Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Начисление резерва на оплату отпусков в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для целей налогообложения прибыли применяется термин «Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков». Целью создания этого вида резерва в налоговом учете является постепенное и равномерное списание расходов на оплату отпусков работников. Формирование резерва по отпускам является правом налогоплательщика, а не обязанностью, поэтому создавать его можно по желанию. Необходимо иметь в виду, что в случае применения кассового метода резерв предстоящих расходов на оплату отпусков создавать нельзя, а суммы отпускных признаются расходами только в момент их выплаты работникам (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Пример расчета по методике 1
Приведем пример расчета резерва отпусков на 2023 год: в организации числятся три работника. Данные по ним таковы:
- Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
- Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.;
- Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.
Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.
Ставки по страховым взносам составляют:
- ПФР — 22 %;
- ФСС — 2,9 %;
- ФФОМС — 5,1 %;
- ФСС на травматизм — 0,2 %.
Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.
Расчет для Иванова:
- Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
- Итоговая сумма отчислений в резерв на оплату основных отпусков в части страховых взносов = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.
Инвентаризация оценочных обязательств (резервов)
Пример
ООО Конфетпром ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ и предельной величиной 1000000 руб. в год) и производит начисление отпуска за счет оценочного обязательства и резерва в бухгалтерском и налоговом учете. Необходимо в декабре 2021 г. произвести инвентаризацию оценочных обязательств и резервов по сотруднику Волкову М.С. Сотрудник работает в организации с 01 января 2021 г. с оплатой по окладу 65000 руб.
По сотруднику на декабрь 2021 г. накопленные по бухучету суммы резервов 42078,95, страховых взносов с резерва — 12623,68, взносов НСиПЗ с резерва — 84,16, накопленные в налоговом учете суммы резервов 37020,93, страховых взносов с резерва — 11106,28, взносов НСиПЗ с резерва — 74,04
Разница в 5058,02 возникла в мае, когда отпускные в сумме 31058,02 превысили накопленные к моменту отпуска резервы 26000,00 (10,00% * 65000,00 * 4/100).
Новые виды операций для учета оценочных обязательств, резервов и отпусков
В документ Отражение зарплаты в бухучете для дальнейшего формирования в бухгалтерской программе проводок по списанию накопленных ранее обязательств и резервов добавлены следующие виды автоматических операций:
- ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств — для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее сформированных в бухгалтерском учете обязательств. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции с 96 счетом;
- ежегодный отпуск — для отражения отпускных, не покрытых сформированными ранее обязательства. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции со счетом затрат;
- компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств — для отражения компенсации ежегодного отпуска, начисляемой в счет сформированных в бухгалтерском учете обязательств. Таким суммам может соответствовать проводка, например, в корреспонденции с 96 счетом;
- компенсация ежегодного отпуска — для отражения компенсации ежегодного отпуска, для которой сформированных ранее обязательств оказалось недостаточно. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка, например, в корреспонденции со счетом затрат.
Если резервы формируются и в налоговом учете, то их суммы могут отличаться от сумм, отраженных в бухгалтерском учете. В этом случае отпуск может отражаться также по видам операций:
- ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов — для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее сформированных в бухучете обязательств и накопленных в налоговом учете резервов;
- ежегодный отпуск за счет резервов — для отражения отпускных, начисляемых в счет ранее накопленных резервов в налоговом учете.
Документ «Начисление оценочных обязательств по отпускам»
В документе Начисление оценочных обязательств по отпускам обязательства (резервы) на закладке Оценочные обязательства текущего месяца заполняются итоговые сводные данные для передачи в бухгалтерскую программу в разрезе подразделений и способов отражения.
В бухгалтерскую программу передаются следующие показатели:
- Сумма резерва — это оценочные обязательства по отпускам в бухгалтерском учете;
- Сумма резерва страховых взносов — это оценочные обязательства по страховым взносам, начисляемым на сумму отпускных в бухгалтерском учете;
- Сумма резерва ФСС НС и ПЗ резерва — это оценочные обязательства по взносам, начисляемым на сумму отпускных в ФСС НС и ПЗ в бухгалтерском учете;
- Сумма резерва (НУ) — резерв отпусков в налоговом учете;
- Сумма резерва страховых взносов (НУ) — резерв страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных в налоговом учете;
- Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (НУ) — резерв, начисляемых на сумму отпускных в ФСС НС и ПЗ в налоговом учете.
