Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно сделать запись в трудовой книжке в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Трудовом Кодексе РФ дана инструкция на предмет того, какие сведения необходимо вносить в документ и как это сделать правильно. Так, в ст.72 четко написано о том, каким образом служащего возможно перевести на иную должность и что делается это только в том случае, если между ним и руководителем последует заключение дополнительного к договору о трудоустройстве соглашения. Такое соглашение составляется исключительно в письменном виде.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Общие правила заполнения трудовой при её оформлении
Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.
Основные правила следующие:
- На титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению.
- Даты указываются в цифровом формате (например, «01.03.2023»), а словесно-цифровой формат нежелателен.
- Записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета.
- В ТК не следует использовать сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).
- Все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.
Заполнение данных о приёме на работу
Особенность внесения сведений о приёме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращённое наименование (при наличии).
В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приёма на работу, которая указана в соответствующем приказе. Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приёме на работу по шаблону: «Принят(а) в ».
В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, «Приказ от 24.02.2022 №208-к».
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
-
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Общие правила изменений в трудовой
Законодательная база. То, как заполнять трудовые книжки, регулирует трудовой кодекс. Например, в статьях 77—81 и 83—84.1 говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.
Новым порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.
Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.
Например, запись о наименовании организации и о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не обязательно.
Другой пример — даты указали не арабскими цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.
Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в стаж сотрудника или нет.
Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.
Строго говоря, все это относится к записям до 2020 года. С 1 января 2020 года работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — все сведения о работе государство теперь хранит в электронном виде. Поэтому в первую очередь нужно следить, чтобы все было корректно в форме, и не забывать сдавать корректирующие СЗВ-ТД.
Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.
В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство. А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда. Опять же это относится прежде всего к записям до 2020 года. Начиная с кадровых мероприятий 2020 года, важнее следить за сведениями, которые передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.
Как заполняется титульный лист?
Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:
- фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
- уровень образования (например, среднее или высшее);
- наименование профессии;
- дата, в которую открывается ТК;
- подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.
Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.
Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.
Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.
Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.
Что делать, если запись внесена ошибочно или некорректно
Бывают случаи, когда запись в трудовую книжку внесена неправильно или же некорректно – человеческий фактор нередко является этому причиной. Также бывает необходимость внесения изменений по решению высших органов (восстановление работника на должности) либо же при смене фамилии (замужество и так далее).
В таком случае многие руководители или кадровые работники начинают паниковать, так как трудовая книжка должна быть заполнена безупречно – это знает каждый.
Однако не стоит расстраиваться раньше времени, если допущена помарка – все можно исправить. Для этого достаточно только внести верные сведения в трудовую и заверить их в соответствии с требованиями законодательных актов.
Из этого видео вы узнаете, как правильно оформить перевод работника.
Срок и стоимость перевода
Выберите язык, на который нужно перевести трудовую книжку, для определения сроков и стоимости перевода:
В качестве примера возьмем книжку, выданную в 1978 году в Тбилиси. Часть записей будут на русском, часть — на грузинском языке.
Что делать? С чего начать? Выясняем у заказчика, на какой язык нужен перевод.
Если нужен на русский — значит, книжка будет использоваться в России. Выясняем у заказчика, нужно ли перевести какие-то определенные пункты или нужен перевод всего документа. Выясняем по заверению — заверять у нотариуса или печатью бюро переводов.
Все выяснили, приступили к работе. Снимаем обычную копию, переводим на русский, готовый перевод заверяем у нотариуса.
Если выясняется, что перевод нужен на английский — значит, трудовая книжка будет использоваться за пределами России. Выясняем у заказчика, нужно ли перевести какие-то определенные пункты или нужен перевод всей трудовой. Выясняем по заверению — заверять у нотариуса или печатью бюро переводов.
Если на все вопросы нашли ответ — приступаем. Сперва переводим с грузинского на русский, затем полученный документ переводим с русского на английский. Напрямую перевести с грузинского языка на английский нельзя — нотариус не заверит перевод.
Оформление главного документа работника требует серьезного отношения. При совершении записей в трудовую должны соблюдаться следующие основные правила:
- Какие-либо записи в трудовой документ могут быть внесены при наличии действующего и подписанного приказа. Любые действия могут считаться без приказа ложными.
- Внесение записей осуществляется на русском языке, печатными буквами или разборчиво от руки. Исправления и помарки означают ошибку.
- Формулировки с датами имеют полное соответствие тексту приказного документа.
- Если работник проживает в другой республике, разрешается прописывание информации на нескольких языках одновременно. Но русский обязателен.
- Для предупреждения помарок и неточностей, предварительно рассматриваются примеры внесения подобных записей с дальнейшим использованием готового образца. Работник не имеет права самостоятельно вносить изменения в трудовую книжку.
