Автомобильные расходы предпринимателя: Правила учета и подтверждения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Автомобильные расходы предпринимателя: Правила учета и подтверждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Аренда авто с экипажем у ИП

2. Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

3. Смена объекта на УСН: с «доходы минус расходы» на «доходы»

4. Распространенные ошибки при аренде авто

5. Документальное оформление расходов на ГСМ

6. Что важно знать при аренде авто в лизинг для ИП на УСН

7. Положительные моменты договора лизинга для ИП

8. Тонкости налогообложения

9. Сдача в аренду грузовика

10. На что указывают судьи?

11. Виды расходов на стоянку автомобиля

12. Учет транспортных расходов при УСНО

13. Особенности бухучета аренды автомобиля

14. Использование личного автомобиля работника при УСН

По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.

Аренда авто с экипажем у ИП

Арендодателем может выступать физическое лицо, зарегистрированное как ИП. Вопрос налогообложения при аренде автомобиля с экипажем у ИП полностью снимается с организации-арендатора. Налог с дохода от аренды платит ИП в соответствии с применяемой им системой налогообложения. Что касается страховых взносов в части оплаты услуг по управлению транспортным средством, то и здесь ИП уплачивает их самостоятельно в фиксированном размере в рамках своей предпринимательской деятельности, если он сам является водителем. В случае наличия наемного персонала на этой должности ИП уплачивает страховые взносы в общем порядке как работодатель.

Расходы по аренде авто у ИП организация-арендатор признает в том же порядке, что и по аренде авто у физического лица.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

марка и модель автомашины;
ее пробег на момент передачи;
стоимость данного актива;
данные технического осмотра;
номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

20 «Основное производство»;
23 «Вспомогательные производства»;
25 «Общепроизводственные расходы»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
44 «Расходы на продажу».

Смена объекта на УСН: с «доходы минус расходы» на «доходы»

Доходы и расходы	Когда провести	Рекомендации
Доходы
Учет доходов при смене объекта не меняется
Расходы
Все, кроме взносов	в 2022 году	Если хотите сэкономить, по возможности оплатите расходы в 2022 году и выполните другие условия для учета. Например, выплатите зарплату в декабре, оплатите и реализуйте товары и т. д.
Страховые взносы за декабрь	зависит от других доходов и расходов	Если вы перечислите взносы при текущем объекте «доходы минус расходы», то сможете на эту сумму уменьшить налоговую базу. А если заплатите уже в 2023 году, при УСН «доходы», то сможете снизить налог к уплате

Доходы
Выгоднее получить авансы или оплату от покупателей в 2022 году. Тогда вы заплатите с выручки налог по УСН с меньшей ставкой. Со всех доходов 2023 года ФНС насчитает вам налог по АУСН, где ставка выше
Расходы
С УСН «доходы минус расходы» на АУСН «доходы»	в 2022 году	Чтобы учесть расходы, оплатите их до перехода на АУСН. С 2023 года вы сможете рассчитывать налог только по доходам
С УСН «доходы минус расходы»на АУСН «доходы минус расходы»	зависит от того, к какому периоду относятся расходы	До перехода: оплатите расходы, которые относятся к 2022 году. Например, товары, которые уже реализовали. Инспекторы не включат в базу при АУСН расходы, которые относятся к другим спецрежимам. После перехода: оплатите расходы, которые можно отнести к периоду работы на АУСН. Например, если вы планируете приобрести дорогостоящее ОС, налоговики спишут все расходы в базе по АУСН на дату уплаты. Уточнение: на новой упрощенке получится также учесть стоимость ОС, которое предприниматель ввел в эксплуатацию в 2022 году, а оплатил в 2023. Налоговики подтвердили, что расходы снизят базу по АУСН на дату уплаты
С УСН «доходы» на АУСН «доходы»	в 2022 году	Чтобы снизить налог по УСН в 2022 году, перечислите в этом году страховые взносы с выплат работников за декабрь и взносы ИП за 2022 год
С УСН «доходы» на АУСН «доходы минус расходы»	в 2023 году	Отложите все расходы, которые можно отнести к периоду работы на АУСН. Например, перенесите на январь покупку ОС или товаров, которые планируете реализовать в 2023 году

Распространенные ошибки при аренде авто

Практика показывает, что большая часть ошибок при аренде ТС связана с оформлением договора имущественного найма. Это главный документ, которым руководствуются обе стороны при разрешении спорных ситуаций. Следует понимать, что только те условия, которые прописаны в двустороннем соглашении, будут иметь юридическую силу.

