признании задолженности нереальной к взысканию она может руководствоваться нормами гражданского законодательства. ГК РФ предусматривает следующие основания:
— истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);
— прекращение обязательства вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ);
— прекращение обязательства на основании акта государственного органа или органа местного самоуправления (ст. 417 ГК РФ);
— ликвидация юридического лица (ст. 419 ГК РФ) или смерть гражданина (ст. 418 ГК РФ).
Перечень документов, подтверждающих наличие оснований для принятия решений о признании безнадежной к взысканию задолженности, может включать постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства при возврате взыскателю исполнительного документа по основаниям, предусмотренным п.п. 3, 4 ч. 1 ст. 46 Федерального закона от 02.10.2022 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее — Закон N 229-ФЗ).
Так, если исполнительное производство было окончено судебным приставом-исполнителем на основании акта об отсутствии у должника имущества, на которое может быть обращено взыскание, заявление о возбуждении исполнительного производства на основании исполнительных документов, указанных в ч.ч. 1, 3, 4 и 7 ст. 21 Закона N 229-ФЗ, может быть подано не ранее шести месяцев после дня окончания исполнительного производства либо ранее указанного срока при наличии информации об изменении имущественного положения должника (ч. 2.1 ст. 30 Закона N 229-ФЗ).
Следовательно, на основании постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства при возврате взыскателю исполнительного документа по соответствующему основанию дебиторская задолженность может быть признана Комиссией безнадежной к взысканию и списана с балансового учета на забалансовый счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» (п. 339 Инструкции N 157н). При изменении имущественного положения должника или возобновлении исполнительного производства на основании заявления по прошествии положенного срока дебиторская задолженность восстанавливается в балансовом учете и списывается с забалансового счета 04.
Таким образом, если в рассматриваемой ситуации производство не прекращено, задолженность не списывается с балансового учета.
Если в учреждении не истек срок исковой давности, то списанию в балансовом учете такая дебиторская задолженность не подлежит.

Срок исковой давности. Как его исчислить?

В силу ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности – три года. При заключении договора стороны определяют срок выполнения обязательств каждой из сторон: срок поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг) и срок их оплаты. Пунктом 1 ст. 314 ГК РФ установлено: если обязательство предусматривает или позволяет определить день его исполнения или период, в течение которого оно должно быть исполнено, оно подлежит исполнению в названный день или, соответственно, в любой момент в пределах данного периода. По таким обязательствам течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права (ст. 200 ГК РФ).

10.03.2013 казенное учреждение МВД заключило договор с ООО «Мебельная фабрика «Интенсив» на поставку мебели для кабинетов административного здания. По условиям договора организация перечисляет на счет поставщика аванс (30% от стоимости договора). Выполнение заказа на изготовление и поставку мебели осуществляется в течение 10 рабочих дней, но не позднее 01.06.2013. 11.05.2013 учреждением был перечислен аванс. Поставщик не выполнил своих обязательств: мебель в учреждение не поставил, перечисленные на счет денежные средства не возвратил. С какой даты начинается отсчет срока исковой давности?

В соответствии со ст. 200 ГК РФ срок исковой давности по возникшей у бюджетного учреждения дебиторской задолженности начинается с 02.06.2013.

Если в договоре гражданско-правового характера не предусматривается срок его исполнения и не содержатся условия, позволя­ющие установить этот срок, то обязательство должно быть исполнено в разумный срок после его возникновения (п. 2 ст. 314 ГК РФ). Обязательство, не выполненное в разумный срок, как и обязательство, срок выполнения которого определен моментом востребования, должник обязан выполнить в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования о его выполнении, если обязанность выполнения в другой срок не вытекает из закона, иных правовых актов, условий обязательства, обычаев делового оборота или существа обязательства.

Как уже было отмечено выше, общий срок исковой давности равен трем годам. Однако гражданское законодательство выделяет и специальный срок исковой давности (ст. 197 ГК РФ): для отдельных видов требований он может быть сокращенным или более длительным по сравнению с общим сроком. Например, согласно п. 2 ст. 181 ГК РФ срок исковой давности по требованию о признании оспоримой сделки недействительной и применении последствий ее недействительности равен одному году.

Учреждению необходимо следить за сроком исковой давности, так как по его истечении ограничена возможность воспользоваться судебной защитой нарушенных прав. Это означает, что учреждение не имеет права требовать оплаты поставленного по договору товара (выполненных работ, оказанных услуг) и возмещения убытков, вызванных невыполнением обязательства, через суд в принудительном порядке.