Запись делается следующим образом:
- Находится последняя запись и отступается строчка.
- Проставляется следующий за предыдущей номер изменения.
- Указывается точная дата оформления перевода. Изменения не должны проводиться ни на сутки.
- Дается указание должности, на которую было переведено лицо. Причина, по которой совершается смена места работы не обязательна. На повторное наименование предприятия не проставляется.
- Фиксируется номер приказа, подписывается запись руководителем.
Действия при переводе на новую работу
В место настоящей занятости руководству вручается письмо от компании, намеревающейся принять его сотрудника, и заявление от самого работника о его желании уволиться переходом на новое место (ст. 84 ТК РФ). В заявлении указывается:
- кому адресуется просьба (директору организации-работодателя);
- от кого заявление (полное наименование специалиста с указанием должности, отдела);
- суть (просьба об увольнении);
- на каком основании запрашивается перевод (прилагается копия гарантийного письма новой компании).
Дата для прекращения трудовых отношений может не указываться, так как в резолюции директора буду указаны необходимые сроки.
Важно! Любое заявление на увольнение, в том числе переводом, может быть отозвано работником по его собственному желанию в любое время, даже в последний рабочий день.
Далее алгоритм действий компании будет таким:
- Завизировав заявление, организация направляет письмо по будущему месту занятости гражданина с подтверждением перехода и издает приказ. Порядок оформления и текст приказа схож с условиями стандартного увольнения за исключением причины ухода, которая должна формулироваться как «перевод по просьбе работника к другому работодателю» и иметь ссылку на Трудовой Кодекс РФ (ст. 77).
- Изданный документ регистрируется в журнале приказов (с присвоением номера) и предоставляется для ознакомления увольняющемуся.
- В личную карточку специалиста заносится соответствующая отметка с обязательной ссылкой на ст. 77 ТК РФ. Ознакомившись со всеми произведенными записями, работник ставит свою подпись.
- Выполняется запись в трудовой книжке при увольнении в порядке перевода согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление министерства труда и соцзащиты РФ № 69). Текст со ссылкой на дату приказа и его номер, а также статьи ТК РФ указывается без сокращений, заверяется подписью директора (уполномоченного руководителя) и печатью организации. Не допускаются ссылки на другие разделы Трудового Кодекса, кроме ст. 77.
В последний день работы бухгалтерия выполняет окончательный расчет отработанного времени, начисления заработной платы (до последнего дня работы с полагающимися надбавками) и компенсаций за неиспользованный период отпуска. Если причитающиеся дни были уже использованы, то выданное ранее будет удержано из общей суммы начислений.
Внимание! Работник получает денежную компенсацию за период неиспользованного отпуска, но на новом месте занятости право на отпуск возникнет в предусмотренном законом порядке — через 6 месяцев работы (ст. 122 ТК РФ). Период может быть уменьшен по соглашению с нанимателем.
Теперь уже бывшему работнику передается трудовая книжка (после проставления подписи в книге учета трудовых книжек), справка о заработке (форма 2-НДФЛ), справки об отчислениях в ПФ РФ и ФСС.
Оформление главного документа работника требует серьезного отношения. При совершении записей в трудовую должны соблюдаться следующие основные правила:
- Какие-либо записи в трудовой документ могут быть внесены при наличии действующего и подписанного приказа. Любые действия могут считаться без приказа ложными.
- Внесение записей осуществляется на русском языке, печатными буквами или разборчиво от руки. Исправления и помарки означают ошибку.
- Формулировки с датами имеют полное соответствие тексту приказного документа.
- Если работник проживает в другой республике, разрешается прописывание информации на нескольких языках одновременно. Но русский обязателен.
- Для предупреждения помарок и неточностей, предварительно рассматриваются примеры внесения подобных записей с дальнейшим использованием готового образца. Работник не имеет права самостоятельно вносить изменения в трудовую книжку.
Запись делается следующим образом:
- Находится последняя запись и отступается строчка.
- Проставляется следующий за предыдущей номер изменения.
- Указывается точная дата оформления перевода. Изменения не должны проводиться ни на сутки.
- Дается указание должности, на которую было переведено лицо. Причина, по которой совершается смена места работы не обязательна. На повторное наименование предприятия не проставляется.
- Фиксируется номер приказа, подписывается запись руководителем.
О внесении записи в трудовую книгу в случае временного перевода работника на вышестоящую должность
Работника в должности должность заместителя начальника отдела временно перевели на должность начальника отдела. Работник просит, чтобы в трудовую книжку была внесена запись о его временном переводе.