Условно можно выделить следующие возможные «недостатки» и ошибки при оформлении договора имущественного найма:

Отсутствие сроков, порядка, формы внесения платы за аренду ТС. Тогда вступают в действие так называемые сравнимые обстоятельства. Чтобы этого избежать следует вносить все обязательные данные.
Ошибочное распределение текущих трат, а также расходов на капитальный ремонт. Следует знать, что в случае аренды ТС с экипажем все виды ремонта, сопутствующие траты по техническому обслуживанию оплачивает владелец автомобиля, а без экипажа — организация (арендатор).

Траты, связанные с эксплуатацией при аренде ТС без экипажа может оплачивать владелец автомобиля, если это предусмотрено договором. Исключение — оплачивание капитального ремонта.

Сложности могут возникнуть и при необходимости доказательства произведенных трат. Стандартно в подтверждающем качестве выступают документы:

путевой лист (целевое использование, маршрут, время и периодичность поездок);
платежные документы — чеки и др. (покупка топлива, оплата ремонтных работ, иных трат);
акты выполненных работ по части починки (можно составлять произвольно);
распоряжение руководителя организации о закреплении автомобиля за работником и др.

В учете отображаются лишь задокументированные траты, представленные в качестве подтверждения.

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Документальное оформление расходов на ГСМ

На основании ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход ГСМ на производственные цели, является путевой лист (Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@).

О правилах заполнения путевого листа можно прочесть в Письме Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51. В нем также отмечается, что нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца.

При этом форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно исходя из удобства учета, должна содержать следующие обязательные реквизиты любого первичного документа согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

— наименование и номер путевого листа;

— сведения о сроке его действия;

— сведения о владельце транспортного средства;

— марка и государственный номер транспортного средства;

— фамилия, имя и отчество водителя.

Кроме того, форма путевого листа должна быть утверждена в учетной политике.

Наряду с этим отмечаем, что путевые листы нужно хранить в организации не менее пяти лет.

Что важно знать при аренде авто в лизинг для ИП на УСН

Лизинг автомобиля подразумевает долгосрочную финансовую аренду автомобиля у его собственника (лизингодателя) с переоформлением ее в будущем в собственность предпринимателя (лизингополучателя). При лизинге собственником предмета лизинга до полной оплаты остается лизингодатель.

Основания для оформления авто в лизинг для ИП на УСН применяются общие, как и в случае передачи транспортного средства компании, работающей на общих условиях налогообложения.

Отличия заключаются лишь в пакете документов, оформляемых ИП при лизинге при УСН. Следует помнить, что в связи с отсутствием у ИП бухгалтерского учета возникают проблемы с подтверждением их финансовой состоятельности, равно как и квартальных доходов, поскольку налоговую отчетность ИП подают раз в год.

Поэтому и лизингодатель при заключении договора с ИП, как правило, в стремлении минимизировать свои риски либо предложит более высокую по сравнению со стандартной процентную ставку, либо запросит больший первоначальный взнос.

Если ИП намерен взять авто в лизинг при УСН — доходы минус расходы, ему следует в полной мере разобраться с налоговой составляющей вопроса.

При этом предпринимателям важно понимать, что расходы на объекты непроизводственного назначения, приобретенные в лизинг, не могут быть учтены в расчетах сумм налога, так как они не связаны с их производственной деятельностью.

Итак, в силу того, что предприниматели-упрощенцы не имеют возможности возместить НДС с договора лизинга, в финансовой практике получила распространение такая услуга, как лизинг для ИП без НДС.

Такой вариант подразумевает, что предприниматель может взять в лизинг объект, в цену которого НДС включаться не будет, и, соответственно, сэкономить на затратах в размере 18%. Считается, что в данном случае к потенциальным лизингополучателям будут предъявляться более лояльные требования в части подтверждения их финансового состояния и платежеспособности, а также меньший пакет необходимых документов.