Пример расчета процента отчислений в резерв отпусков
Для определения процента отчислений можно использовать формулу:
Планируемая сумма отпускных и взносов / Планируемая сумма по оплате труда и взносам * 100%
Следует отметить, что субъект самостоятельно устанавливает планируемые суммы отпускных, оплаты труда и страхвзносов в соответствии с численностью персонала, тарифными ставками и окладами и т. д.
Для определения ежемесячного размера отчислений с учетом установленного процента используется формула:
Сумма по оплате труда и взносам * Процент
Если в каком-то месяце сумма всех предыдущих отчислений превысила определенный ранее лимит отчислений, то размер отчисления нужно определить по особой формуле:
Предельная величина отчислений в резерв ─ Фактический размер отчислений с начала года
В следующие месяцы отчисления рассчитывать не надо.
Пример
Компания ООО «Альфа» должна сформировать резерв отпусков в налоговом учете на будущий календарный год, производя ежемесячные отчисления в текущем. На первом этапе нужно определить процент ежемесячных отчислений:
|
№ п/п |
Показатель |
Сумма, руб. |
| 1 | Планируемая величина расходов на отпуска | 500 000 |
| 2 | Страховые взносы с отпусков (стр. 1 * 30,2%) | 151 000 |
| 3 | Итого планируемая величина расходов на отпуска и страховые взносы (стр. 1 + стр. 2) ─ лимит отчислений в резерв | 651 000 |
| 4 | Планируемая величина расходов на оплату труда | 6 000 000 |
| 5 | Страховые взносы с расходов на оплату труда (стр. 4 * 30,2%) | 1 812 000 |
| 6 | Итого планируемая величина расходов на оплату труда и страховые взносы (стр. 4 + стр. 5) | 7 812 000 |
| 7 | Ежемесячный процент отчислений в резерв отпусков (стр. 3 / стр. 6 * 100%) | 8,33% |
Частые вопросы и ответы на них про отпускной резерв
Вопрос №1. Обязательно ли компании формировать отпускной резерв?
Несмотря на то, что в Федеральном законодательстве предусмотрен порядок формирования отпускных резервов, каждая организация должна самостоятельно решать для себя, будет ли она его создавать. Если компания планирует оптимизировать налоговую нагрузку, то ей просто необходим отпускной резерв.
Пример: В организации работает большое количество штатных сотрудников. Большинство из них планируют пойти в отпуск в летнее время года. В результате налоговая нагрузка компании в течение нескольких месяцев будет существенно увеличена. Решить эту проблему поможет отпускной резерв.
Вопрос №2. Предусмотрены ли штрафные санкции за нарушение учета расходов отпускного резерва?
Федеральным законодательством России предусмотрены финансовые взыскания за грубое нарушение учета расходов из отпускного резерва. Виновным грозит штраф, который может достигать 30 000 рублей. Также действия ответственных за процесс формирования и использования отпускного резерва лиц будут попадать под действие Административного Кодекса России.
Вопрос №3. Из каких источников должен формироваться отпускной резерв?
Каждый субъект предпринимательской деятельности самостоятельно определяет, какого размера будет его отпускной резерв. В качестве источников его финансирования может рассматриваться фонд оплаты труда штатных сотрудников предприятия. Также формирование отпускного резерва может происходить за счет страховых взносов, которые организация делает во внебюджетные фонды при начислении и последующей выплаты заработной платы. Источником финансирования отпускного резерва могут стать и страховые взносы, начисляемые в фонд травматизма.
Вопрос №4. Как формируется резерв на оплату отпусков?
Бухгалтер компании, которая формирует отпускной резерв, должен использовать формулу, которая поможет рассчитать нужную величину. Отпускной резерв отчетного периода = средняя заработная плата за отчетный период (учитывается дневная зарплата) х количество неизрасходованных дней отпуска (определяются на конец отчетного периода).
Вопрос №5. Если на конец отчетного года в отпускном резерве остались неизрасходованные суммы, что с ними делать?
Каждая организация, использующая отпускной резерв, должна ежегодно делать его инвентаризацию. Если на конец отчетного года по результатам проведенной проверки будет выявлен остаток, то его в обязательном порядке нужно учесть в процессе формирования отпускного резерва на следующий отчетный год. В этом случае в новом резерве будет на 01 января перенесен остаток. Если компания израсходовала на покрытие ежегодных отпусков больше денег, чем было в соответствующем резерве, то все фактические издержки она будет покрывать за счет своих затратных счетов.
