Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как и зачем вести учет рабочего времени сотрудников: гайд для бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Кто должен вести учет
Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании. Конечно, маловероятно, что он будет составлять и подсчитывать часы по табелям самостоятельно.
Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его. Иногда эту функцию выполняют секретари, бухгалтеры и т.п. Сроки сдачи документа должны быть четко зафиксированы в приказе.
Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.
Ответственный за проведение учета рабочего времени выполняет следующие задачи:
- фиксирует время фактического присутствия сотрудников на работе и вносит его в табель;
- проверяет наличие и подлинность документов об уважительных причинах отсутствия на рабочем месте, например, больничные листы, повестки в суд, заявления на предоставления отгулов и т. п.);
- закрывает табель в конце месяца, указывает итоговое число отработанных часов, заверяет документ своей подписью и сдаёт его в бухгалтерию.
Все ответственные лица должны быть ознакомлены с приказом об их назначении и поставить под ним свою подпись. В противном случае при проверке организация может получить штраф.
Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников
Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.
Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.
Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.
Такой график работы вызывает много вопросов. По нему несколько сложнее проводить анализ. Однако есть ситуации, когда нет альтернативного выхода. Например, если продолжительность буднего дня превышает норму, прописанную в Трудовом кодексе. Таким образом функционируют рестораны и многие другие заведения. Данный распорядок необходим и когда оборудование задействовано круглосуточно.
При приеме в штат нового сотрудника, этот тип занятости уже обозначен в контракте. Сложнее, если нужно перевести на сменный режим все предприятие или отдельных работников. Тогда алгоритм действий такой:
- руководитель издает соответствующий приказ;
- изменения отображаются в коллективном договоре;
- разрабатываются графики выхода на смену;
- оформление дополнительных соглашений, персонал уведомляется и дает согласие минимум за две недели;
- проводится ознакомление с распорядком.
При создании расписания нужно учитывать законодательные ограничения на предпраздничные дни и продолжительность смены для отдельных категорий граждан.
Ответственность за организацию учета рабочего времени несет работодатель. Но на практике владелец бизнеса лично не выполняет эту задачу. Этим могут заниматься начальники отделов, бухгалтер, специалист/служба/комиссия по охране труда на предприятии, секретарь или уполномоченный сотрудник, которого избрал коллектив.
На сотрудника, ответственного за ведение учета, возлагают следующие обязанности:
-
следить за тем, сколько времени работники присутствуют на рабочих местах в течение дня, и фиксировать эти данные;
-
проверять наличие уважительных причин для опозданий и неявок, которые подтверждаются медицинскими справками, больничными листами и другими документами;
-
закрывать ведомости, фиксировать в них число отработанных часов за определенный период, передавать отчеты в бухгалтерию накануне начисления заработной платы.
Перечисленные обязанности прописывают в трудовом договоре сотрудника, который ведет учет рабочего времени.
На государственном уровне контроль ведения учета осуществляют:
-
Федеральная инспекция труда.
-
Ростехнадзор.
-
Роспотребнадзор.
-
Профсоюзы.
Как добиться качественного учета
Добиться качественного учета бывает непросто и можно видеть такую картину:
- Часы списываются только в конце периода (например, недели) и без особой точности.
- К списаниям нет комментариев — сам автор не вспомнит, что делал, и тем более согласующий не поймет сути работ и не оценит адекватность заполнения таймшита.
- Учитываемые часы подгоняются под расписание, что не соответствует фактическому положению дел.
А качественный учет — это получение реальной и точной картины рабочего времени.
Рекомендуем исходить из тезиса, что люди в массе — честные и ответственные работники. Если в компании адекватная корпоративная культура и поставлены правильные цели — этого уже достаточно для качественного учета.
Вместе с тем ряд правил поможет поддерживать качество:
- Нужна система сдержек и противовесов, которая реализуется в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения, поэтому его мотивация в списании времени на коммерческие проекты. Мотивация менеджера в снижении издержек своего проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.
- Рекомендуем требовать от сотрудников детальных комментариев и отказывать в согласовании таймшита, если комментариев нет. Комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим глубже понимать конкретику работ сотрудника.
