Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Доверенность на бухгалтера в налоговую». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2022 года должны были измениться правила использования электронной подписи и составления доверенностей. В частности, бумажные доверенности должна была заменить машиночитаемая доверенность определённого формата. Но бизнес и госорганы оказались к этому не готовы.
Машиночитаемая доверенность
Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации № 443-ФЗ» смягчил требования к переходу на обязательные машиночитаемые доверенности (МЧД).
Ранее предполагалось ввести новый регламент уже с 1 января. Однако обязательное применение МЧД отложили и ввели переходный период, предусматривающий добровольное применение электронных доверенностей до конца 2022 года.
Как сотруднику получить электронную подпись в 2022 году?
| По-старому | По-новому |
|---|---|
| Сотрудники подписывают документы электронной подписью, которая получена на организацию. Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, который действует по обычной бумажной доверенности. | Сотрудник получает подпись на своё имя как физическое лицо. Машиночитаемая доверенность передаёт ему право подписывать документы организации своей подписью физического лица. Такие документы будут действительны. |
Зачем нужна доверенность на главного бухгалтера на право подписи?
Для крупных организаций с большим штатом сотрудников необходимость в оформлении доверенности на право подписи, как правило, не возникает. Другое дело – малый и средний бизнес.
Специалисты зачастую выполняют обязанности нескольких должностей одновременно, соответственно, без права подписи сотрудник не может выполнять своих функций надлежащим образом. Нередки случаи, когда для большей эффективности фирмы штатный бухгалтер является, по сути, и главбухом, и кадровиком, и юристом.
Процесс функционирования предприятия организован обычно так, что в нем непрерывно происходит учет входящих и исходящих бумаг, каждая из которых требует визирования.
Передача сотруднику права самому подписывать акты отчетности и иные документы гарантирует бесперебойную работу системы и непрерывность движения бумаг в бухгалтерии. Поэтому вопрос — нужна ли такая доверенность сразу отпадает (подробнее о паве на подписание договоров читайте тут).
Представлять интересы юридического лица, то есть организации. В суде гражданин может по предоставленной ему на это доверенности. Главное, правильно документально оформить полномочия, которыми он наделяется в связи с такой формой гражданских отношений. Этот документ станет подтверждением права физического лица (как правило, сотрудника) перед судебной инстанцией на определенные действия, на которые его уполномочила от своего имени фирма.
Законодательные требования к такой доверенности не требуют ее строгой и однозначной формы, однако, необходимо наличие обязательных составляющих:
- все реквизиты компании-доверителя (можно оформить доверенность на ее фирменном бланке);
- место и дата составления доверенности (дату принято писать прописью, а не в цифровом формате);
- идентификационные данные доверенного лица (с указанием его регистрации);
- указание предоставляемых полномочий (чем точнее, тем лучше);
- разрешение или запрет на передачу полномочий;
- срок действительности документа (по желанию доверителя права могут быть в любой момент отозваны);
- подписи доверенного лица и руководства организации;
- печать (если она используется в фирме).
Бланк подается в компетентные органы в письменном виде. Электронный вариант документов не принимается. Заполнять договор можно от руки или на компьютере. Заверять нотариально бланк доверенности на бухгалтера необходимо в нескольких случаях:
- Если специалист занимается регистрацией прав на недвижимое имущество доверителя.
- Если бухгалтером будет заключаться сделка, которая по закону должна оформляться у юриста.
- Если на предприятии нет фирменной печати.
- Если вышестоящий специалист (главный бухгалтер) передоверяет подчиненному (бухгалтеру) обязанности.
В остальных ситуациях заверять документ нотариально не нужно.
Согласно Гражданскому кодексу РФ право подавать, сверять и забирать налоговую бухгалтерскую и статистическую отчетность компании может только руководитель. Все остальные сотрудники, в том числе и бухгалтерского подразделения, должны предоставить в компетентные органы лист доверенности на бухгалтера.
Составляется и заверяется документ директором. Срок действия акта определяется самим доверителем. Если раньше официальная бумага выдавалась максимум на три года. С 2021 года порядок оформления подобной документации изменился. Так, владелец организации вправе сам решать, насколько выдавать договор. Документ составляется, например, на год, два или пять лет. Отметим, если в тексте не указан период использования листа, он считается действительным двенадцать календарных месяцев.
Договор доверенность на бухгалтера бывает трех типов:
- Специальный. Составляется в ситуациях, когда подчиненному необходимо на протяжении некоторого периода выполнять ряд однотипных поручений. Например, забирать или подавать документацию. В большинстве случаев не требует нотариального заверения.
- Разовый. Оформляется, когда официальный представитель должен выполнить одно конкретное действие. После завершения работы теряет свою силу. Не заверяется нотариально.