Каждый субъект предпринимательской деятельности, который планирует сформировать отпускной резерв, должен понимать, что отражение данной процедуры в бухгалтерском и в налоговом учете будет отличаться. Различия будут не только в процессе создания резерва, но и в его пополнении и последующем использовании, а также в отражении неиспользованных сумм. Несмотря на все различия, каждая компания все важные моменты, которые касаются отпускных резервов, должна своевременно отражать в учетной политике. В процессе использования средств из резерва должны учитываться соответствующие нормы закона, которые позволяют расходовать деньги только на покрытие отпусков и страховых взносов.
Как создать и использовать резерв на оплату отпусков: 7 правил
Создание резерва на оплату отпусков является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Однако такое резервирование необходимо для равномерного распределения затрат на оплату отдыха сотрудников. В нашей статье обсудим правила создания и использования резерва.
Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.
Порядок формирования резерва на оплату отпусков установлен Налоговым кодексом РФ, в частности, ст. 324.1 НК РФ. И хотя в налоговом учете это не обязанность налогоплательщика, а право, «плюс» создания этого резерва в том, что его наличие позволит равномерно в течение всего налогового периода списывать расходы на оплату отпускных своим работникам. А это означает, что часть отпускных может быть учтена в целях налогообложения прежде, чем будет выплачена.
Правило первое. Указываем создание резерва в «налоговой» учетной политике.
Правило второе. Определяем следующие показатели:
- способ резервирования,
- предельную годовую сумму резерва,
- ежемесячный процент отчислений в резерв (Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-03-06/2/19828). Обязательно указываем их в налоговой учетной политике.
Правило третье. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв по формуле: предполагаемый размер отпускных за год / сумма предполагаемых расходов на оплату труда за год х 100%. Сумма резерва должна включать и предполагаемую сумму страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).
Правило четвертое. Составляем специальный расчет (смету) ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Рассчитываем ежемесячные отчисления по формуле: сумма фактических расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы / процент отчислений в резерв на оплату отпусков х 100%.
Обратите внимание, что при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо, так как отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).
Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск
Это пример к вышеприведенному способу расчета резерва — исходя из среднего заработка. Ниже вы увидите примеры для других вариантов резервирования.
Пример
Компания «Книга» отразила в учетной политике, что резерв на оплату отпусков формируется ежеквартально. Для начисления зарплаты и страховых взносов используется счет 44 «Издержки обращения», всего в компании трудится 20 человек. Оснований для применения пониженных и повышенных страховых взносов у компании не имеется (суммарная ставка страховых взносов — 30,2%). На 31.03.2021 года данные за квартал следующие:
- количество дней неиспользованного отпуска — 134;
- за 1-й квартал сумма начисленной зарплаты составила 678 000 руб.;
- в квартале 91 день.
- Рассчитаем резерв на 31.03.2021:
СДЗ = 678 000 / 91 / 20 = 372,53 руб.
Сумма резерва составляет 372,53 × 134 × 20 + 372,53 × 134 × 20 × 30,2% = 998 380,40 + 301 510,88 = 1 299 891,28 руб.
Проводки:
Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 998 380,40 руб.
Дт 69 «Внебюджетные фонды» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 301 510,88 руб.
- Добавим в данный пример еще несколько данных, чтобы разобраться, как корректируется резерв по отпускам:
- на 31.03.2021 начислен резерв на отпуск и страховые взносы в размере 1 299 891,28 руб.;
- во 2-м квартале сумма начисленных отпускных и страховых взносов с них составила 140 900 руб.;
- количество неиспользованных дней отпуска на конец 2-го квартала составляет 120 дней;
- заработная плата за 2-й квартал и количество работников остались такими же, как в предыдущем периоде.
Таким образом, по состоянию на 30.06.2021 величина неиспользованной суммы резерва равна 1 299 891,28 – 140 900 = 1 158 991,28 руб.
Правила формирования резерва
Как правило, сотрудники организации уходят в ежегодные оплачиваемые отпуска летом. Поэтому в летний период расходы на выплату отпускных возрастают. Чтобы включать подобные расходы в состав текущих затрат равномерно, организация может создать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
В бухгалтерском учете возможность формирования резерва установлена п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ .
Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
В налоговом учете правила формирования резерва изложены в ст. 324.1 НК РФ. С 1 января 2010 г. отменен ЕСН и введена обязанность для организаций платить страховые взносы во внебюджетные фонды. Поэтому с начала текущего года ст. 324.1 НК РФ действует в новой редакции (п. 6 ст. 24 Федерального закона от 24.07.2009 N 213-ФЗ).
Инвентаризация резерва
В конце года бухгалтер должен провести инвентаризацию резерва на предстоящую оплату отпусков в бухгалтерском (п. 3.49 Методических указаний ) и налоговом учете (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
По результатам инвентаризации величину резерва следует скорректировать.
Если за год организация израсходовала больше, чем зарезервировала, то на сумму недостающих средств доначисляют резерв. В бухгалтерском учете организации необходимо сделать дополнительную запись по включению дополнительных отчислений в издержки производства и обращения (п. 3.51 Методических указаний). В результате величина резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, сформированная в текущем году, увеличится.
В налоговом учете увеличивать предельную величину резерва нельзя. Если по результатам инвентаризации выяснится, что размер фактических затрат на оплату отпусков и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды превысил сумму сформированного резерва, то 31 декабря расходы, которые не покрываются за счет резерва, необходимо включить в состав расходов на оплату труда (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).
Пример 6. Используем условия примера 2. В конце года ООО «Тренд» провело инвентаризацию резерва предстоящих расходов на выплату отпускных. Оказалось, что в 2010 г. организация выплатила отпускные сотрудникам (с учетом страховых взносов) в размере 2 926 000 руб. В результате сумма выплат за счет резерва превысила сумму начисленного резерва на 400 000 руб. (2 926 000 руб. — 2 526 000 руб.).
Поскольку резерва на оплату отпусков, начисленного в бухгалтерском учете, оказалось недостаточно для выплаты отпускных, в декабре организация сделала такую запись:
Дебет 26 Кредит 96 — 400 000 руб. — доначислен резерв на выплату отпускных.
В результате предельная величина резерва в бухгалтерском учете увеличилась.
В налоговом учете организация не увеличивает размер резерва на оплату отпусков. 31 декабря разницу между резервом и фактическими расходами на оплату отпусков в размере 400 000 руб. она включит в состав расходов на оплату труда.
Резерв отпусков: как формируется
Компании, создающие резерв, обязаны отметить в учетной политике этот факт, а также периодичность формирования резерва и метод расчета, который будет применяться.
Начисляют резерв на окончание каждого отчетного периода. К примеру, в компаниях, представляющих только годовую отчетность, резерв формируют один раз на 31 декабря, на предприятиях с квартальной отчетностью создание резерва проводят на каждое последнее число квартала. Возможно и ежемесячное начисление резерва. Этот вариант наиболее точен, поскольку с каждым месяцем число дней очередного отпуска сотрудника растет, но и, естественно, трудоемок.
В связи с избранной периодичностью, начисление резерва на оплату отпусков осуществляется на конец:
- месяца;
- квартала;
- года.
Инструкция: как рассчитать резерв отпусков
Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула: Рсв = К × ЗП × С, где:
- Рсв — запас расходов на страховые взносы;
- С — ставка страховых взносов.
Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которую нужно зарезервировать для оплаты отдыха.
Предположим, в организации числятся три работника, данные по ним таковы:
- Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб;
- Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.
- Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб;
Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.
Ставки по страховым взносам составляют:
- ФСС на травматизм — 0,2 %.
- ФСС — 2,9 %;
- ПФР — 22 %;
- ФФОМС — 5,1 %;
Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %. Расчет для Иванова:
- Страховые взносы = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.
- Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020 рублей. Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).
Суммируем значения по всем работникам.
Итого нужно зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20 рублей. В этом случае используется такая формула: РО = К × ЗПср, где:
- К — суммарный остаток неиспользованных всеми работниками дней отдыха;
- ЗПср — средняя заработная плата по учреждению.
Сумму страховых взносов определяем так: Рсв = К × ЗПср × С. Допустим, у сотрудников учреждении накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.
Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000 рублей. Суммарная ставка также 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850 рублей.
Итого нужно зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850 рублей. Самая сложная формула, выглядит она так: РО = К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3, где:
- ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата для каждой категории работников.