- Данные учета рабочего времени должны реально работать, например, использоваться для расчета утилизации, управления экономикой проектов и т.д.
- Не нужны лишние ограничения, которые вынуждают человека указывать неверные значения. Частый случай — ограничение рабочего дня в 8 часов. Сотрудник работает 9 часов, например, но вынужден искажать отчетность.
- Рекомендуем учитывать все время, включая отсутствия, простой и административные задачи. Хороший таймшит — полное и точное отражение рабочего времени сотрудника.
Режимы работы предприятия: нормированный, ненормированный, сменный, свободный
Существуют разные виды режимов рабочего времени. Расписание может быть пятидневным, выстроенным по схеме 2/2, 3/2. Каждая организация сама для себя определяет, какой из вариантов наиболее предпочтителен. Выбирая лучшую схему организации внутреннего распорядка, руководители обычно опираются не только на действующие нормы труда, но и на масштаб бизнеса, его специфику и ряд других факторов, носящих индивидуальный характер.
Работодатель может установить нормированное, ненормированное или посменное расписание. Также допускается возможность работы по свободному графику. Выбранный вариант влияет на методику контроля служебного распорядка, а вместе с этим формирует следующие особенности функционирования компании:
- длительность рабочего дня;
- наличие перерывов для отдыха, их протяженность;
- количество часов в трудовой семидневке;
- порядок чередования выходных и рабочих дней;
- возможность сверхнормативной производственной деятельности.
Учет рабочего времени — законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой. Используя максимально подходящий вид учета и современные средства автоматизации, вы сможете не только соблюсти требования законодательства, но и значительно увеличить показатели продуктивности.
Планирование и учет рабочего времени с применением специальных систем выводит понятие об эффективности труда на новый уровень. Однако как и любой другой инструмент, система учета рабочего времени может принести компании как пользу, так и навредить. Здесь многое зависит от руководителя.
Если вы сделали все грамотно и прозрачно, прислушиваетесь к своим сотрудникам и используете полученные данные на благо — весь коллектив только выиграет. Но если под видом анализа продуктивности внедряется тотальная слежка за каждым вздохом подчиненных — не стоит удивляться, что внедрение СУРВ не оправдывает ожиданий.
Образец приказа о назначении ответственного
Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.
В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Поденный или дневной учет рабочего времени — наиболее распространенный подход
Большинство сотрудников в Российской Федерации работают по стандартной пятидневной рабочей неделе с восьмичасовым графиком труда и получают зарплату в качестве фиксированного ежемесячного оклада, возможно, с дополнительными премиями за достижение каких-либо успехов. И для реализации подобных задач лучше всего подходит поденный учет рабочего времени, который считается «золотым стандартом» и среди сотрудников, и среди работодателей.
Также удобен такой подход не только с окладной системой оплаты труда, но и в случаях, когда сотрудники получают сдельный доход по тарифной ставке или же процент от продаж. В таком случае у работодателя тоже фактически нет необходимости отслеживать точно потраченное сотрудниками рабочее время, и он использует наиболее простую и удобную для каждой стороны взаимоотношений систему учета.
Цели и задачи организации рабочего времени
Правильная (рациональная) организация работы на предприятии: рабочего времени, рабочего места, графика работы, отдыха, перекуров, выходных и т.п. – это очень важная часть общего тайм-менеджмента любой организации (от англ. Time Management, «управление временем»).
К чему может привести рационально спланированная политика управления:
- Растёт продуктивность каждого отдельного человека/сотрудника (благодаря распределению времени на вверенные обязанности).
- Снижается общий уровень затрат, оптимизируются расходы на заработную плату.
- Нормализуются трудовые отношения, улучшаются взаимоотношения между отдельными членами коллектива (фактически руководитель может регулировать состав смен и их пересечение между собой, ротацию кадров между разными сменами, взаимозаменяемость сотрудников, наставничество и другие детали).
- У управленца появляется возможность более детального и точного планирования деятельности своей службы/отдела.
- Труд строго нормируется (сотрудники могут планировать свои личные дела с привязкой к выходным и к своему свободному времени).