- Генеральный. Такой акт доверенности на бухгалтера всегда составляется в присутствии юриста.
Документ наделяет поверенного широким перечнем полномочий. Он может принимать решения. Не советоваться с доверителем, подписывать от его имени документы и т.д.
Прежде чем отправить отчетность в ИФНС, нужно переслать копию доверенности (в электронном виде). Если эти действия не будут выполнены, государственные служащие могут не принять предоставленную им документацию.
Существует ли «особая» форма доверенности – специальная форма, которая давала бы право осуществлять любые действия от имени представляемого лица? Нет, единой формы доверенности не существует, как и нет никакого особого бланка.
Но есть исключение из правила. Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а утверждены две типовые межотраслевые формы доверенностей на получение ТМЦ: № М-2 и № М-2а. Сами формы одинаковы, отличие лишь в наличии корешка в форме № М-2. До сих пор действует Инструкция Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», но применяется она только в части, не противоречащей действующему законодательству (в частности, ГК РФ).
Прекращение доверенности
Основания прекращения доверенности установлены в статье 188 Гражданского кодекса РФ. Данный перечень носит закрытый характер. В частности, действие доверенности прекращается вследствие:
- истечения срока доверенности;
- отмены доверенности лицом, выдавшим ее, причем отмена доверенности совершается в той же форме, в которой была выдана доверенность, либо в нотариальной форме;
- отказа лица, которому выдана доверенность, от полномочий;
- прекращения юридического лица, от имени которого или которому выдана доверенность, в том числе в результате его реорганизации в форме разделения, слияния или присоединения к другому юридическому лицу;
- введения в отношении представляемого или представителя такой процедуры банкротства, при которой соответствующее лицо утрачивает право самостоятельно выдавать доверенности.
Прекращение доверенности порождает права и обязанности, установленные в статье 189 Гражданского кодекса РФ.
Когда доверенность нужно заверять у нотариуса?
Для получения ТМЦ, документов в налоговой инспекции, сдачи отчетности и представления интересов организации в арбитражном суде нотариальное заверение не требуется. Однако в некоторых случаях к нотариусу обращаться приходится:
- Для удостоверения доверенности на совершение сделки, которая по закону должна проходит через нотариуса. Например, при заключении сделки об уступке права требования по договору, который был заверен нотариусом.
- Если нотариального заверения требует закон. Например, при государственной регистрации прав на недвижимое имущество.
- При передоверии полномочий, полученных по доверенности. Генеральный директор выдал доверенность главному бухгалтеру на сдачу документов в налоговую. Главбух может поручить эти действия бухгалтеру, но только через нотариальное удостоверение. Обычно прибегают к оформлению новой доверенности на бухгалтера за подписью руководителя организации.
Предприниматели должны оформлять нотариальные доверенности на бухгалтеров только в случае отсутствия печати. Если собственной печати у предпринимателя нет, его подпись должна быть удостоверена нотариусом.
В зависимости от финансово-хозяйственной практической деятельности предприятия различают три вида доверенностей:
- разовую, в которой могут быть предусмотрены полномочия на совершение представителем разового действия, например, на получение денежной суммы в банке или материально-производственных запасов от поставщика, на подписание договора, для получения товарно-материальных ценностей;
- специальную, на совершение каких-либо однородных действий, неразрывно связанных общей целью, общим предметом и общей процедурой и направленных на достижение одного юридического результата, например по операциям, связанным с получением грузов от транспортных организаций, на представительство в суде или получение полисов ОМС представителем страхователя;
- общую, или генеральную, содержащую полномочия по пользованию и распоряжению всем имуществом представляемого и осуществлению его прав и обязанностей, в том числе на представительство перед любыми третьими лицами по всем вопросам и на ведение любых дел от имени представляемого. Частным случаем выдачи общей доверенности является оформление доверенности руководителю филиала или представительства.
Зачем нужна доверенность на главного бухгалтера на право подписи?
Для крупных организаций с большим штатом сотрудников необходимость в оформлении доверенности на право подписи, как правило, не возникает. Другое дело – малый и средний бизнес.
Специалисты зачастую выполняют обязанности нескольких должностей одновременно, соответственно, без права подписи сотрудник не может выполнять своих функций надлежащим образом. Нередки случаи, когда для большей эффективности фирмы штатный бухгалтер является, по сути, и главбухом, и кадровиком, и юристом.
Процесс функционирования предприятия организован обычно так, что в нем непрерывно происходит учет входящих и исходящих бумаг, каждая из которых требует визирования.