Положительные моменты договора лизинга для ИП

Рассмотрим плюсы и минусы лизинга для ИП. Начнем с положительных аспектов:

ИП оперативно получает необходимый для коммерческой деятельности объект, тем самым может расширить свою деятельность, периодически вкладывая приемлемые для него суммы в течение длительного времени.
ИП вправе самостоятельно выбрать продавца нужного ему объекта ОС.
От предпринимателя не требуется дополнительное обеспечение займа, равно как и поиск поручителей.
Процедура оформления лизинга характеризуется относительной простотой и быстротой. Требуемый пакет документов, как правило, значительно меньше, чем для получения кредита; не требуется бизнес-план.
По сравнению с условиями предоставления банковских кредитов, лизинг предполагает более мягкие требования к ИП, его финансовой устойчивости и оборотам.
При заключении лизингового контракта отсутствуют дополнительные комиссии.
Так как лизинговое имущество не является собственностью предпринимателя, у ИП на него не начисляется налог на имущество. Кроме того, заключение договора дает ИП возможность налоговой оптимизации (к примеру, если ИП применяет УСН по схеме «доходы минус расходы», он из периода в период может уменьшать базу по налогу на величину лизинговых платежей).
При возникновении у ИП финансовых трудностей лизинговая компания, как правило, идет навстречу и пересматривает график платежей.

Тонкости налогообложения

Может ли ИП сдавать в аренду автомобиль? Да, может. По закону это обычная коммерческая деятельность, направленная на получение прибыли. Открыть ИП для аренды автомобилей может любое заинтересованное лицо при наличии соответствующего автопарка.

Как происходит начисление налогов? Если открыто ИП по аренде автомобилей, то налогообложение зависит от разных факторов (количество машин, наличие работников).

Рассмотрим по отдельности каждый из них:

ИП сдает в аренду автомобиль физическому лицу. Независимо от формы налогообложения (ОСНО, УСН), закон требует документального подтверждения расходов (ст.252 НК РФ). Если ИП сдает в аренду автомобиль по упрощенной системе, то ему нужно уплачивать налог в размере 6% от полученного дохода. Дополнительно потребуется оплачивать транспортный налог (ст.ст.356-357 НК РФ). ИП, который находится на ОСНО необходимо платить НДС в размере 18% (ст.143 НК РФ).
ИП сдает в аренду автомобиль ООО. Сумма налогового сбора будет зависеть от формы налогообложения арендатора и арендодателя. При ведении деятельности на УСН ООО включает арендные платежи в расходы, уменьшая налогооблагаемую базу.
ИП сдал в аренду грузовой автомобиль ООО с одним учредителем. Иногда транспортное средство сдается предприятию, которое оформлено на жену предпринимателя. Подобный вариант возможен для оптимизации расходов. При заключении договора аренды, ООО указывает в графе расходы плату за аренду грузовых автомобилей. ИП уплачивает налоги в соответствии с налоговым режимом (ОСН, УСН). При оформлении найма грузового автотранспорта, находящегося в собственности ИП, также можно использовать налоговые льготы по уплате транспортного сбора. Условием их предоставления является регистрация в системе Платон (ст.361.1 НК РФ)
Аренда автомобилей ИП на ЕНВД. Осуществление перевозок пассажиров или грузов попадает под действие единого налога на вмененный доход (ст.346.26 НК РФ). Единственное ограничение для перехода на ЕНВД – наличие не более 20 машин. База доходности по грузовым перевозкам составляет 6 000 руб. ежемесячно. Физическим показателем вида деятельности будет количество транспортных единиц. При осуществлении пассажирских перевозок база составляет 1 500 руб., а расчет производится по количеству посадочных мест. Если кроме найма предоставляются услуги по ремонту, тогда базовая доходность увеличивается до 12 тыс. руб. и будет исчисляться по количеству работников (ст.346.29 НК РФ).
ИП сдает в аренду личный автомобиль. Предпринимателю потребуется выплатить налог на прибыль и отчисления в ПФР и ФОМС. Сборы позже можно вычесть из удержанных налогов при ведении деятельности на УСН. Вторым вариантом может быть сдача в аренду автомобиля в качестве физического лица. В этом случае нужно оплатить НДФЛ в размере 13% от дохода.
Аренда автомобиля у работника. Если на учете у ИП не состоит автомобиль, можно арендовать транспортное средство у работника.

