Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата командировок: по среднему заработку, суточных». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сама процедура возмещения издержек работника, связанных с отправкой его в командировку, в соответствии с требованиями закона, должна быть предусмотрена во внутренних документах самой организации. То же относится и к суммам затрат, которые подлежат возмещению.
Ошибка: Сотрудник по прибытию на место работы из служебной поездки требует выплатить ему зарплату за период пребывания в командировке.
Комментарий: Заработная плата за время пребывания в командировке начисляется на общую сумму заработка сотрудника по итогам месяца.
Ошибка: Работодатель по своему усмотрению выплачивается сотруднику, пребывающему в командировке на территории России, суточные в размере 1500 рублей в день, не облагая выплаты НДФЛ.
Комментарий: Закон позволяет не облагать налогом на добавленную стоимость только суточные в следующих пределах — максимум 700 рублей в сутки, если место назначения находится в России, 2500 рублей в сутки, если сотрудник поехал за рубеж.
Как оформляется поездка
Алгоритм оформления командировки следующий:
- Для начала, работодатель должен принять решение о командировке и издать соответствующий внутренний документ в виде приказа или распоряжения.
- Далее, готовится задание для сотрудника, где определяются основные цели его поездки. Издавать официальное удостоверение не требуется.
- После того, как работника ознакомили с решением руководства, все отчеты о сроках и суммах затрат будут производиться по транспортным билетам и квитанциям об оплате. Там же будут указаны и соответствующие сроки выезда и возвращения.
- В том случае, если сотрудник предполагает использовать собственный транспорт, отчитываться о прибытии придется служебной запиской. Кроме того, в этом смысле может пригодиться договор на аренду жилья.
- В соответствующих табелях, в которых организация учитывает рабочее время, указывается, что работник находится в командировке.
- Зарплата за время, пока работник выполнят задание на выезде, считается не как обычная оплата, а исходя из средней начисленной сотруднику оплаты за предшествующий командировке год.
- В организации могут быть приняты локальные документы, которые требуют от вернувшегося командированного сотрудника подготовить отчет о проделанной в командировке работе и выполнении задания руководителя.
Размер выплат за командировку за границу
В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.
Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.
Какие дни обязан оплачивать работодатель
Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:
- Все дни, проведенные в рабочей поездке.
- Выходные, которые выпадают на период командировки.
- Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
- Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.
Расчёт командировочных
Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.
Оплата труда и командировка
Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.
Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:
- среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
- фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
- если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.
Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
Возмещение командировочных расходов
Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан компенсировать направленному в командировку сотруднику расходы на:
- проезд до конечного пункта назначения и обратный путь;
- наем помещения, необходимого для проживания в период нахождения в командировке;
- дополнительные затраты, обусловленные временным проживанием работника в другой местности (суточные);
- прочие расходы, согласованные с работодателем.
В соответствии с п. 10 Положения перед служебной поездкой работнику выплачивается аванс, который должен покрыть расходы на дорогу и наем жилого помещения. По этой норме суточные тоже должны быть выплачены перед отъездом сотрудника.
Однако следует подчеркнуть, что работодатель не обязан возмещать откомандированному гражданину дополнительные расходы, которые не были с ним согласованы. Например, если во время нахождения в командировке сотрудник воспользуется платной автодорогой, заранее не оговорив такой вариант с работодателем, последний может на законных основаниях отказать оплачивать езду по платному участку трассы.
Если служебная командировка связана с поездкой на территорию иностранного государства, согласно п. 23 Положения работодатель должен возместить сотруднику следующие дополнительные затраты:
- расходы, связанные с получением загранпаспорта, визы и прочих документов, обусловленных выездом за границу;
- подлежащие взиманию в обязательном порядке консульские и аэродромные сборы;
- сборы, взимаемые за право въезда в страну или транзита автотранспортного средства;
- затраты на обязательное медицинское страхование отправляемого за границу сотрудника;
- прочие платежи и сборы, подлежащие взиманию в обязательном порядке.
Оплата командировок — возмещение затрат
Компенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ. Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:
- За проезд (в том числе за провоз багажа);
- За найм жилья;
- За услуги связи;
- За загранпаспорт и визы;
- За обмен валюты.
При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом их посуточного размера:
- 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
- 2 500 руб. – для загранкомандировок.
Размер суточных командировочных расходов
Максимальный размер суточных не определяется трудовым законодательством. Однако существуют минимальные суточные, регламентируемые ТК РФ.
ВАЖНО! Полученные суточные не учитываются при расчете суммы отпускных. Дни служебной поездки также исключаются из расчетного периода.
Денежные средства выдаются работнику перед отъездом (не позднее, чем за день до даты отъезда).
Минимальная сумма суточных относится к прочим видам прибыли и не облагается подоходным налогом. С этих начислений не совершается также выплата страховых взносов в Пенсионный фонд и ФСС. Денежные средства сверх минимальных отметок подлежат налогообложению в стандартном порядке.
