Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образцы заявлений на отпуск и правила их составления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.
Исполнение и изменение
За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.
Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.
Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.
Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.
Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.
Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:
- при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
- при повторном — на 10-20 тыс. рублей.
Как утвердить график отпусков
Утвердить график отпусков надо, самое позднее, за две недели до окончания календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соответственно, график на 2023 год надо утвердить не позднее 16 декабря 2022 года.
Составить документ можно по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Несмотря на то, что данная унифицированная форма не является обязательной, она довольно удобна. При необходимости, можете дополнить ее дополнительными графами.
Если в компании имеется первичная профсоюзная организация, необходимо будет учесть ее мотивированное мнение. По мнению Минтруда России, запросить мнение профсоюза необходимо независимо от того, сколько работников входит в первичную профсоюзную организацию (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17788). С учетом того, что на это потребуется определенное время (порядок получения мотивированного мнения профсоюза установлен ст. 372 ТК РФ), не откладывайте утверждение графика отпусков на последний момент.
Для утверждения графика отпусков можно использовать один из двух вариантов:
1. Издать приказ об утверждении графика отпусков.
Данный приказ составляется в свободной форме. Отметим, что на практике большинство организаций выбирает именно этот вариант утверждения графика отпусков.
2. Заполнить гриф «УТВЕРЖДАЮ» в форме. Данный вариант подходит в том случае, если вы используете унифицированную форму № Т-7. Руководитель организации или уполномоченное лицо должно проставить свою подпись в графе «Утверждаю». Также следует указать должность утверждающего работника и дату.
Ознакомление с графиком отпусков
По мнению Минтруда, Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления работников с графиком отпусков в соответствии со ст. 22 ТК РФ. Следовательно, подписи работников можно исключить из графика отпусков (Письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Вместе с тем ведомство указало, что в силу ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.
Форму ознакомления с графиком отпусков работодатель выбирает самостоятельно.
Согласно разъяснениям, приведенным в письмах Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1, работодатель может предусмотреть альтернативные способы исполнения данной обязанности, выпуская, например, отдельные извещения работникам (в виде выписки из графика отпусков, содержащей информацию об отпуске только данного работника). Подпись работник может проставить в специальном ознакомительном листе.
За сколько дней пишется заявление на оплачиваемый отпуск по закону?
Письменное желание работника выйти в очередной отпуск должно быть подано заранее – не позднее, чем за две недели до предполагаемого периода отдыха. Такое требование установлено в статье 121 Трудового кодекса.
При наступлении обстоятельств, когда требуется взять отпуск, но дата его наступления уже на подходе, сотрудник может обратиться к руководителю с заявлением. Однако, следует учитывать, что расчет и оплата его по нормам законодательства должна быть произведена не позднее, чем за три дня до наступления первого дня отдыха. Если заявление подано ранее этого срока, руководитель согласовал его и бухгалтерия успела рассчитать отпускные, то никаких проблем нет. Иначе работнику потребуется приписать в заявлении фразу о том, что он не возражает получить отпускную сумму позже.
Перенос ежегодного отпуска по инициативе работника ТК РФ
При необходимости переноса дат отдыха, когда график очередных отпусков по организации подготовлен и утвержден, работник должен написать заявление, где указать:
- дату начала и продолжительность отпуска в соответствии с графиком;
- дату начала и продолжительность нового периода, когда требуется отдых;
- основание, в связи с которым необходимость в переносе возникла.
Подкрепить обоснование желательно документально, приложив его к заявлению. Это может быть:
- справка из женской консультации, если перенос связан с желанием выйти в отпуск перед декретом;
- приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска по месту основной работы, при работе по совместительству;
- справка из ВУЗа, когда отпуск берется на период сессии и т.д.
График отпусков на 2023 год: образец
Работодатель вправе разработать документ самостоятельно, а может воспользоваться унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
График должен содержать:
- наименование предприятия (ФИО ИП);
- подписи представителя профсоюзного органа и руководителя предприятия;
- название документа, его номер и дату составления;
- наименование структурных подразделений предприятия;
- наименование должностей работников;
- Ф.И.О. и табельный номер каждого из работников предприятия;
- сведения о предстоящем отпуске: продолжительность, запланированная дата начала;
- графы для внесения дополнительной информации в течение года: о фактической дате начала отпуска, о переносе времени отдыха и для примечаний.
Инструкция по написанию заявления
Утвержденной формы для написания данного заявления не существует. Однако стоит придерживаться общепринятой структуры служебных документов:
- «шапка» заявления должна находиться в правой стороне верхней части листа. Здесь нужно указать ФИО и должность руководителя, которому направляется документ. Также указываются данные заявителя;
- фраза «Заявление» должна располагаться по центру страницы;
- ниже идет основной текст заявления. Здесь нужно указать, на какой период вы просите бесплатный отпуск. Отметьте, для каких именно целей вам понадобится отгул. Точно пропишите дату, с которой вам нужно будет отсутствовать;
- в нижней части документа проставляется подпись заявителя. Также здесь нужно поставить дату подачи заявления.
