Электронное оформление командировок и авансовых отчетов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронное оформление командировок и авансовых отчетов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Изменения по командировочным с 2020 года

Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.

Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.

Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.

Размеры гарантированных выплат

По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

1. Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
2. Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
3. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
4. Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

Учет расходов на командировки за границей

Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:

• лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
• суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
• если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
• остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
• перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
• если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
• часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Суточные в рублях и валюте

Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.

Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;

• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;

• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.

СРОКИ УПЛАТЫ НДФЛ НАЛОГОВЫМ АГЕНТОМ

Далее отметим, когда налоговому агенту платить НДФЛ в 2021 году в самых распространенных ситуациях.

• Аванс и зарплата за вторую половину месяца – день, следующий за днем выплаты зарплаты за вторую половину месяца.
• Премия – день, следующий за днем ее выплаты.
• Отпускные – последний день месяца, в котором они выплачены.
• Больничные – последний день месяца, в котором они выплачены.
• Выплаты при увольнении, включая компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату, – день, следующий за последним днем работы.
• Дивиденды ООО – день, следующий за днем их выплаты.
• Выплаты по договорам ГПХ (подряда, оказания услуг) – день, следующий за днем выплаты любого дохода по договору, включая аванс.
• Матпомощь и прочие денежные доходы – день, следующий за днем выплаты.
• Материальная выгода от экономии на процентах – день, следующий за ближайшей денежной выплатой после расчета НДФЛ с матвыгоды.

Суточные в иностранной валюте

Суточные в командировке (что это такое и примеры — выше) могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. Но их размер в 2021 году оказывает влияние на налогообложение — на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры командировочных расходов при заграничных поездках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Страна служебной поездки	Размер компенсации в долларах США
Белоруссия	57
Украина	53
США	72
Германия	65
Великобритания	69
Франция	65

Гарантии и компенсации работникам, находящимся в командировке

Работник, находящийся в командировке, не может быть уволен или переведен на другую должность — в соответствии со ст. 167 ТК РФ ему гарантируется сохранение места работы.

За весь период командировки (кроме дней временной нетрудоспособности) работнику начисляется средняя заработная плата. Порядок ее расчета установлен ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ N 213 . Средний заработок определяется как произведение среднедневного заработка на количество дней, подлежащих оплате. Среднедневная заработная плата является результатом деления фактически начисленной за расчетный период заработной платы на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. В расчет включаются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат: зарплата за отработанное время (выполненную работу), выданная в денежной или неденежной форме, вознаграждения, гонорары, различные надбавки, выплаты, связанные с условиями труда, премии (с учетом особенностей, предусмотренных п. 14 Постановления N 213) и т.д. Не включаются больничные, оплата дополнительных выходных и отпусков и иные аналогичные выплаты. Расчетный период равен 12 месяцам. Коллективным договором могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

Постановление Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Работодатель обязан возместить командированному сотруднику расходы, перечисленные в ст. 168 ТК РФ:

• по проезду к месту командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• суточные;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В целях налогового учета суточные являются нормируемым расходом (п. 12 ст. 264 НК РФ). Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ N 93 суточные за каждый день нахождения в командировке на территории России устанавливаются размере 100 руб. При загранкомандировках их норматив определяется для каждой страны отдельно в долларах США и зависит от продолжительности командировки: начиная с 61-го дня суточные выплачиваются в меньшем размере.

Если коллективным договором или локальным нормативным актом организации предусмотрена выплата сверхнормативных суточных, у организаций, применяющих ПБУ 18/02 , возникают постоянные разницы.

Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденное Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.

В соответствии с применяемым до настоящего времени Письмом Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ суточные за день пересечения границы при выезде из России оплачиваются по норме, установленной в стране въезда, а за день пересечения границы при въезде в РФ — по норме, установленной для нашей страны. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. Приведем пример.

Пример 1. Работник предприятия 25.08.2006 был направлен в командировку в Египет. Он 1 сентября вылетел из Египта в Индию, а 1 ноября вернулся в Россию (в паспорте сделаны соответствующие отметки).

Определение в соответствии с законодательством

Понятие командировки установлено в ст. 166 ТК РФ. Согласно ему, это поездка в отличное от основной работы место для выполнения различных служебных задач.

Если работа сотрудника носит разъездной характер или по ней он постоянно находится в пути, то такая поездка не считается командировкой.

В ст. 168 этого же законодательного акта приведены виды расходов, которые обязан компенсировать наниматель.

Важно! За сотрудником сохраняется на время служебной поездки рабочее место, а также и средняя заработная плата.

К числу расходов, подлежащих компенсации, относятся:

Расходы на проживание	Сотрудник во время поездки может жить в гостинице или на съемной квартире в соответствии с регламентом работодателя
Расходы на транспорт	Наниматель может установить в локальных нормативных актах точный перечень видов транспорта, траты на поездки на котором будут компенсироваться человеку
Дополнительные траты на себя лично, связанные с проживание не по месту постоянного жительства	Выплата компенсации за данную категорию расходов и называется суточными
Иные расходы	Согласованные и разрешенные нанимателем

Правила выдачи подотчетных сумм работникам бюджетных учреждений в целом схожи с аналогичными правилами, действующими для остальных экономических субъектов, но подчиняются своим особым документам, с 19.08.2017 имеющим ряд расхождений с нормативными актами, применяемыми юрлицами небюджетной сферы. Отличия в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой учета у бюджетников. Кроме того, лимиты на командировочные расходы, которые могут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законодательством на достаточно низком уровне, но покрыть разницу можно за счет средств от коммерческой деятельности или за счет экономии бюджетных ассигнований.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Зарубежные командировки в 2021 году

При этом согласно Положения № 749 при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Размеры и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к ним при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены постановлением Правительства РФ (далее – Постановление № 812). и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих утверждены Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (далее – Порядок № 813).