Несмотря на то что срок исковой давности имеет определенные границы, его течение может прерываться (ст. 203 ГК РФ). Прерывание срока исковой давности связано с совершением должником определенных действий по признанию своего долга:

• частичной оплаты задолженности;
• обращения к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;
• подписания акта сверки задолженности; и др.

Дополнения к акту (письмо о списании задолженности и другие документы)

Даже если основание для списания задолженности не имеет существенных перспектив для оспаривания — как в случае со списанием вследствие истечения срока исковой давности — акт о списании задолженности имеет смысл дополнить:

1. Копией письма контрагенту о списании задолженности — с отметкой о получении должником.

Фактически оно носит характер уведомления, поскольку при истечении срока исковой давности по долгу кредитор не вправе рассчитывать на появление перспектив для истребования задолженности на юридической основе. Данное письмо пригодится и самому контрагенту — для списания кредиторской задолженности.

Загрузить образец письма о списании задолженности вы можете по ссылке ниже.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

1. Актом инвентаризации задолженности.

Составляется он по унифицированной форме ИНВ-17. В нем отражаются сведения обо всех долгах — дебиторских и кредиторских. При этом по всем задолженностям приводятся суммы, подтвержденные и не подтвержденные контрагентами, и отдельно — те, по которым истек срок исковой давности.

1. Справкой-расчетом из бухгалтерии.

В справке будут подробно отражены данные по долгу в контексте сведений из регистров бухгалтерского учета.

Теперь рассмотрим структуру акта на списание, составляемого комиссией, и ознакомимся с образцом акта списания дебиторской задолженности.

Процедура списания безнадежной дебиторской задолженности должна начинаться, естественно, с ее выявления. Способом выявления, равно как и основанием для последующего составления приказа о списании, является инвентаризация, а источниками сведений для ее проведения будут бухгалтерский баланс и Форма №5 (Сведения о движении дебиторской и кредиторской задолженности). Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя, ее итоги оформляются в виде акта по форме ИНВ-17.

Все обязательства, подлежащие списанию по итогам инвентаризации необходимо подтвердить первичными документами. При этом подтверждения требует и основание возникновения долга и причины, по которым он будет отнесен в категорию безнадежных. Это необходимо, поскольку списание долга подразумевает уменьшение налоговой базы, поэтому в случае проверки потребуется обосновать законность этой процедуры. Документы, предназначенные для подтверждения, необходимо будет хранить в течение пяти лет для бухгалтерского учета и в течение четырех лет для налогового учета.

Как бюджетникам провести в 1С возврат дебиторки прошлых лет

Учет дебиторской и кредиторской задолженностей бюджетного учреждения предполагает формирование их реестров в различных разрезах:

– по срокам, оставшимся до погашения (свыше года, от шести месяцев до года, от трех до шести месяцев, от одного до трех месяцев; до востребования и менее одного месяца);
– по видам контрагентов (поставщики, покупатели, банк, бюджет, сотрудники, прочие дебиторы и кредиторы);
– по покрытию обеспечением (необеспеченная, обеспеченная залогом, обеспеченные поручительством или гарантией);
– по правовому критерию (срочная и просроченная).

Напомним, что в состав отчетных форм пояснительной записки бухгалтерской отчетности БУ входят «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения» (ф. 0503769). Данную форму можно считать примером отчетности, в которой производится классификация задолженностей по следующим признакам: краткосрочная и долгосрочная, срочная и просроченная; связанная с денежными и неденежными расчетами.

Контроль задолженности бюджетного учреждения заключается в установлении разного рода лимитов и нормативов, расчете и создании резервов по сомнительным долгам, работе с просроченной задолженностью и иных мероприятиях контрольного характера. В целях снижения рисков рекомендуется утвердить следующие лимиты: максимальный срок отсрочки, максимальная сумма задолженности в отношении одного дебитора (кредитора), максимальная совокупная сумма дебиторской (кредиторской) задолженности учреждения. В качестве базового показателя, по отношению к которому разрабатываются нормативы, можно принять размер чистых активов, например, установить, что лимит задолженности в отношении одного кредитора (дебитора) составляет 5% величины чистых активов.

К сведению: доля просроченной кредиторской и дебиторской задолженности по расходам определяет качество финансового менеджмента.

Сальдо дебиторской задолженности показывает, сколько учреждению должны его контрагенты – покупатели, поставщики и прочие лица (дебиторы).

Основные виды дебиторской задолженности:

1. Дебиторская задолженность по доходам.

