Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем архивировать документы и как сделать это правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
Основные этапы архивирования документов
Для работы любой компании важен процесс сохранения документации. Он заключается в правильном хранении документов, которые должным образом систематизированы, описаны и учтены. Для этого необходимо регулярно проводить архивирование документов и списание документов с истекшими сроками хранения.
В свою очередь порядок архивации документов подразумевает:
- Архивацию документации для долговременного хранения. Эта категория включает в себя документы по личному составу и заработной плате работников, годовые бухгалтерские балансы, штатные расписания и др.
- Архивацию документации для временного хранения. Эта категория бумаг хранится в среднем 5 лет.
- Отбор и списание документации, не подлежащей хранению. Такие бумаги уничтожаются.
Сам процесс проведения оценки документации для архивации сложен, требует предельной ответственности и профильной подготовки.
Для того чтобы разделить документы по срокам хранения и видам, необходимо тщательно изучить Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, желательно так же составить номенклатуру дел организации.
Если конкретизировать порядок архивации документов, то стоит выделить такие этапы:
- экспертиза ценности документов;
- архивация документов долговременного и постоянного сроков хранения;
- составление описей на документы;
- составление актов о выделении документов к уничтожению
- физическое уничтожение документов;
Хранение документации долговременного и постоянного сроков подразумевает обязательный архивный переплет, чтобы избежать извлечения, утери бумаг, и систематизированное размещение на стеллажах. Так же необходимо обеспечить полную безопасность архивному помещению, в котором хранится документация.
Сегодня все чаще прибегают к услугам профильных компаний для архивации документаций. Это обеспечивает ряд преимуществ. Например, экономию средств на аренду помещения, обеспечение охраны, так же стоит отметить, что компаниями, возлагающими на себя архивацию, обеспечиваются должные условия хранения бумаг, постоянный контроль за их сохранностью.
Хранение документации за пределами офиса организации
Взяв на себя обязательство организовать хранение и обработку документации клиентской организации, мы гарантируем не только безопасность каждого документа, но и сохранение режима строжайшей конфиденциальности. Мы обязуемся сберегать архивные документы в закрытых глухих пластиковых и картонных коробках без маркировок и других отличительных признаков, что соответствует всем нормативным актам и законодательным актам страны. О том, что в них находится архивный документооборот какой-то конкретной компании, будет знать только менеджер, курирующий проект клиента.
Также мы обязуемся:
- организовать оперативную проверку всех дел благодаря использованию в работе специально разработанных пакетов компьютерных систем учета;
- принять документацию любого формата;
- обеспечить разграничение прав доступа к документам клиента.
Место архива в делопроизводстве
Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании.
А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы.
Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы.
Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.
Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет.
Процедура архивирования
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
- первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
- при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
- производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
- ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
- производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
- разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
- если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
- на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
- формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
- делаются каталоги дел, распределенных по типу;
- все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.
Архивирование документов в крупных и средних организациях
Архивирование документов должно обеспечиваться всеми предприятиями. Архив, как отдельное структурное подразделение, в основном предусматривают крупные и средние предприятия, в которых имеется значительный ежегодный документооборот. Статус подразделения определяется Положением: это локальный нормативный акт, в котором отражаются все условия хранения, и указывается персональная ответственность должностных лиц, ответственных за подготовку документов и их хранение. Основные правила, которые следует соблюдать:
- передача карточек в архив должна осуществляться каждым отдельным подразделением по данным описи;
- если архивные файлы поступают в архив, файл необходимо методично подготовить по всем правилам;
- передача на хранение должна осуществляться в сроки, установленные федеральными законами;
- в случае нарушения сроков передачи карточек в архив необходимо поставить в известность работодателя.
Архив как структурная единица обычно создается в средних и крупных организациях со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», местным актом компании, в котором отражены как порядок архивирования, так и личная ответственность отдельных должностных лиц. В процессе архивирования следует учитывать следующие организационные вопросы:
- документы должны поступать в архив из отделов по описи (или документу, ее заменяющему);
- если дела уже подшиты к досье сотрудниками отдела, оно должно быть оформлено правильно;
- структурные подразделения обязаны передавать документы на консервацию в сроки, установленные федеральным законодательством;
- в случае нарушения графика передачи файлов в архив сотрудники данной структуры обязаны сообщить руководству компании о факте нарушения.