Рассчитываем средний заработок при оплате командировки
За работником, направленным в командировку, сохраняется заработная плата в течение периода командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни по графику постоянного места работы . Если размер заработной платы за дни нахождения в командировке ниже размера среднего заработка, оплату следует производить исходя из среднего заработка. Рассмотрим это на конкретном примере.
Ситуация
Работник организации направлен в командировку в г. Гродно на 4 рабочих дня с 26.02.2018 по 01.03.2018.
Этот работник трудится по графику пятидневной рабочей недели.
Работнику установлен должностной оклад 1250 руб.
Положением об оплате труда предусмотрено премирование работников за результаты финансово-хозяйственной деятельности ежемесячно пропорционально отработанному времени в размере 30% оклада.
В декабре 2021 г. работнику начислено вознаграждение по итогам работы за год в сумме 1050 руб.
Средний заработок за период командировки определяется следующим образом :
При этом оплате подлежат рабочие дни (часы) по графику постоянного места работы, приходящиеся на период командировки.
Среднедневной (среднечасовой) заработок рассчитывается по формуле :
Расчетным периодом являются 2 календарных месяца работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу начала командировки . При этом учитываются только отработанные дни (часы). Если работник находился, например, в отпуске или болел, то эти периоды исключаются из расчета .
В рассматриваемом случае расчетный период включает декабрь 2017 г. и январь 2021 г.
В связи с трудовым отпуском с 26.12.2017 по 05.01.2018 работником отработано:
— в декабре 2021 г. 16 рабочих дней из 20 дней по графику;
— в январе 2021 г. 18 рабочих дней из 22 дней по графику.
При расчете учитывается заработная плата, фактически начисленная работнику в расчетном периоде за выполненную работу и отработанное время . Отпускные, иные выплаты за неотработанное время в расчете не участвуют . Ежемесячная премия, начисленная пропорционально отработанному времени в текущем месяце, учитывается в полном размере . Вознаграждение по результатам работы за год включается в заработок каждого месяца расчетного периода в течение 12 месяцев начиная с месяца начисления в размере 1/12 от общей суммы последней произведенной выплаты пропорционально отработанному времени .
В приведенной ситуации оклад и премия, начисленные работнику за отработанное время, сумма вознаграждения, включаемая в расчет, составили:
| Вид выплаты | Декабрь 2021 г. | Январь 2021 г. | ||
| (отработано 16 дней из 20) | (отработано 18 дней из 22) | |||
| Начислено, руб. | Принято в расчет, руб. | Начислено, руб. | Принято в расчет, руб. | |
| Должностной оклад | 1000 (1250 / 20 x 16) |
1000 | 1022,73 (1250 / 22 x 18) |
1022,73 |
| Ежемесячная премия (30%) | 300 (1000 x 30%) |
300 | 306,82 (1022,73 x 30%) |
306,82 |
| Вознаграждение по итогам работы за год | 1050 | 70 (1050 / 12 / 20 x 16) |
71,59 (1050 / 12 / 22 x 18) |
|
| Итого | 2350 | 1370 | 1329,55 | 1401,14 |
Состав командировочных расходов
Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:
— выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);
— оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);
— оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);
— оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);
— компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.
Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.
Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.
Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.
Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:
- на проезд;
- на проживание (аренду жилья);
- суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
- некоторые другие расходы – например, визы, страховки.
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Суточные в заграничных командировках.
Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.
Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.
В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.
Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.
Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.
Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.
Как рассчитать командировочные расходы (в части суточных) при служебных командировках за границу?
Трудовое законодательство РФ устанавливает определенные особенности оплаты суточных при направлении работника в служебную командировку за границу.
В случае, когда сотрудник по заданию руководства командируется в организацию, находящуюся за рубежом, время в пути оплачивается следующим образом: за время проезда по территории России оплата суточных производится в том же размере, что и суточные при командировках по территории РФ (абз. «а» п. 17 Положения), а за время проезда вне России — в размере, установленном для оплаты суточных при загранкомандировках (абз. «б» п. 17 Положения).
День пересечения государственной границы РФ оплачивается по-разному в зависимости от того, выезжает ли командированный сотрудник с территории РФ или, наоборот, возвращается в Россию из командировки. Суточные за день въезда сотрудника в РФ оплачиваются в рублях РФ, а суточные за день выезда из РФ — в иностранной валюте (п. 18 Положения). Дата въезда/выезда работника с территории РФ устанавливается по отметкам пограничных органов в паспорте. Для того, чтобы определить, как рассчитать суточные в командировке в страны ближнего зарубежья (СНГ), на границе с которыми пограничные службы не делают отметки о пересечении границы, необходимо исходить из правила, указанного в п. 19 Положения, согласно которому дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным билетам.