Сдача в аренду грузовика

Предпринимательская деятельность, осуществляемая по договорам перевозки, независимо от вида транспортного средства (легкового или грузового) и условий оплаты услуги может быть переведена на уплату ЕНВД (пп. 5 п. 2 ст. 346.26 НК РФ). Но не все владельцы ТС работают на условиях договора перевозки, и порой выгодный заказ найти непросто. Иногда имеет смысл сдать грузовой автомобиль в аренду, причем с экипажем, имеющим права и навыки управления ТС. Предоставление такой услуги регулируется нормами гл. 34 «Аренда» ГК РФ.

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору за плату во временное владение и пользование ТС и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную сумму (п. 1 ст. 785 ГК РФ). Разница в приведенных формулировках позволяет чиновникам утверждать, что передача в аренду грузового автомобиля с экипажем независимо от вида транспортного средства не относится к предпринимательской деятельности по перевозке пассажиров и грузов, в отношении которой организации и предприниматели могут признаваться плательщиками ЕНВД. Налогообложение данного вида деятельности должно осуществляться в рамках иных режимов налогообложения (Письмо Минфина России от 27.06.2011 N 03-11-06/3/74). Позиция в некоторой степени формальна, но с ней трудно не согласиться, так как переданные в аренду авто могут использоваться арендатором для оказания транспортных услуг в рамках договора перевозки, что дает право арендатору, а не арендодателю перейти на уплату ЕНВД. Применение же данного спецрежима обоими участниками арендных отношений по одним и тем же арендованным (переданным в аренду) ТС, но в части разных видов деятельности нарушает правила гл. 26.3 НК РФ и приводит к двойному налогообложению ТС по договору аренды.

На что указывают судьи?

Арбитражная практика показывает, что в последнее время в судах арендодатели и перевозчики разбираются больше не с тем, в рамках какого режима облагается их деятельность, а с тем, насколько осуществляемая ими деятельность отвечает условиям и предмету заключенных договоров. Налоговикам иногда удается переквалифицировать фактически оказываемые услуги не в пользу перевозчика, обязав его платить налоги по общему режиму или «упрощенке» как лицо, фактически выступающее в роли арендодателя транспортных средств с экипажем.

Как следует из Постановления ФАС ВВО от 12.04.2011 N А79-5610/2010, по условиям договора предприниматель предоставлял услуги по грузовой перевозке заказчика в служебных целях на грузовом автотранспорте и по перевозке персонала (работников), а заказчик обязался принять эти услуги и оплатить их в порядке, сроки и на условиях, предусмотренных настоящим договором. Предприниматель не имел возможности лично оказывать услуги по управлению грузовыми транспортными средствами по договорам, поскольку не имел водительского удостоверения категории «Е», позволяющего управлять транспортными средствами, относящимися к грузовым тягачам. Ремонт и техническое обслуживание ТС осуществлял за свой счет заказчик. Перевозку груза на автомобилях, указанных в договорах, осуществляли водители заказчика, которым выписывались путевые листы. При таких обстоятельствах предприниматель не мог принимать груз к перевозке и выдавать его грузополучателю, то есть не оказывал заказчику автотранспортные услуги по перевозке пассажиров и грузов. Фактически транспортные средства были переданы в аренду заказчику, в связи с чем налогообложение деятельности по передаче в аренду автомобилей должно осуществляться в рамках общего режима, с чем и согласился арбитражный суд.

Приведем пример противоположного решения — Постановление ФАС УО от 14.06.2011 N Ф09-3256/11-С2. Проанализировав ряд договоров, заключенных предпринимателем с несколькими заказчиками, налоговики решили, что фактически были заключены договоры не перевозки, а аренды транспортных средств с экипажем. Полагая, что предпринимательская деятельность по передаче в аренду грузового автомобиля с экипажем не относится к «вмененной» перевозке пассажиров и грузов, ревизоры начислили налоги по общей системе налогообложения, основываясь на том, что предметом договоров, поименованных как договоры об оказании транспортных услуг, обозначено «предоставление транспортных средств во временное пользование», а в ряде платежных поручений контрагенты предпринимателя указали назначение платежа как «оплата аренды транспортных средств».

Суд не согласился с выводами ревизоров, указав на отсутствие в спорных договорах существенных условий договора аренды транспортных средств с экипажем. ТС не передавались во владение арендаторов, акты передачи не составлялись, выбытия транспортного средства из обладания собственника не происходило. В тексте договоров не было указано конкретное транспортное средство, которое может быть использовано для оказания услуг. Транспорт предоставлялся по заявкам контрагентов в зависимости от характеристик груза. Объем оказанных услуг определялся актами выполненных работ. При этом согласно условиям спорных договоров о цене она определялась как определенная денежная сумма за час работы, а не за пользование имуществом. В итоге арбитры признали деятельность предпринимателя отвечающей условиям договора перевозки груза, что позволяло ему уплачивать ЕНВД с данного вида транспортных услуг.