- Упрощается расчёт заработной платы (к тому же, всегда можно сверить график явок и отработанные часы с тем, что было учтено в официальном табеле при расчётах).
Программы для организации рабочего времени
Крупные предприятия стараются минимизировать риски ошибок при организации времени рабочего дня, при планировании графиков работы и при учёте явок/уходов своих работников.
Для этого могут вводиться специальные программно-аппаратные комплексы – СКУД (системы контроля и управления доступом). Они решают одновременно несколько задач: идентификация персонала при пересечении территории предприятия, контроль явки и перемещений внутри (например, частота и длительность перекуров, обеденного времени и т.п.), составление отчётности и обеспечение доказательной базы на случай проблем/разбирательств с сотрудниками, которые не желают эффективно работать.
СКУД обходятся достаточно дорого и сложно вводятся в эксплуатацию. Их могут позволить себе только средние и крупные компании. Малый бизнес обычно выбирает более доступные производственные решения – только с программной реализацией.
Например, в качестве систем организации рабочего времени могут использоваться:
- CRM-системы,
- специальные модули в комплекте с бухгалтерским софтом.
Реже:
- тайм-трекеры (устанавливаются на рабочие места сотрудников),
- таблицы (ведутся в любом удобном редакторе).
Какие задачи решают системы учета рабочего времени?
Возможности системы идентификации пользователей и анализа их рабочей деятельности позволяют собирать детализированную информацию по каждому отдельному сотруднику по дням и за отчетные периоды:
· количество отгулов и больничных дней;
· общее время опозданий и ранних уходов;
· фактически отработанные часы;
· учет работы в выходные и переработки.
Продуктивные системы учета рабочего времени сотрудников помогут повысить качество и эффективность работы персонала и достигать другие цели:
· организовать простое планирование рабочего времени;
· составлять обоснованные графики работы;
· укрепить внутреннюю дисциплину среди сотрудников;
· улучшить ведение статистической и итоговой отчетности;
· принимать грамотные управленческие решения в отношении кадрового вопроса, внутреннего распорядка и режима трудового дня;
· добиться повышения финансовой экономии;
· настраивать эффективную работу систем кондиционирования, жизнеобеспечения.
В отличие от предыдущих способов, использование системы учета рабочего времени сотрудников с помощью видеонаблюдения позволяет осуществлять учет рабочего времени с контролем сотрудников по всей территории предприятия. Установленное оборудование дает возможность в режиме реального времени видеть, чем именно занимается и где находится персонал. Этот метод обеспечивает не только повышение эффективности работы сотрудников, но и безопасность компании, так как помогает купировать хищения и нарушения корпоративных правил, а также предотвратить пожары и другие чрезвычайные ситуации. Больше всего использование системы видеонаблюдения подходит для ресторанов, банков, крупных компаний.
Преимущества установки системы видеонаблюдения:
· контроль доступа пользователей к тому или иному помещению;
· учет не только прихода и ухода с работы, но и время перекуров, отсутствия на своем рабочем месте;
· возможность получения детального отчета;
· наличие аудио- и видеозаписей в случае возникновения спорных и внештатных ситуаций.
К недостаткам можно отнести более высокую цену, чем у предыдущих вариантов и необходимость монтажа оборудования по всей территории с прокладыванием кабеля.
Русскоязычная программа (разработка российской компании «Нетворк Профи») LanAgent имеет три версии – Standard, Enterprise и Terminal, применяемые в зависимости от типа и количества наблюдаемых объектов.
Основная функция этой программы – повышение эффективности работы сотрудников за счет выявления и минимизации деятельности, не связанной с выполнением служебных обязанностей (в том числе использования рабочего времени и компьютеров компании для развлечений и личной выгоды), а также определения недобросовестных сотрудников и нарушений трудовой дисциплины.
Для этого создается полная картина рабочего дня сотрудника. Из нее видно, сколько времени он реально потратил на свои служебные обязанности, а сколько занимался личными делами и развлечениями.