Возникает, когда учреждение оказывает услуги (работы) или реализует ценности (продукцию, товары) с отсрочкой их оплаты.

При анализе актуальной дебиторской задолженности следует учитывать особенности отражения в бюджетном, бухгалтерском учете показателей дебиторской задолженности: с 2018 года — по договорам аренды (ФСБУ «Аренда», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 258н), а с 2020 года — по долгосрочным договорам подряда, оказания услуг, сроком более 12 месяцев (ФСБУ «Долгосрочные договоры», утв. приказом Минфина России от 29.06.2018 № 145н), на дату подписания договора на счетах учета дебиторской задолженности отражается полная стоимость договора (арендных платежей, работ, услуг). Затем, в ходе исполнения договора, эта дебиторская задолженность в размере полной стоимости долгосрочного договора постепенно погашается арендными платежами, платежами в оплату работ, услуг.

Таким образом, существенная часть дебиторской задолженности учреждения, отраженной на счетах 205.00 «Расчеты по доходам», может относиться к долгосрочной, а значит быстро истребовать с дебиторов и конвертировать в денежные средства всю сумму дебиторской задолженности по данным бухгалтерского учета государственного (муниципального) учреждения не получится. ФСБУ «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 260н) и действующие формы отчетности предусматривают раскрытие показателей по долгосрочной и просроченной дебиторской задолженности.

Задачи финансового менеджмента
В период финансового кризиса руководству в первую очередь следует обратить внимание на просроченную дебиторскую задолженность по доходам и работать с «неплатежами» от покупателей (дебиторов).

2. Авансы, выданные поставщикам (дебиторская задолженность по расходам).

Возникает, когда учреждение выступает покупателем товаров, работ или услуг, и производит частичную или полную предоплату приобретаемых ценностей.

Для государственных (муниципальных) учреждений размер авансов, выдаваемых поставщикам, ограничен законодательством о государственных закупках и другими нормативными документами, в частности, положениями пункта 18 постановления Правительства РФ от 09.12.2017 № 1496 «О мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета».

Задачи финансового менеджмента
В части управления размером дебиторской задолженности по расходам руководству следует контролировать своевременное исполнение поставщиками контрактов о поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг.

3. Дебиторская задолженность по предоставленным кредитам, займам (ссудам).

Возникает при предоставлении бюджетных кредитов другим бюджетам бюджетной системы РФ, юридическим лицам РФ (за исключением государственных и муниципальных учреждений), иностранным государствам и юридическим лицам, по прочим предоставленным заимствованиям, а также государственным и муниципальным гарантиям.

Задачи финансового менеджмента
В части управления дебиторской задолженностью по предоставленным заимствованиям основной задачей является контроль своевременного исполнения графика платежей по возврату основной суммы долга и начисленных процентов.

4. Задолженность подотчетных лиц и прочая дебиторская задолженность.

Задачи финансового менеджмента
Мероприятия по антикризисному управлению другими видами дебиторской задолженности следует планировать исходя из относительного размера этой задолженности и сроков ее погашения. Например, размеры дебиторской задолженности подотчетных лиц обычно сравнительно небольшие, поэтому антикризисные меры в ее части, скорее всего, не дадут существенного эффекта.

Для анализа и контроля дебиторской и кредиторской задолженности в государственных и муниципальных учреждениях можно использовать регламентированную бухгалтерскую отчетность или бухгалтерские оборотные ведомости, формируемые по данным на счетах бухгалтерского, бюджетного учета. При этом следует учитывать, что с вступлением в действие ФСБУ «Аренда» и «Долгосрочные договоры» показатели дебиторской и кредиторской задолженности формируются для договоров различных видов по-разному:

• по договорам операционной аренды – в сумме предстоящих арендных платежей до конца срока пользования имуществом (п. 20,24 ФСБУ «Аренда»);

• по договорам финансовой (неоперационной) аренды – в сумме дисконтированной стоимости арендных платежей (п. 18,22 ФСБУ «Аренда»);

• по долгосрочным договорам строительного подряда – в сумме исполненной части обязательств по договору, рассчитываемой на конец каждого отчетного периода (п. 6 ФСБУ «Долгосрочные договоры»);

• по иным долгосрочным договорам подряда, оказания услуг – в сумме доходов от реализации до конца срока действия долгосрочного договора (п. 11 ФСБУ «Долгосрочные договоры»)

• по остальным договорам – как и прежде, в сумме реализованных (приобретаемых) товаров, услуг, работ, за минусом ранее оплаченной части.

