Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Годовая инвентаризация в 2022 году: порядок, документы, проводки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.
Что делать с излишками
Казалось бы, все в порядке, излишки ― это не недостаток, и можно закрыть глаза на данное обстоятельство. Но не спешите радоваться. Излишки не появляются на пустом месте и есть какая-то причина их образования. Например, ошибочные действия кассира при проведении операций. Еще неизвестно, чем они могут обернуться: жалобой покупателя или проверкой со стороны контролирующих органов. Любое несоответствие, выявленное по результатам инвентаризации кассы, нужно исправлять. Как это сделать? Если при инвентаризации кассы выявлены излишки, они изымаются комиссией, оприходуются и отражаются в акте. «Лишние» деньги включите в прочие доходы компании. Найденные средства в налоговом учете зафиксируйте на дату оформления результатов. Проводка при излишках, выявленных по результатам инвентаризации денежных средств в кассе: дебет 50, кредит 91 ― оприходованы излишки налички в кассе.
Общий порядок проведения инвентаризации кассы
Под инвентаризацией кассы понимают контрольное мероприятие, в рамках которого посредством пересчета проверяется и документально подтверждается наличие и количество денежных средств, хранящихся в кассе организации. Инвентаризация всегда преследует следующие цели:
- выявление фактического наличия денег в кассе;
- сопоставление фактического наличия денег с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения выявленных денег в учете.
Количество инвентаризаций в текущем году, их продолжительность, порядок и дату их проведения самостоятельно определяет руководитель организации. При этом он должен соблюдать общий порядок инвентаризации, установленный Методическими указаниями Минфина, утв. приказом от 13.06.1995 № 49.
Инвентаризация кассы может проводиться как в обязательном порядке, так и по усмотрению руководства организации. В последнем случае основания и периодичность инвентаризаций определяет сама организация. Случаи же обязательной инвентаризации кассы установлены в п. 27 положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н. Так, в обязательном порядке инвентаризация кассы должна проводиться:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (кассиров);
- при выявлении фактов хищения из кассы;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.
Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Получившуюся в результате подсчета денежную сумму сравнивают с остатками денег по данным кассовой книги (бухгалтерской учетной программы). По итогам сравнения (сверки) комиссия может прийти к следующим выводам:
- полное соответствие фактического наличия денежных средств данным учета;
- выявление недостачи денежных средств;
- обнаружение в кассе излишка денежных средств.
Как отразить в учете инвентаризацию денежных средств в кассе
Инвентаризацию денежных средств в кассе нужно правильно отразить в бухгалтерском учете. Период должен совпадать с датой, на которую выпала проверка.
В зависимости от того, какие результаты покажет инвентаризация наличных денежных средств в кассе, применяют проводки:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 50 | 91.1 | Обнаружен излишек |
| 94 | 50 | Отражена сумма недостачи |
| 73 | 94 | Сумма недостачи отнесена на кассира |
| 70 | 94 | Недостача возмещена разово за счет ответственного лица (при его согласии) |
| 70 | 73 | Недостача возмещена в несколько этапов |
| 91.2 | 94 | Недостача отнесена к прочим расходам (когда вины кассира нет или ее не доказать) |
Инвентаризация кассы – виды, сроки, правила
По нормам текущего законодательства Российской Федерации, ревизия — это набор наиболее полная форма последующего финансового контроля, способная носить как плановый, так и внеплановый характер. Регламентированный учет, реализацией которого нужно заниматься в рамках строго установленного времени (в соответствии с бухгалтерской политикой бренда и нормативами сопутствующих законов), опирается преимущественно на положения из п. 15 Методических указаний Минфина №19. По предложенным правительственным постановлениям регулярная проверка кассы выполняется из-за:
- ликвидации и реорганизации учреждения;
- передачи имущества компании в аренду;
- подписания договорных бумаг о купле-продаже;
- создания годовой (квартальной) отчетности;
- обнаружения нехватки;
- порчи ценностей.
Обычно, о плановых процедурах ревизионного характера все сотрудники знают заранее. Люди тщательно готовятся к будущей инспекции, подбивая отчеты так, чтобы все сошлось «копейка в копейку». Именно поэтому систематический надзор подобного формата действительно работает (решает перечень присвоенных ему задач) исключительно в фирмах с честным коллективом.
Понятие и причины возникновения недостачи
Недостаток — это нехватка как денежных, так и материальных средств. Максимально объемное понятие включает в себя целый перечень различных вещей, должных находится на предприятии, но фактически на месте отсутствующих. Выявить недобор какого-либо предмета (производственных деталей, финансов и даже канцелярии) можно посредством контрольной процедуры. В качестве таковой и выступает, например, ревизия.
Как уже говорилось ранее, поводов для возникновения ситуации, в рамках которой организация, несомненно, понесла экономические потери, может быть несколько. Недоучет возникает не только из-за пресловутого злого умысла, но и вследствие банальной невнимательности, неграмотности и попросту безответственного отношения конкретного сотрудника к рабочим обязанностям.
Как выявляется недостача
Нетрудно догадаться о том, что весь процесс ревизионной деятельности регламентирован соответствующим разделом трудового и бухгалтерского законодательства. Основополагающий документ, устанавливающий правоприменение в данной области — это приказ Министерства финансов России от 13.06.1995. Как уже говорилось ранее, ревизия представляет собой исключительно подведомственный процесс, проводимый со стопроцентным упором на государственные постановления. В том случае, если во время реализации всех надзорных и контрольных операций был обнаружен недоучет, ответственные лица в обязательном порядке составляют следующие бумаги:
- сличительная ведомость;
- акт о расхождении;
- протокол деятельности комиссии;
- объяснительные материалы.