Вопросы
Обязательна ли запись в трудовую книжку о временном переводе по заявлению работника?
Как поступать, если работник планирует уволиться до окончания срока перевода, какую должность указывать в приказе на увольнение (прежнюю или временную).
Ответ юриста
Периоды работы в рамках временного перевода в трудовую книжку не вносятся. Запись об увольнении при временном переводе вносится в трудовую книжку по общим правилам, указывать фактически занимаемую работником должность не следует. Ставится порядковый номер записи, указываются дата и основания увольнения, вписываются реквизиты соответствующего приказа (распоряжения).
Работник вправе расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если законом не установлен иной срок. При этом уволиться работник может в любое время, в том числе в период временного перевода. Эта возможность закреплена в ст. 80 Трудового кодекса РФ.
Таким образом, для увольнения работника не требуется досрочно прекращать временный перевод. Более того, возможность прекращения временного перевода в одностороннем порядке законом не предусмотрена.
Периоды работы в рамках временного перевода в трудовую книжку не вносятся (ч. 4 ст. 66 ТК РФ; п. п. 4, 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Рассматриваемая ситуация исключением не является.
Из вышесказанного можно сделать вывод, что, несмотря на фактическое увольнение работника с должности, занимаемой им в порядке временного перевода, в трудовой книжке этот факт отображать не следует. То есть запись об увольнении вносится в трудовую книжку по общим правилам. Так, ставится порядковый номер записи, указываются дата и основания увольнения, вписываются реквизиты соответствующего приказа (распоряжения). Заполнение трудовой книжки и вкладыша в нее производится в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Не вносите запись о временном переводе в трудовую книжку, даже если о такой записи просит сам работник. А если вы уже ее сделали, то внесите в трудовую книжку исправления путем признания этой записи недействительной.
Статья: Переводим работника временно (Забрамная Е.Ю.) («Главная книга», 2009, N 19)
Удовлетворяя просьбу работника в нарушение установленного порядка, сотрудникам кадровых служб следует учитывать тот факт, что запись, указывающая на временный характер перевода, может стать формальным поводом для вынесения государственным инспектором труда предписания об устранении нарушения трудового законодательства, выразившегося в несоблюдении установленного порядка ведения трудовых книжек, неисполнение которого может стать основанием для привлечения к административной ответственности по ст. 19.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Как сделать запись в трудовой книжке о переводе на другую должность: инструкция
Перевод работника должен быть зафиксирован в трудовой книжке соответствующего работника соответствующим, а главное законным образом. К сожалению, многие работники отдела кадров осуществляют массу ошибок и предоставляют коллеге не совсем грамотную подпись.
Именно поэтому мы сегодня рассмотрим порядок внесения записи о переводе поэтапно, вычисляя различные нюансы и сложности.
Первым делом сотруднику отдела кадров необходимо удостовериться в том, что соответствующий приказ был издан. Далее, необходимо открыть личное дело работника и извлечь оттуда трудовую книжку работника. Теперь приступаем непосредственно к заполнению документа.
- Откройте разворот трудовой книжки, где было указаны последние сведения о работе гражданина.
- Теперь отступите сделанной записи ровно одну строчку
- Поставьте арабскую цифру, которая будет соответствовать нумерации на странице.
- Только после этого приступайте к написанию даты в следующем столбце. Дата должна соответствовать дню, кода была внесена запись о переводе. Дата должна быть написана в таком формате: 11.05.2015 г. Нельзя допускать фальсификацию числа ни на сутки, ведь подобное поведение наказывается административным штрафом в достаточно крупном размере.
- Теперь приступаем к заполнению столбца, хранящего информацию о приеме на работу. Вам не нужно заново писать названии организации.Уже вполне понятно, что перевод возможен только внутри одного производства. Запись делается краткой и емкой, для того, чтобы не занимать слишком много драгоценных полей.
Запись выглядит так: «Переведен должность … «. Некоторые кадровики иногда пишут причины, к примеру: «Переведен на такую то должность в связи с повышением». Эта приписка совсем не обязательна и не несет никакой полезной информации, именно поэтому стоит ограничиться первым вариантом.
- В третьем столбце ставится информация о дате вынесения приказа по организации, а также о его порядковом номере. Например: «Приказ № 123 от 10.05.2015 г.».
После этого запись удостоверяется печатью организации и подписью руководителя.
На этом процедура занесения записи в трудовую книжку можно считать оконченной. Вам станет понятней, когда вы ознакомитесь с примером.
Запись в трудовой книжке о переводе на другую должность — образец:
Более подробно о приёме на работу и соответствующих записях в трудовой читайте .
Теперь стоит поговорить о нюансах, которые сопровождают процесс внесения записи в трудовую.