- К1, К2, К3 — неиспользованные дни оплачиваемого отдыха по каждой категории работников;
Запас на страховые взносы считаем по формуле: Рсв = (К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3) × С. Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:
- по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.
- по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.
Резервная сумма = 2000 руб.
× 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000 рублей. Суммарная ставка также 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680 рублей.
Итого нужно зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680 рублей.
Как рассчитать резерв отпусков
Идентично тому, как начисляется зарплата.
Создание оценочного обязательства в налоговом учете является правом, а не обязанностью налогоплательщика. В этом основное отличие от бухгалтерского учета.
Кроме того, алгоритм расчета и отражения резерва в целях исчисления налога на прибыль не предусматривает вариативности.
В прописан четкий алгоритм его формирования. Он предусматривает:
- определение резервируемой суммы на конец каждого месяца;
- проведение инвентаризации на 31 декабря каждого года.
- определение процента отчислений в резерв;
Подробнее методику формирования резерва в налоговом учете рассмотрим ниже (вариант 3).
Алгоритм расчета предприятие выбирает самостоятельно и утверждает его в учетной политике для бухгалтерского учета. Необходимо предусмотреть:
- порядок расчета суммы резерва.
- периодичность отражения формирования резерва (раз в год, ежеквартально, ежемесячно);
Отдельно в учетной политике для налогового учета необходимо отразить решение организации о создании (или несоздании) резерва.
И отразить правила его расчета в целях исчисления налога на прибыль. Таким образом, учреждению нужно строго придерживаться установленных правил и норм в целях определения требующихся финансов на оплату отпускных. Рассмотрим далее наиболее часто применяемые методики формирования резервных сумм на оплату отпусков.
А приведенные примеры помогут понять, как реализовать их применение на практике. Наиболее простой вариант — планирование суммы, аналогичной израсходованной на отдых, и взносов по страхованию в текущем году.
Создается при этом методе резерв один раз — 31 декабря. Правда, обязательство в данном варианте будет превышено, так как наниматель еще не должен сотрудникам столько денег. Пример. ООО «Компания» формирует оценочное обязательство по отпускным суммам один раз в год.
За 2023 год были выплачены отпускные в размере 100 000 руб., также на них начислены страховые взносы в размере 30 200 руб.
(100 000 × 30,2 %). На 31.12.2018 бухгалтер сделал проводку: Дебет Кредит Сумма Операция 44 96 130 200 Сформирован резерв отпусков на 2023 год При уходе сотрудника в очередной отпуск и начислении ему отпускных проводки нужно будет сделать следующие: Дебет Кредит Сумма Операция 96 70 10 000 Начислены отпускные 96 69 3020 Исчислены страховые взносы с сумм отпускных Этот метод является не очень правильным, поскольку не отражает реальных обязательств предприятия перед сотрудниками по отпускным выплатам. Также, так как он формируется только раз в год, не учитываются изменения в штате.
В середине года может быть принято решение о сокращении численности штата или, напротив, о его резком увеличении. Второй способ заключается в следующем:
- посчитать число неиспользованных дней у всех сотрудников на дату отражения резерва;
- произвести расчет среднедневной зарплаты в учреждении. Например, по формуле:
- вывести по формуле буферные средства = СДЗ × (1 + тариф взносов по совокупности) × число неиспользованных дней отдыха на дату отчета.
Частые вопросы и ответы на них про отпускной резерв
Вопрос №1. Обязательно ли компании формировать отпускной резерв?
Несмотря на то, что в Федеральном законодательстве предусмотрен порядок формирования отпускных резервов, каждая организация должна самостоятельно решать для себя, будет ли она его создавать. Если компания планирует оптимизировать налоговую нагрузку, то ей просто необходим отпускной резерв.
Пример: В организации работает большое количество штатных сотрудников. Большинство из них планируют пойти в отпуск в летнее время года. В результате налоговая нагрузка компании в течение нескольких месяцев будет существенно увеличена. Решить эту проблему поможет отпускной резерв.
Вопрос №2. Предусмотрены ли штрафные санкции за нарушение учета расходов отпускного резерва?
Федеральным законодательством России предусмотрены финансовые взыскания за грубое нарушение учета расходов из отпускного резерва. Виновным грозит штраф, который может достигать 30 000 рублей. Также действия ответственных за процесс формирования и использования отпускного резерва лиц будут попадать под действие Административного Кодекса России.