Подобное же решение вынесено в Постановлении ФАС ВВО от 14.06.2011 N А29-7496/2010. Обнаружив, что организация фактически оказывает услуги перевозки, налоговики не только насчитали штраф за неуплату ЕНВД, но и сделали корректировку налоговых обязательств по общему режиму, который применяла организация при оказании партнеру спорных услуг. Ревизоры использовали п. 5 ст. 173 НК РФ, который обязывает уплатить в бюджет НДС лиц, не являющихся плательщиками данного налога, если они по ошибке или по каким-нибудь иным причинам выставили покупателю счета-фактуры с выделением суммы налога. Эти-то суммы НДС налоговики приняли, чего нельзя сказать о налоговом вычете по товарам (работам, услугам), используемым для оказания облагаемых НДС с точки зрения бухгалтера организации услуг. Поскольку деятельность организации в оспариваемом периоде подлежала обложению единым налогом на вмененный доход, суды обоснованно согласились с мнением налогового органа о том, что данные суммы НДС подлежат исключению из состава налоговых вычетов и уплате в бюджет. Таким образом, разрешив начислить налог, ревизоры отказали в праве на вычет, тем самым подставив налогоплательщика под ощутимые штрафные санкции. И это помимо того, что организации пришлось еще начислить и уплатить в бюджет ЕНВД, который она не уплачивала.

Причина доначисления вышеперечисленных налогов все та же — был неправильно определен режим налогообложения. Организация арендовала транспортные средства с экипажем, чтобы оказать услуги по погрузке и перевозке груза. Для этого было арендовано несколько десятков транспортных средств (около 30 ед.), практически весь парк арендодателя, что по идее должно было избавить арендатора от ЕНВД — превышено установленное ограничение по численности ТС. Но, как оказалось, это лишь формальность: в силу договорных обязательств с иными контрагентами арендодатель фактически не имел права на передачу арендатору транспортных средств в указанном выше объеме. При таких обстоятельствах судьи пришли к выводу, что для оказания автотранспортных услуг по перевозке грузов налогоплательщик использовал менее 20 транспортных средств. Следовательно, налоговый орган правомерно доначислил единый налог на «вмененке» по данному эпизоду.

Согласитесь, у ревизоров было не так много шансов оспорить применение общего налогового режима. По бумагам организация правомерно уплачивала налоги в рамках данной системы налогообложения. И тем не менее это удалось. Проверяемую организацию от штрафов не спасли ни соглашение об аренде большего числа ТС, чем позволено для «вмененки», ни формулировки заключенного с заказчиком договора, согласно которым компания оказывала посреднические услуги по обеспечению перевозки грузов, а не занималась перевозкой грузов. Факты говорили об обратном. Кто виноват в доначислении налогов? Бухгалтер, а больше всего сотрудники, заключившие договоры, условия которых не соответствовали действительности.

Виды расходов на стоянку автомобиля

Если компания владеет автомобилем и использует его в деятельности, у нее возникают расходы на оплату стоянки. Они бывают двух типов:

Постоянные — хранение автомобиля на территории платной стоянки. Например, компания владеет легковой машиной, которой ежедневно пользуются сотрудники с разъездным характером работы. Компания заключила договор с частной стоянкой по соседству. Теперь автомобиль можно оставлять на ней в периоды, когда он не нужен — после окончания рабочего дня и на выходные.
Разовые — за краткосрочную парковку. Например, сотрудник приехал в офис компании-партнера с деловым визитом. Служебный автомобиль он оставил на два часа на платной парковке неподалеку.

Учет транспортных расходов при УСНО

Налогообложение сдачи в аренду автомобиля у ИП происходит следующим образом: предприниматель платит налог с дохода (НДФЛ или налог при УСН) от сдачи автомобиля в аренду согласно своей системе налогообложения (если он применяет ОСНО, то необходимо еще заплатить НДС), а также фиксированные страховые взносы за себя.

Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем — налогообложение меняется лишь при наличии работников. То есть, если водителем выступает сам ИП, выплаты аналогичны выплатам при аренде без экипажа. Если же водителем является работник ИП, то с заработной платы, начисляемой этому работнику, ИП платит все социальные страховые взносы и НДФЛ как работодатель. При этом фиксированные страховые взносы за себя ИП также уплачивает.

В зависимости от обязанностей, прописанных в договоре аренды, ИП-арендодатель может учесть у себя в расходах документально подтвержденные затраты в соответствии со своей системой налогообложения.

Можно заключить договор аренды личного автомобиля с директором ООО — налогообложение в этом случае не будет иметь каких-либо особенностей, так как директор является таким же сотрудником.

Стоит обратить внимание: для того чтобы избежать излишнего внимания налоговых органов к этой сделке, арендная плата должна соответствовать рыночной. Если ООО имеет несколько учредителей, то на одобрение заинтересованной сделки потребуется протокол общего собрания участников. Если генеральный директор является единственным учредителем, то препятствий для заключения договора аренды не будет, так как подписывать этот договор будет хоть и один человек с обеих сторон, но со стороны ООО он будет действовать от имени организации, а со своей — от себя лично.

Сравнительная таблица налоговых последствий аренды авто для организации:

Арендную плату за пользование имуществом «упрощенцы» вправе списывать в расходы.

Арендованное имущество может при этом находиться не только на территории РФ, но и за рубежом. Главное, чтобы это имущество использовалось в предпринимательской деятельности, а понесенные фирмой затраты были документально подтверждены и направлены на получение дохода. Обосновать расходы на аренду арендатор может, имея на руках договор аренды, акты приема-передачи имущества и платежные документы.

Как известно, договор аренды недвижимого имущества, заключенный на срок свыше года, подлежит государственной регистрации. Это следует из пункта 2 статьи 609 и пункта 2 статьи 651 Гражданского кодекса. Поэтому налоговики часто не принимают расходы по договорам аренды, которые не зарегистрированы в установленном порядке. Такие договоры, по их мнению, считаются недействительными, а значит, и расходы по ним необоснованны. Однако у фирм есть выход.

Чтобы учесть арендные платежи по еще не зарегистрированному договору аренды и не вызывать претензий у инспекторов, необходимо:

подать документы на регистрацию и получить в комитете по сделкам с недвижимостью справку о том, что они приняты;
составить и подписать соглашение, в котором указать, что условия договора аренды применяются к отношениям сторон, возникшим до регистрации договора. Право подписать такое соглашение предоставляет сторонам пункт 2 статьи 425 Гражданского кодекса.

Можно также заключить отдельный краткосрочный договор, который будет действовать до момента регистрации основного договора. Арендные платежи по этому договору можно будет включить в расходы в момент подписания акта (то есть до регистрации).

Если «упрощенцы» арендуют государственное или муниципальное имущество, то они признаются налоговыми агентами по НДС и обязаны рассчитать, удержать и перечислить в бюджет сумму этого налога. Налоговая база при этом определяется как сумма арендной платы с учетом налога.

«Упрощенцы», выбравшие в качестве объекта налогообложения «доходы минус расходы», сумму перечисленного в бюджет НДС учитывают в составе расходов, уменьшающих доходы отчетного (налогового) периода (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Особенности бухучета аренды автомобиля

А как «упрощенцу» учесть арендные платежи за земельный участок, который выделен под строительство объектов недвижимости? Можно ли их списать в расходы при расчете УСН-налога? В письме от 26 августа 2016 г. № 03-11-06/2/49861 Минфин дает разъяснения по этим вопросам.

Поскольку по правилам Налогового кодекса первоначальная стоимость основного средства включает в себя сумму расходов на его сооружение (п. 1 ст. 257 НК РФ), то расходы на арендную плату за земельный участок, предоставленный под строительство этого объекта, произведенные до начала или во время его строительства, включаются в первоначальную стоимость основного средства.

Что касается арендных платежей, которые вносятся уже после введения основного средства в эксплуатацию, то чиновники рассуждают следующим образом.

Упрощенцы с объектом «доходы минус расходы» уменьшают полученные доходы на перечисленные арендные и лизинговые платежи (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Следовательно, арендная плата, которая уплачивается после введения основного средства в эксплуатацию, учитывается в составе УСН-расходов по мере фактической оплаты.

Кстати это правило распространяется как на упрощенцев, так и на общережимные компании.