Документы архивируются в несколько этапов. Подготовка заключается в анализе имеющейся документальной массы, выявлении ее характеристик. Например, вы можете визуально определить, все ли документы нуждаются в дополнительной прошивке, сколько работы нужно проделать. Рассортируйте документы на те, которые можно законно уничтожить, так как они никуда не годятся, и те, с которыми можно работать дальше.
Оформляйте и исправляйте документы в соответствии с их типом (бухгалтерский учет, управление, персонал). Неподшитые документы объединяются в файлы. Как правило, на швы проставляется печать предприятия и подпись заведующего пошивом.
Составляется опись содержимого каждого дела, список документов в папке. Каталоги дел составляются по типам и подлежат сдаче на хранение. Номенклатуру дел рекомендуется оформлять в виде, состоящем из следующих данных:
- индекс дела (условный номер, присвоенный делу, первой частью которого, как правило, является код отделения, из которого оно исходит);
- наименование;
- количество единиц хранения;
- срок хранения и указание на правовую норму, устанавливающую его;
- примечания (например, различные виды планов: реконструкция, рекламная кампания) могут быть только в электронном формате, об этом делается примечание.
«Положением об архиве» может быть предусмотрено, что работа, вплоть до систематизации и составления описи дела, возлагается на сотрудников подразделений, а сотрудники архива принимают дела только под передаточный документ. Нужно проверить правильность их оформления, проверить состав документов, перечислив их в папке. Затем дело возвращается на рассмотрение или принимается к пошиву. Если необходимо скопировать или отсканировать отдельные элементы файлов, это также входит в обязанности архивариуса. Передача завершается подписью на акте, удостоверяющем, что документы переданы на хранение.
Порядок архивации документов
Каждая компания пользуется собственными уникальными правилами архивирования документации. Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия.
Конкретная политика документооборота и порядок архивирования закрепляются во внутренней локальной документации фирмы.
Как подготовить бумаги
Перед передачей документации на длительное хранение, необходимо грамотно ее подготовить. Для этого все бумаги группируются по разным критериям, после чего распределяются между множеством тематических папок.
Перед внесением документов в архив, формируется специальная номенклатура дел, в которой должны иметься следующие сведения:
- индекс конкретного дела;
- заголовок, с помощью которого можно понять, к каким процессам относится документация;
- количество документов, подлежащих хранению;
- примечания, имеющие отношение к разным операциям, совершаемым с бумагами, например, их перемещение или устранение.
Когда ставка НДС будет 20%? Узнаете здесь.
Дела, организованные в соответствии с номенклатурой дела, подлежат архивации. Срок данного процесса зависит от параметров самой документации.
Как оформляются электронные носители
Многие компании начинают полностью переходить на электронный документооборот, поэтому имеется возможность хранить копии документов на электронном носителе.
Процедура архивирования
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
- первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
- при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
- производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
- ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
- производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
- разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
- если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
- на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
- формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
- делаются каталоги дел, распределенных по типу;
- все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.
Нюансы работы с запросами
Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.
Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.
Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.
Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.
Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:
- документация передается в архив только по описи;
- если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
- каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
- если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.
От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.
Нюансы работы с запросами
Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.
Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.
Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.
Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.
Архивное дело и делопроизводство включает в себя множество терминов для обозначения бумаг различного вида. Документы бывают:
- Изобразительные (содержат данные в виде рисунка любого вида).
- Фотодокумент (создается при помощи фотографии или же иконографии. Такой документ обычно содержит картинки различных предметов искусства).
- Графические (в них используются линии, светотени и штрихи).
- Фонодокумент (носитель со звуковыми данными, которые установлены любой звукозаписывающей системой).
- Аудиовизуальные (содержат изображения и звуки).
- Кинодокумент (чаще это аудиовизуальный или изобразительный документ; для его составления применяется метод кинематографии).
- Документ в письменном виде (это данные, которые можно идентифицировать с помощью любого типа письма).
- Текстовый (в нем с помощью звукозаписи отображены какие-либо речевые данные).
- Машинный текст (в разработке участвует запись в одном из возможных способов, благодаря чему происходит обработка информации с помощью электронно-вычислительной машины ЭВМ).
- Беловой (итоговый вид документа, переписанный набело от руки или с помощью технический средств без исправлений и ошибок).
- Рукописный (знаки в таком документе наносятся только от руки).
- Видеограмма (картинка, отображающая информацию на экране).
- Машинописный документ: подразумевает знаки письма, нанесенные с помощью каких-либо технических средств.
- Черновой документ — отражает деятельность автора со всеми помарками и исправлениями.