По этой причине данные бухгалтерского, бюджетного учета стало сложнее применить для целей оперативного управления. В частности, из данных бухгалтерского учета сложно получить суммы реальной задолженности дебиторов к оплате на текущую дату («на сегодня») и невозможно получить информацию о просроченной задолженности.

В кризисный период для анализа и контроля дебиторской и кредиторской задолженности необходимы оперативные инструменты, позволяющие быстро получать необходимую управленческую информацию. В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализованы инструменты, которые более удобны для управленческих целей, чем данные бухгалтерского, бюджетного учета:

• инструменты планирования и контроля исполнения договоров с контрагентами;

• инструменты анализа дебиторской и кредиторской задолженности по срокам погашения, а также анализа просроченной задолженности.

Для целей планирования и последующего контроля исполнения договоров с контрагентами в редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8, далее — БГУ2, предусмотрена возможность ведения графиков платежей, планов-графиков реализации и планов-графиков закупок.

В зависимости от вида договора возможно ведение следующих видов графиков:

Вид договора	Доступно ведение графиков
С поставщиком	График платежей План-график закупок
С покупателем (в т.ч. субсидии на государственное, муниципальное задание)	График платежей План-график реализации
Предоставленный кредит (заем) Полученный кредит	График платежей

Проводки дебиторской задолженности в в бюджете

Кроме того, в учреждениях могут быть разработаны дополнительные процедуры по выявлению и контролю просроченной ДЗ. Например, ежемесячная проверка остатков ДЗ по контрагентам и по периодам просрочки, ежеквартальное подписание актов сверки с контрагентами, проверка реального существования на настоящий момент контрагента, долг которого не возвращен в течение года, и т. д.

Особенностью бухучета списания ДЗ в БУ является отражение списанной ДЗ за балансом, на счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов». Забалансовые счета для БУ работают так же, как для прочих, то есть поступление отражается только по дебету, а выбытие — только по кредиту, без корреспонденций.

Дебет 0 302 00 000, 0 208 00 000, 0 304 00 000, 0 301 00 000
«Расчеты по принятым обязательствам», «Расчеты с подотчетными лицами», «Прочие расчеты с кредиторами», «Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам»
Кредит 0 401 01 173
«Чрезвычайные доходы от операций с активами»
— списана невостребованная кредиторская задолженность с согласия главного распорядителя бюджетных средств.
Одновременно делается запись по дебету забалансового счета 20 «Списанная задолженность, не востребованная кредиторами». На этом счете учитывают суммы не предъявленных кредиторами требований, вытекающих из условий договора, контракта, в том числе суммы кредиторской задолженности, не подтвержденные по результатам инвентаризации кредитором в течение срока исковой давности, с момента списания задолженности с балансового учета.

Одновременно делается запись по дебету забалансового счета 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов». Эта задолженность в течение пяти лет с момента ее списания с балансового учета учреждения в порядке, установленном законодательством, для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников учитывается на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».
При поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату администрирования указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового счета.
Аналитический учет по счету организуется в разрезе кодов бюджетной классификации, по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов (соответственно по кодам классификации доходов, расходов и источников финансирования дефицита бюджета).
Аналитический учет ведется в Карточке учета средств и расчетов с указанием фамилии, имени и отчества должника, полного наименования юридического лица и реквизитов, необходимых для определения дебитора в целях возможного взыскания задолженности.

• инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ( ф. 0504089 )
• первичные документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности;
• документы, подтверждающие невозможность взыскания просроченной задолженности (например, постановление об окончании исполнительного производства);
• решение инвентаризационной комиссии;
• письменное обоснование решения о списании задолженности;
• приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании просроченной задолженности;
• справка ( ф. 0504833 ).

С учетом вышеизложенного для списания задолженности учреждению нужно проводить инвентаризацию расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, в ходе которой и выявляется наличие задолженности с истекшим сроком исковой давности, а для ее списания следует получить разрешение руководителя, оформленное в виде приказа.

Аналитический учет по счету ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разрезе видов поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов, по дебиторам (должникам), с указанием его полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения задолженности (дебитора) в целях возможного ее взыскания.