Передача сотруднику права самому подписывать акты отчетности и иные документы гарантирует бесперебойную работу системы и непрерывность движения бумаг в бухгалтерии. Поэтому вопрос — нужна ли такая доверенность сразу отпадает (подробнее о паве на подписание договоров читайте тут).
ГК РФ предполагает, что текст доверенности на право подписи содержит четко указанный временной промежуток, фиксирующий срок ее действия. Если срок доверенности не указан, то срок действия равен одному году.
При наличии в тексте положения о разрешении последующей передачи прав (передоверия), срок действия бумаги, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока, в течении которого действительна исходная договоренность.
Бумага может быть отозвана доверителем в любой момент, сам работник также может сложить с себя полномочия. Если организация прекращает свое существование, действие доверенности останавливается.
Если сотрудник увольняется (сам или по инициативе руководства), желательно отозвать все выписанные на него доверенности, предупредив об этом третьи заинтересованные лица.
Виды бухгалтерских документов
Бухгалтерские документы – это законодательно утвержденные формы, в которых отражаются финансово-хозяйственные операции (первичные или обобщенные), бланки налоговой, статистической, бухгалтерской отчетности, акты сверки, передачи имущества. Подпись главного бухгалтера проставляется на всех финансовых документах, за исключением аналитических сводок и промежуточных отчетов, используемых в рамках внутреннего самоконтроля.
Главный бухгалтер ставит подпись на выписываемых от имени предприятия счетах-фактурах, накладных, зарплатных и инвентаризационных ведомостях, банковских чеках, отчетной документации. Все перечисленные виды официальных бумаг могут быть подписаны другим лицом при передаче им соответствующих полномочий путем оформления доверенности.
Доверенность должна быть оформлена в соответствии со статьями 185-186 ГК. Содержащаяся в документе информация должна быть написана кратко и по существу. Наличие грамматических ошибок, нецензурной (и вообще неделовой) лексики в подобных документах не должно иметь места, поскольку подобное может явиться поводом для признания бумаги и соглашений, подписанных на ее основании, недействительными.
186 статья ГК РФ. Срок доверенности
- Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
(в ред. Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ)Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
- Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.
Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи
В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.
К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:
- отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
- право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.
Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.
После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:
- из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
- в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.
Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.
При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.
В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.
Общие правила оформления доверенности
Чтобы доверенность принимали структуры-получатели, при ее оформлении достаточно соблюдать следующие правила:
- Она составляется на бумажном носителе, электронный вариант не предусмотрен положениями ГК РФ. Не обязательно использовать фирменный бланк, для многих получателей (например, банков, компаний-контрагентов) достаточно напечатать текст на чистом листе.
- В документе четко прописываются полномочия, передаваемые главному бухгалтеру. Следует избегать расплывчатых фраз, формулировок типа: «и прочее».
- Доверенность заверяется «живой» подписью (факсимиле и ЭЦП не подойдет) первого лица компании или его заместителя, имеющего право передоверия возложенных полномочий. Обязательно проставляется оттиск печати организации.
- В тексте обязательно прописываются полные данные о компании, чьи интересы будет представлять сотрудник: ее название, ИНН, адрес регистрации.
- В документе указывается дата выдачи. Согласно нормам ГК РФ, доверенность, где не проставлена дата, считается юридически ничтожной.
- В документе прописывается срок действия (цифрами и прописью). Его можно проставить в двух форматах: «действительно до nn.nn.nnnn» или «действует два года с момента выдачи». Максимальный срок – 3 года. Если период «годности» не обозначен, то доверенность согласно ст. 186 ГК РФ дает указанному в ней лицу полномочия на год.
Бухгалтер и доверенность
Роль доверенности в жизни бухгалтера не меньше, а порой даже больше, чем любого другого документа, определяющего полномочия. Это как раз та бумажка, без которой Вы, если и не букашка, то, по крайней мере, и не уполномоченный представитель перед лицом важных государственных органов.
Практически во всех «примерных договорах» можно встретить слова «действующий на основании доверенности». У доверенности есть свои образцовые шаблоны. А к заполнению этих унифицированных документов зачастую привлекают именно бухгалтера. Причем, бухгалтер и сам пользуется доверенностью и отдувается за то, как пользуются доверенностями его коллеги. Ведь ни одна налоговая, финансовая ревизия – вообще любая проверка не обходится без анализа правильности оформления доверенностей. И с кого спросят за выявленные недостатки? – Догадайтесь с первой попытки.
А раз так – не мешало бы иметь какую-то теоретическую базу в этой области, чтобы исполнять бухгалтерские обязанности на высоком профессиональном уровне.
Но и этого мало. Доверенности используются не только на работе, но и в быту. Чтобы не мучиться по пустякам, о доверенности следовало бы знать даже больше, чем требуется по долгу службы.