Хотя директор не вправе дополнительно требовать подтверждающие документы, сотруднику все-таки рекомендуется их предоставить. Так он сможет подтвердить свою уважительную причину, что значительно повышает вероятность положительного ответа. Достаточно к заявлению прикрепить ксерокопии таких документов.
Только после того, как руководитель выпишет приказ, разрешающий отгул, сотрудник может не выходить на работу. Без этого приказа отсутствие работника будет считаться прогулом, за который полагается наказание. Не пытайтесь оговорить сроки отгула задним числом.
Отпроситься у руководителя лучше за несколько дней до отгула.
Нередко сотрудники различных организаций задаются вопросом, разрешено ли брать отгулы лишь на несколько часов? Как правило, в таких ситуациях работники устно договариваются с руководителями. При этом нужно помнить, доказать факт такой договоренности практически невозможно. Если недобросовестный директор решит воспользоваться доверчивостью сотрудника, он сможет его уволить.
Так как договор не будет подкреплен никаким документом, отсутствие сотрудника может считаться прогулом.
Однако для официального отсутствия на работе все-таки придется написать заявление. В судебной практике известны случаи, когда суд признавал неправильным расчет отгула в часах. Но с другой стороны, в Трудовом кодексе не указывается минимальный период отгула, который разрешен сотрудникам.
Поэтому, если работодатель и сотрудник пришли к взаимному согласию, в заявлении все-таки можно попросить отгул на несколько часов.
Пример:
Прошу отпустить меня с рабочего места 25.04.2019 года с 10:00 до 13:00. В это время мне необходимо присутствовать в квартире по месту жительства, так как газовая служба планирует проведение технического обслуживания отопительного котла.
Некоторые работодатели могут попросить указать причину, по которой вам понадобился отгул. В интересах сотрудника не просто отметить причину, если это возможно, рекомендуется представить подтверждающие документы, например, больничные справки, судебные повестки и др.
График составляется работодателями в обязательном порядке. Такое требование российского трудового законодательства, а именно ст. 123 ТК РФ. В ней содержится указание о необходимости придерживаться очерёдности, предоставляя работникам возможность ежегодного отдыха. При этом в п. 2 подчёркивается обязательность соблюдения требований внутриорганизационного документа. Это относится и к сотрудникам, и к администрации.
Не только Трудовой кодекс регулирует этот вопрос. Нельзя не учитывать льготы по выбору времени ежегодного отдыха, предоставленные отдельным категориям работников, Федеральными законами. В дополнение к законам, отпуска и порядок их предоставления регламентируются:
- постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года, которым утверждено унифицированные формы для ведения учёта в организациях, включая Т-7;
- письмами Роструда. В 2011 году было составлено письмо за № 3683-6-1, в 2012-м – за № 428-6-1, в 2014-м – за 1693-6-1 и т. д. В этих документах детализируются, уточняются, объясняются отдельные моменты, относящиеся к предоставлению работникам ежегодного отдыха.
Как составляется график отпусков на 2023 год
График отпусков заполняется на основании информации, предоставленной работниками компании. Как именно данная информация предоставляется работниками, законодательством не предусматривается. Однако, для того, чтобы не возникало недоразумений между работниками и работодателями, ведущих к трудовым спорам, данные от сотрудников следует получать в письменном виде. Каждый из сотрудников должен предоставить планируемую дату своего отдыха. Заполненный график отпусков подлежит согласованию с профсоюзной организацией. Однако, это требование распространяется только на те компании, в которых данная организация есть.
Важно! Совместителям отпуск предоставляется в то же время, то и отпуск по основному месту работы. Это означает, что в график отпусков информация об отпуске может и не включаться. Это, конечно, желательно сделать, но вовсе необязательно.
При составлении графика следует указывать информацию не только об основных отпусках, но и о дополнительных.Информация о неоплачиваемых отпусках в график не включается.