Если фирма не имеет возможности приобрести дорогостоящее имущество (например, технику), можно взять его в финансовую аренду. Для фирм, нуждающихся в хорошем техническом оснащении, договор лизинга – очень выгодный вариант. Во-первых, лизинговое имущество получить проще, чем банковский кредит. Во-вторых, платить лизингодателю можно, уже запустив оборудование в эксплуатацию и заработав на нем определенные средства.

По договору лизинга (финансовой аренды) одна сторона (лизингодатель) покупает имущество и передает другой стороне (лизингополучателю) в аренду. По договору лизинга передавать можно любое имущество, кроме природных объектов, а лизингодатель не вправе использовать лизинговое имущество для личных целей.

Договор заключается в письменной форме. В нем лизингополучатель обычно определяет как предмет договора (какой марки, фирмы, страны-изготовителя должна быть требуемая вещь), так и поставщика (где лизингодателю ее приобретать) и с ним снимает все спорные моменты. Но в некоторых случаях стороны соглашаются, что выбирать будет лизингодатель, и тогда лизингополучатель вправе обращаться со своими претензиями уже и к поставщику, и к лизингодателю.

При покупке имущества лизингодатель должен уведомить продавца о том, что оно предназначается для лизинга.

Как правило, если иное не предусмотрено договором, лизингополучатель получает имущество непосредственно от поставщика.

Лизинговые платежи могут начисляться:

исходя из общей фиксированной суммы равными долями в течение срока действия договора;
авансом и далее равными долями в течение срока действия договора.

Помимо платы за пользование объектом (вознаграждение лизингодателя), сюда могут включаться:

амортизация за время действия договора;
стоимость дополнительных услуг лизингодателя;
выкупная стоимость имущества (если предусмотрена передача права собственности).

Лизинговые платежи считаются расходами после их фактической оплаты. То есть их можно учесть учесть в тот отчетный период, когда они перечислены лизингодателю, если договор не предусматривает права выкупа объекта лизинга.

В общую сумму договора лизинга может включаться выкупная стоимость предмета лизинга. Но только в том случае, если договором лизинга предусмотрен переход права собственности на предмет лизинга к лизингополучателю.

Подобный вывод сделан в письме от 2 октября 2015 г. № 03-11-06/2/56616 Минфин России делает вывод, что «упрощенец»-лизингополучатель с объектом «доходы минус расходы» вправе списать на расходы лизинговые платежи и выкупную стоимость предметов лизинга.

Использование личного автомобиля работника при УСН

Прежде чем учитывать затраты в расходах УСН, подумайте, как доказать налоговой, что используете автомобиль для бизнеса. Чем дальше ваш вид деятельности от перевозок или разъездов, тем сложнее это сделать.

Случай из жизни: ИП занимается установкой металлопластиковых конструкций и учитывает в расходах стоимость легкового автомобиля, который он, по его словам, использует для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая признала это неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.

Предприниматель начал судиться с налоговой, и суды разных инстанций поддержали его. Запомните ключевые фразы из судебного постановления — пригодятся на случай споров:

«Автомобиль приобретен и использовался предпринимателем непосредственно в процессе предпринимательской деятельности, с целью получения дохода от данного вида деятельности, а доводы налогового органа об использовании транспортного средства в личных целях носят предположительный характер».
«Налоговое законодательство не содержит ограничений по включению в расходы затрат по приобретению и обслуживанию транспортных средств, приобретенных для осуществления предпринимательской деятельности. В этой связи доводы инспекции о том, что расходы принимаются лишь при осуществлении деятельности, связанной с грузовыми и пассажирскими перевозками, не основаны на законе». (Постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. по делу № Ф09-8532/07-С3).

Но нельзя надеяться на то, что от налоговой больше не будет претензий. Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79 утверждает, что «легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».

Получается, вы рискуете, если учитываете расходы на покупку автомобиля, который необязателен для вашего бизнеса. Доказывать свою позицию, возможно, придётся в суде. Но нет гарантии, что решение суда будет таким же благоприятным.

Ещё раз: сначала решите, сможете ли доказать налоговой пользу личного автомобиля для бизнеса. Для чего вы его используете? Помогает ли он вам получать доходы? Почему вы не можете получать доходы без него? Если вы ответили на эти вопросы и даже отрепетировали ответ вместе с другом-скептиком, можете учитывать расходы на покупку автомобиля в налоге УСН.