Причем учреждение может задействовать как типовые, унифицированные бланки и сертификаты, так и документацию, оформленную по внутренней бухгалтерской редакционной политике компании.
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
|
Проводка |
Операция |
|
Д 94 — К 10 (41, 43) |
Списана стоимость утраченного имущества |
|
Д 20 (25, 26, 44) — К 94 |
Списана недостача в пределах норм естественной убыли |
В какие сроки проводится инвентаризация кассы
Информацию о сроках, в какие проводят инвентаризацию кассы, можно получить из приказа № 49 Минфина РФ, утвердившего соответствующую методику.
Обратите внимание! Каждое юридическое лицо вправе самостоятельно определиться с периодичностью проводимых проверок.
Сделать это можно внепланово или по заранее разработанному плану.
Определена недостача при инвентаризации: что делать?
При обнаружении расхождений во время проверки составляется специальная ведомость (отчет результатов). В нее вносится информация о размере недостачи, показателях допустимой недостачи, естественной убыли, а также балансовая и рыночная стоимость товара, разница между ними. Составленную документацию заверяют все члены инвентаризационной комиссии. Затем отчеты отправляют в отдел бухгалтерии, где специалисты проводят окончательную сверку фактических остатков продукции и зарегистрированного товара в учетной базе данных.
Основными документами для оформления недостачи являются унифицированные формы:
- ИНВ-6 — (акт инвентаризации товара, находящегося в пути);
- ИНВ-5 — (опись продукции, уже принятой и хранящейся на складе, в торговом зале);
- ИНВ-19 — (сличительная ведомость материальных ценностей).
Особенности инвентаризации кассы
Инвентаризация кассы — процедура, которая помогает убедиться в том, что объем денежных средств соответствует цифрам из программного интерфейса кассы. Часто бывают случаи, когда фактически в кассе меньше денег.
В таких случаях руководство компании просматривает камеры, чтобы выявить причины возникновения недостачи. Если представить, что у торгового предприятия 10 точек в разных городах и везде денег не хватает — это может повлиять на эффективность работы компании.
Инвентаризацию кассы проводят, чтобы убедиться, что деньги хранятся в соответствии с регламентом и кассиры работают честно. Если речь идёт об онлайн-кассе, то инвентаризацию проводят, чтобы исключить программные ошибки.
Данные с онлайн-кассы передаются в налоговую и если менеджер не проверяет сумму в каждом чеке, могут возникнуть проблемы. Разберём стандартную ситуацию, чтобы лучше понять масштаб неприятностей.
Представим, что есть книжный интернет-магазин с подключенной онлайн-кассой. За месяц у него было 200 заказов, в каждом из которых сумма отличалась от фактически полученного объема средств на 200 рублей.
То есть заказ стоил 1 500 рублей, а из-за ошибки программного обеспечения, сумма в чеке составляла 1 700 рублей. Данные успешно были переданы в ФНС и владельцу нужно будет заплатить сборы с 1 700 рублей.
Если посчитать общий объем потерянных средств, сумма составит 40 000 рублей. В зависимости от формы налогообложения, придётся заплатить 5-20% от этой суммы. Доказать налоговой службе, что в каждом чеке была ошибка, довольно сложно.
И даже если удастся получить экспертное заключение от специалиста, на обновление данных придётся потратить много времени. Поэтому лучше не допускать возникновения ошибок, чем тратить ресурсы на их решение.
Шаг N 1. Собираем комиссию и отражаем недостачу в документах
После того как вы обнаружили недостачу, нужно инвентаризировать кассу. До 2012 г. такая процедура проводилась в соответствии со старым Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок). В этом документе был целый раздел «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины», где подробно прописано, как инвентаризировать кассу.
А в новом Положении о ревизии кассы и учете недостач не говориться вообще. Скорее всего, это обусловлено тем, что новый документ предоставляет больше свободы юридическим лицам и предпринимателям в вопросах учета своих финансов. Тем не менее вы можете продолжать пользоваться старым, привычным порядком инвентаризации кассы несмотря на то, что конкретные требования в отношении этой процедуры теперь отсутствуют.
Как взыскать недостачу с кассира
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Сумма недостачи меньше среднего месячного заработка кассира? ¦
L-----------------T---------------------------------------T----------------
¦ ¦
Да Нет
¦/ ¦/
------------------+------------------¬ --------------+---------------¬
¦ Приказ о взыскании принят в течение¦ ¦ Кассир согласен возместить ¦
¦месяца со дня установления комиссией+-Нет->¦ сумму недостачи? ¦
¦ размера недостачи? ¦ ¦ ¦
L-----------------T------------------- LT------------T----------------
¦ ¦ ¦
Да Да Нет
¦/ ¦ ¦/
------------------+------------------¬ ¦------------+---------------¬
¦ Сумму недостачи можно удержать ¦¦ из зарплаты кассира. Его согласия ¦ ¦ обнаружения недостачи ¦
¦ на это не требуется. Однако общий ¦ ¦необходимо обратиться в суд¦
¦ размер удержаний при каждой выплате¦ ¦ с исковым заявлением о ¦
¦ зарплаты не должен превышать 20% ¦ ¦взыскании долга с работника¦
L------------------------------------- L----------------------------
Схема
Отдельно следует сказать о ситуации, когда недостача возникает по вине несовершеннолетнего работника. Например, это может быть 16-летний курьер, потерявший вверенные ему деньги. Согласно ст. 242 ТК РФ работники, которым не исполнилось 18 лет, несут полную материальную ответственность лишь за ущерб, причиненный умышленными действиями, в состоянии токсического опьянения, а также в результате совершения преступления или проступка. Недостачу, возникшую по другим причинам, с таких лиц можно взыскать только в пределах среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
Правила ревизии кассы
Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.
Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.
В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.
Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.