Как составить график отпусков на 2023 год
Законодательство не предусматривает определенного порядка действий работодателя при составлении графика отпусков. Примерный порядок действий может быть следующим:
- сбор информации у сотрудников об их планах на отпуск;
- обработка сведений ответственными лицами;
- заполнение графика;
- согласование заполненного графика с профсоюзом;
- утверждение руководителем графика;
- ознакомление сотрудников с утвержденным документом.
| Порядок действий при составлении графика отпусков | Лицо, ответственное за данный этап |
| Издание приказа о составлении графика отпусков | Руководитель компании |
| Предоставление руководителям структурных подразделений информации о положенных работникам отпусках (основные и дополнительные отпуска) | Сотрудник кадрового отдела |
| Сбор информации с работников о желаемых датах отпуска | Руководители структурных подразделений |
| Заполнение ведомости планируемых отпусков и согласование отпуска сотрудниками с непосредственными руководителями | Руководители структурных подразделений |
| Направление подготовленной ведомости в кадровый отдел | Руководители структурных подразделений |
| Составление проекта графика отпусков | Сотрудник кадрового отдела |
| Утверждение графика отпусков | Руководитель компании |
| Ознакомление с графиком сотрудников компании | Сотрудник кадрового отдела |
Если потеряли заявление на отпуск
Нередко бывают ситуации, когда работники подают заявления об отпусках вовремя, а работодатели или кадровики их теряют. Здесь вины отпускников нет, поэтому они вправе уйти на отдых в установленные даты.
Какие могут быть варианты в случае утери заявления:
- Перенос отпуска. Это возможно, если виновный в утрате документа договорится с отпускником. В таком случае даты будут немного сдвинуты, а тот подаст новое заявление;
- Оставить все без изменений и направить новое заявление. Если еще есть время до начала отпуска и стало известно об утрате документа, можно его переписать;
- Оформление заявления задним числом. С точки зрения законодательства это нарушение, но кадровик и отпускник могут договориться. Тогда последний отправится на отдых вовремя. Если же отпуск все равно сдвигается, лучше написать заявление с указанием реальных дат.
Распространенные ошибки при оформлении положенного очередного отпуска
Перечень ошибок при оформлении очередного отпускного периода, совершаемых как работниками, так и нанимателями, достаточно широк. К примеру, неправильное написание инициалов, дат, сроков — типичные ошибки заявителей.
Более серьезные погрешности, приравненные к нарушениям, как правило, совершают наниматели. Например: не предоставление очередного отпуска, перенос его на следующий год без согласия работника и др.
| Примеры ошибок | Правильный вариант |
|
Отпускник при написании заявления ошибочно указал день окончания отпускного периода, тем самым уменьшив его на три дня |
В тексте заявления обязательно прописываются:
длительность ежегодного отпускного периода, дата его начала; Дата его окончания, т. е. когда отпускник вновь приступил к работе, не записывается. Оставшиеся дни отдыха работник может отгулять позже |
| Наниматель не уведомил работника о начале очередного отпуска, предусмотренного по графику | Это пробел нанимателя. Сообразно ст. 123 ТК РФ он обязан за 2 недели до начала отпускного периода под роспись письменно предупредить работника о его очереди уходить в отпуск |
|
Ошибочное разделение отпускного периода (28 дней) |
Правильные варианты деления отпускного периода
(ст. 125 ТК РФ): 1. На две части:14 и 14 дней. 2. На три части:14, 7 и 7 дней Из этого следует, что одна часть отпускного периода должна быть не менее 14 дней; деление должно согласовываться между нанимателем и работником обязательным порядком |
Собственно отсутствие самого графика отпусков также можно рассматривать как ошибочное действие нанимателя. Между тем подобное действие считается нарушением, т. к. ТК РФ, ст. 123 обязывает каждый год не позднее, чем за 2 недели до следующего года, составлять график и согласовывать его с профсоюзом.
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют работнику ежегодно. Но отпуска не должны нарушать нормального хода работы предприятия. Поэтому в исключительных случаях, когда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, можно перенести его на следующий рабочий год. Но только с согласия работника. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлен (ст. 124 ТК РФ).
Что касается несовершеннолетних работников, а также тех, кто занят на работах с вредными и опасными условиями, то они должны отдыхать ежегодно. Поэтому перенести отпуск такого сотрудника на следующий год работодатель не может.
Кроме того, работодателю нужно помнить, что Трудовой кодекс запрещает не предоставлять ежегодный отпуск работникам предприятия в течение двух лет подряд.
Очередность и количество дней трудового отпуска в РБ
Если сотрудник работает на 100% ставки, то работодатель обязан предоставлять ему двадцать четыре календарных дня отдыха в течение года.
В ряде случаев работникам положен увеличенный отпуск
|
Увеличенная продолжительность отпуска |
Основание |
|
От 4 до 28 дней |
Вредные или специфические условия труда соответственно классу вредности и сфере |
|
7 дней |
Ненормированное рабочее время |
|
3 дня |
Достижение определенного стажа работы |
|
От 1 до 5 дней |
Трудоустройство на основании контракта |
|
По договоренности нанимателя с сотрудником |
Поощрение по результатам работы |