Предельные нормы возмещения расходов на наем жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены приказом Минфина России . Согласно Положения № 749, Порядка № 813 работнику (служащему) при заграничной командировке дополнительно возмещаются:-расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; -обязательные консульские и аэродромные сборы; -сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; -расходы на оформление обязательной медицинской страховки; -иные обязательные платежи и сборы. Иные командировочные расходы работникам учреждений (кроме поименованных в Положения № 749) возмещаются в случаях, порядке и размерах,

Рекомендуем прочесть: Сколько действует справка для гаи

Сборы аэропорта Иные сборы (таксы) аэропорта, помимо платы за сам полет и обслуживание на борту, включают в себя местные налоги (в т. ч. и прохождение таможни) и топливный сбор.

Ценовая политика у разных компаний настолько отличается, что сумма этих сборов может варьироваться в весьма широких пределах — от нуля до десятков и сотен единиц валюты на каждый билет.

Если говорить простыми словами, то такса — это издержка той или иной компании, которую она перекладывает на «кошелек» пассажира.

Название таксы «топливный сбор» очень условно, так как она может подразумевать также наценки за услуги аэронавигации, которые предоставляют авиакомпаниям диспетчерские службы, за обслуживание (осмотры, ремонты, транспортировку и т. д.) самолета в аэропорту, страхование безопасности пассажиров и пр.

Важно

В нем должна быть указана только разница между суммой вознаграждения, исчисленной первоначально, и скорректированной суммой агентского вознаграждения после возврата части билетов. Стоимость возвращенных билетов там указываться не должна.

В периоде получения корректировочного счета-фактуры или первичных документов на изменение стоимости сервисного сбора вам нужно восстановить часть ранее принятого к вычету НДС по агентскому сбору в бухучете и зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в книге продажподп.

4 п. 3 ст. 170 13 п. 1 ст.

Учёт командировочных расходов

Аванс командируемому работнику выдаётся до его отъезда на основании приказа о направлении в командировку. Для определения его размера рассчитывается примерная сумма затрат. В основу этих расчётов ложатся такие параметры:

• Стоимость проезда туда и обратно, если применимо — и между пунктами назначения.
• Примерная стоимость проживания.
• Суточные на основе общей длительности командировки в днях.
• При загранкомандировке, если необходимо — стоимость оформления загранпаспорта и визы.
• Прочие расходы в примерном размере, согласованных с работодателем, например, на закупку образцов, материалов, инструментов, на представительские цели и т. п.

Во время командировки работник должен сохранять все документы, подтверждающие его траты, на возмещение которых он намерен претендовать по возвращении.

При составлении авансового отчёта подтверждающие документы вписываются в его соответствующие графы, а затем наклеиваются на лист бумаги формата А4, который прикрепляется к заполненному бланку отчёта. На практике от командированного может требоваться только передать подтверждающие документы в бухгалтерию.

Подтверждающими документами признаются:

• Билеты, включая маршрут-квитанции электронных билетов на поезд или самолёт, к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт прилагаются посадочные талоны.
• Путевые и маршрутные листы с предварительным расчётом затрат на ГСМ, если поездка осуществлялась на автомобиле.
• Товарные чеки.
• Кассовые чеки.
• Бланки строгой отчётности (квитанции, счета и т. п.).

Если в организации практикуется оформление командировочных удостоверений, служебных заданий и отчётов об их выполнении, вся эта документация с соответствующими отметками (о прибытии и убытии по всем пунктам назначения в командировочном удостоверении и об утверждении отчёта о выполнении служебного задания) подшивается к авансовому отчёту.

Расчет затрат на проезд

Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в статье.

Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.

Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.

Пример

Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.

Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.

Модель автомобиля	Число и расположение цилиндров	Мощность двигателя, л.с.	Рабочий объем, л	КПП	Базовая норма расхода топлива, л/100 км
LADA KALINA (ВАЗ 11186)	4L	87	1,596	5М	8,6

Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).

Как распределяется ЕНП и как работать с ЕНС

Суммы обязательств юридических лиц и ИП будут погашены исходя из того, что налогоплательщик указал в декларации или уведомлении.

Если налогоплательщик перевел ЕНП в сумме меньшей, чем заявлена в декларациях (уведомлении), то возникает задолженность, которая будет называться «отрицательным сальдо».

Если денег недостаточно и сроки уплаты совпадают, налоговый орган распределит поступившие деньги пропорционально исчисленным суммам.

В следующий месяц, 28 числа, налогоплательщик переведет некоторую сумму на счет, и она будет распределена таким образом:

1. сначала погасится отрицательное сальдо, возникшее в прошлом месяце,
2. потом начисления с текущим сроком уплаты, то есть те, которые 25 числа налогоплательщик предъявил к начислению;
3. затем пени, проценты, штрафы.

При отрицательном сальдо ЕНС в Личном кабинете юридического лица можно посмотреть, по каким налогам эта задолженность возникла. Сверку с налоговой заказывать не надо. Достаточно кликнуть на обязательства и посмотреть каждый налог.

Пополнить свой ЕНС можно не только платежным поручением, но и в Личном кабинете юрлица двумя способами:

1. Списать со счета.
2. Оплатить банковской картой.

Похожие записи:

• Системный блок какая амортизационная группа 2021 года
• Предложены ставки платы за негативное воздействие на окружающую среду на 2023 г.
• Как вернуть девичью фамилию после развода?