Вопрос №3. Из каких источников должен формироваться отпускной резерв?
Каждый субъект предпринимательской деятельности самостоятельно определяет, какого размера будет его отпускной резерв. В качестве источников его финансирования может рассматриваться фонд оплаты труда штатных сотрудников предприятия. Также формирование отпускного резерва может происходить за счет страховых взносов, которые организация делает во внебюджетные фонды при начислении и последующей выплаты заработной платы. Источником финансирования отпускного резерва могут стать и страховые взносы, начисляемые в фонд травматизма.
Вопрос №4. Как формируется резерв на оплату отпусков?
Бухгалтер компании, которая формирует отпускной резерв, должен использовать формулу, которая поможет рассчитать нужную величину. Отпускной резерв отчетного периода = средняя заработная плата за отчетный период (учитывается дневная зарплата) х количество неизрасходованных дней отпуска (определяются на конец отчетного периода).
Вопрос №5. Если на конец отчетного года в отпускном резерве остались неизрасходованные суммы, что с ними делать?
Каждая организация, использующая отпускной резерв, должна ежегодно делать его инвентаризацию. Если на конец отчетного года по результатам проведенной проверки будет выявлен остаток, то его в обязательном порядке нужно учесть в процессе формирования отпускного резерва на следующий отчетный год. В этом случае в новом резерве будет на 01 января перенесен остаток. Если компания израсходовала на покрытие ежегодных отпусков больше денег, чем было в соответствующем резерве, то все фактические издержки она будет покрывать за счет своих затратных счетов.
Каждый субъект предпринимательской деятельности, который планирует сформировать отпускной резерв, должен понимать, что отражение данной процедуры в бухгалтерском и в налоговом учете будет отличаться. Различия будут не только в процессе создания резерва, но и в его пополнении и последующем использовании, а также в отражении неиспользованных сумм. Несмотря на все различия, каждая компания все важные моменты, которые касаются отпускных резервов, должна своевременно отражать в учетной политике. В процессе использования средств из резерва должны учитываться соответствующие нормы закона, которые позволяют расходовать деньги только на покрытие отпусков и страховых взносов.
Особенности, о которых нужно знать
Создание резерва – это финансовая процедура, которую выполняют при утверждении дней отдыха для сотрудников. По мнению экспертов, она является оценочным обязательством. Ее проводят с целью официально подтвердить факт наличия обязанностей организации перед своим персоналом по состоянию на отчетный период.
Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков должны абсолютно все организации, за исключением субъектов малого предпринимательства – кому разрешено сильно не обременять себя бухучетом.
Такие правила прописаны в ПБУ 8/2010 и Законе о бухучете. Также см. «Бухгалтерский учет на УСН».
Законодательство РФ допускает следующую периодичность (см. таблицу).
| Когда | Издержки |
| Последний день каждого месяца | Затруднительный способ, но наиболее точный |
| Последний день каждого квартала | Многие организации выбирают такой вариант, так как считают его наиболее удачным |
| Последний день текущего года | Применение возможно предприятиями, которые делают только годовую отчетность |
Дату выполнения расчетов определяет сама организация и устанавливает в своей учетной политике.
Отличие налогового и бухгалтерского учета
Таблица 3.
| Бухгалтерский учет | Налоговый учет |
| Процесс создания установлен ученой политикой предприятия | Процесс создания установлен Налоговым Кодексом РФ |
| Вести обязаны все, кроме организаций, которые ведут упрощенный учет | Вести имеют право организации, которые являются плательщиками налога на прибыль |
| Дата создания – дата приказа | Создается в начале года |
Отличия бухгалтерского и налогового учета резерва включают процесс создания резерва, его пополнение, его использование, а также в отражении неиспользованных сумм. Все эти моменты должны быть отражены в учетной политике организации.
Методики создания резерва в бухучете
По пункту 15 ПБУ 8/2010, создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).
В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которая будет выплачена в будущем году, одной проводкой. Например, можно взять объем отпускных выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.
Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам. Они могут уволиться, компания может набрать новых сотрудников и оценка окажется неверной.
Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года.
Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неотгулянных отпусков по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм.
Как вариант, возможно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:
- ежемесячно (разделив на 12);
- ежеквартально (разделив на 4).