В тех случаях, когда размеры закупок одноименных товаров (работ, услуг) не превышают в квартал установленный ЦБ РФ предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке, бюджетное учреждение вправе заключить договор у единственного поставщика без проведения конкурса (пп. 14 п. 2.1 ст. 55 Федерального закона № 94-ФЗ). По итогам размещения таких заказов могут быть заключены государственные или муниципальные контракты, а также иные гражданско-правовые договоры в соответствии с ГК РФ (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 27.07.2007 № Д04-2839 «О разъяснениях, связанных с применением Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ»). Однако заключение таких договоров на закупки товаров, работ, услуг у единственного заказчика следует производить с согласованием Минэкономразвития РФ.

Как уже упоминалось выше, на каждом предприятии существуют свои правила составления служебок, связанных с системой списания товара и материальных ценностей. Согласно общим требованиям, такая бумага должна содержать:

• реквизиты, такие как дата, номер и наименование, раскрывающее тематику документа;
• наименование адресата. Обычно его роль играет директор или заместитель директора, занимающийся обеспечением компании материальными ценностями;
• просьбу о списании обозначенных вещей;
• информацию о списываемых предметах, которые были израсходованы или превратились в непригодные;
• основания для списания. В этом пункте нужно чётко обозначить, какой документацией подтверждаются действия, которые являются доказательством необходимости списания.

Ещё документ должен содержать информацию о лице, несущем материальную ответственность, период расход, список приложений, информацию об авторе документа, отметки, подтверждающие согласование.

Основания для списания ДЗ

Законодательством оговорены следующие случаи, при которых ДЗ может считаться безнадежной:

• при наступлении события, не зависящего от сторон, которое делает исполнение обязательства нереальным (ст. 416 ГК РФ);
• в соответствии с решением государственного органа, подтвержденного актом (ст. 417 ГК РФ);
• при наступлении смерти должника (ст. 418 ГК РФ);
• при ликвидации контрагента (ст. 419 ГК РФ);
• при прошествии срока исковой давности (гл. 12 ГК РФ).

Событиями, не зависящими от сторон, могут быть чрезвычайные ситуации, катастрофы, военные действия, стихийные бедствия.

Актом государственного органа, в соответствии с которым ДЗ может быть списана, является, например, решение суда о том, что долг взыскан быть не может. Если организация подала в суд на своего должника и суд обязал его погасить задолженность, то исполнительный лист, выданный в суде, перенаправляется судебным приставам. С этого момента взыскание проводится согласно закону «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ. Если служба судебных приставов, произведя все положенные действия, вынесла решение о невозможности взыскания долга, выдается соответствующее постановление об окончании исполнительного производства. Причиной, указанной в постановлении, может быть:

• ликвидация организации;
• невозможность определения фактического нахождения контрагента;
• отсутствие имущества и денежных средств у должника.

Смерть должника является причиной признания задолженности безнадежной, если обязательство может быть погашено только при его участии или напрямую связано с его личностью.

Данные о ликвидации юридического лица БУ может получить из выписки из Единого государственного реестра юридических лиц. Такая информация доступна на сайте Федеральной налоговой службы или при личном обращении. Там же можно проверить и благонадежность контрагента до совершения с ним каких-либо сделок: узнать статус организации, проверить, не является ли массовым адрес регистрации контрагента, подает ли он отчетность в налоговые органы и т. д.

По общим правилам, срок исковой давности составляет 3 года, однако по некоторым отношениям в соответствии с законодательством он может быть другим. Началом срока исковой давности по ДЗ является первый день просрочки исполнения обязательства. Если должник осуществляет какие-либо действия, указывающие на признание долга, то срок исковой давности начинают отсчитывать заново со дня совершения таких действий. Так, должник может подписать акт сверки, выдать гарантийное письмо, перечислить какую-то часть долга и т. д.

Основная задача бухгалтерии в рамках инвентаризации обязательств – правильно определить срок исковой давности по конкретной задолженности. Так как это напрямую влияет на учет, а также итоговый размер налоговых платежей. Поэтому чтобы избежать ошибки, держите ориентир на главу 12 Гражданского кодекса. В ней освещены основные вопросы исковой давности. Напомним, что общий срок составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ).

Учетный специалист формирует бухгалтерскую справку о списании кредиторской задолженности на основании п. 18 ст. 250 Налогового кодекса РФ. То есть по итогам инвентаризации дает отмашку включить ее во внереализационные доходы, когда видит, что время для иска по ней прошло.

В свою очередь, по бухгалтерской справке о списании дебиторской задолженности ее относят на внереализационные расходы в силу ст. 265 и п. 2 ст. 266 НК РФ.

Похожие записи:

• Лучшие кружки и секции для подростков — список, особенности и рекомендации
• Взыскание задолженности по алиментам
• Как сменить фамилию ребенку после развода