Программа фиксирует время старта и выключения компьютера, рассчитывает время активной работы сотрудника на компьютере и время простоя, отслеживает запуск и закрытие программ, ведет подсчет времени активной деятельности пользователя ПК в каждой из них (рис. 10).
Учет рабочего времени
Учет времени, фактически отработанного каждым работником, обязан вести работодатель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В зависимости от того, на какой календарный период определяется продолжительность рабочего времени (на сутки, неделю, месяц или более), различают режимы с поденным, недельным и суммированным учетом рабочего времени.
При пятидневной или шестидневной рабочей неделе ведется недельный или поденный учет рабочего времени. При недельном учете продолжительность ежедневной работы предусматривается графиком и может быть различной в разные дни, а при поденном учете ежедневная продолжительность работы предусматривается правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности и в основном бывает ежедневно одинакова. Следовательно, преимущественно различают режимы с поденным и недельным учетом рабочего времени.
При выполнении определенных видов работ или в некоторых организациях, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается, как это следует из ст. 104 ТК РФ, введение суммированного учета рабочего времени. В некоторых случаях введение суммированного учета рабочего времени предусматривается законодательством. Так, например, в соответствии со ст. 300 ТК РФ суммированный учет рабочего времени устанавливается при вахтовом методе работы. В этом случае учетный период охватывает все рабочее время, время в пути от места нахождения работодателя или от пункта сбора до места выполнения работы и обратно, а также время отдыха, приходящееся на данный календарный отрезок времени.
Положением по учету рабочего времени граждан, принятых в профессиональные аварийно-спасательные службы, профессиональные аварийно-спасательные формирования на должности спасателей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 8 июня 1998 г. N 23, спасателям введен суммированный учет рабочего времени за месяц, квартал или за иной более длительный период, но не более чем за год.
Суммированный учет вводится с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды, но не более одного года) не превышала нормального числа рабочих часов (общего числа рабочих часов, отрабатываемого работником в среднем за учетный период).
При этом ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может в определенных пределах отклоняться от нормальной продолжительности рабочего дня и рабочей недели.
Недоработка или переработка часов соответственно восполняется или убавляется в рамках учетного периода (месяца, квартала и др.) так, чтобы в суммарном выражении отработанные часы равнялись норме часов соответствующего учетного периода.
Переработка сверх нормального числа рабочих часов за учетный период является сверхурочной работой (ст. 99 ТК РФ), которая компенсируется повышенной оплатой или, по желанию работника, предоставлением дополнительного времени отдыха (ст. 152 ТК РФ).
Учет рабочего времени осуществляется в табелях учета рабочего времени, примерная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, после чего передается в бухгалтерию для расчета и начисления заработной платы.
Бухгалтерский и налоговый учет оплаты времени работы и отклонений
Сначала разберемся, какие документы служат основанием для проведения расчета зарплаты и других выплат в пользу работника. В первую очередь это табель – формы Т-12 или Т-13, могут применяться и самостоятельно разработанные. Разница в двух видах форм в том, что Т-12 содержит таблицу, в которой производится расчет заработной платы, а Т-13 только ведет учет рабочего времени и неявок.
Кроме этого могут понадобиться: приказы о командировке или командировочное удостоверение (для расчета суточных), приказы о премировании, выплате материальной помощи, больничные листы. Если в табеле есть дни, обозначенные «НН», придется потребовать от отсутствовавшего работника объяснительную записку и оправдательные документы.
Обратите внимание! Командировочное удостоверение не является обязательным документом, но внутренними положения компании может быть предусмотрено его оформление.
Для сдельщиков кроме табеля будут нужны также данные о выработке: наряды, ведомости, путевые листы. Их работа не только оценивается в зависимости от времени, но и от выполнения определенных норм выпуска продукции, ее качества, наличия брака.
В некоторых организациях также понадобятся документы, подтверждающие выполнение условий для получения бонусов. Например, менеджер микрофинансовой компании получает не только оклад, но и премии за количество привлеченных, обслуженных клиентов, за результаты соблюдения ими графика платежей (своевременность поступления оплат), продажу дополнительных услуг (страхование, карты рассрочки).