Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Об оформлении документов в случае работы ИП без печати». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Официальные требования 2023 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.
Как заверять документы при отсутствии печати
Основное предназначение печати заключается в возможности правильно и быстро заверить различную документацию. При ее отсутствии предпринимателю приходится пользоваться другими способами для собственной идентификации.
Внимание! Многие бизнесмены считают, что штамп на документации гарантирует, что документ был подписан бизнесменом.
Но на самом деле процесс создания печати является очень простым, поэтому ею может воспользоваться любой человек. Поэтому ее наличие на документе не может выступать стопроцентным доказательством того, что бумага заверялась ИП. Поэтому при ее отсутствии предприниматель может заверять документы другим законным способом. Для этого учитываются следующие правила:
- в конце любой официальной документации ставится подпись;
- указывается «БП», что подтверждает, что предприниматель не пользуется печатью во время ведения деятельности.
Некоторые крупные компании отказываются от сотрудничества, если работает ИП без печати на своей документации. Изменить их мнение можно путем представления нормативных актов и других нормативных бумаг.
Наличие печати для ИП обязательно в следующих ситуациях:
- Есть наемные сотрудники, что обязывает заполнять трудовые книжки. Если у вас будут только электронные трудовые, тогда можете обойтись и без печати. Но если будут сотрудники, у которых бумажные трудовые, тогда все записи в них придется заверять печатью;
- Работаете в сфере перевозок. Путевые листы (вне зависимости от вида транспорта) заверяются печатью;
- При участии в тендерах, надо ставить печать на заявке по выполнению госзаказа, иначе ее не примут.
Открытие расчетного счета
Как выбрать банк для открытия расчетного счета. Нужен ли счет в банке для ООО или ИП. Может ли ООО или ИП работать без расчетного счета.
Читать статью Регистрация ИП с сотрудниками
Обязанности ИП при найме работников: пошаговая инструкция. ИП обязан встать на учет в качестве работодателя только в ФСС.
Почему лучше печать завести
Среди многих процессов, с которыми сталкивается предприниматель в своей коммерческой деятельности есть определённые, которые не возможно будет осуществить, не имея при этом печати:
- Открыть расчётный счёт в банковской организации. В том числе, операция по снятию денег с чековой книжки также обязывает иметь этот инструмент.
- Подписать договор. Это не юридическое вето. Как раз таки личная подпись является достаточным фактором, но вот отношение к отсутствию печати у подписывающих документ, может быть разное. И контракт в таком случае, может просто сорваться.
- ИП работающие без контрольно-кассового аппарата выдают своим клиентам бланки строгой отчётности, накладные и другие документы, подтверждающие, что была произведена оплата товара или услуги. И все эти документы подразумевают, что на них будет стоять печать ИП.
Небольшой вывод таков — без печати работать в большинстве случаев просто неудобно, хотя и дозволительно.
В каких ситуациях у предпринимателя должна быть печать
Некоторые сделки не получится оформить без печати. Она требуется, если ИП хочет:
- оформить доверенность. Правда, если документ нужен срочно, а печати нет, можно заверить его у нотариуса;
- открыть расчетный счет в банке. Финансовые учреждения вправе устанавливать свои правила и заверять сделки с бизнесом печатью. Тут тоже есть альтернатива — найти другой банк, в котором это не нужно;
- уволить сотрудника с бумажной трудовой. В ТК необходимо указать основания и причины увольнения и заверить запись печатью. С электронными ТК печати не нужны;
- оформить приходной кассовый ордер. Принимать деньги в кассу ИП может только по ПКО, а форма документа предполагает использование печати;
- подать заявку на конкурс в госзакупках. Согласно правилам, участие в тендере заверяют печатью. Если печати нет, можно подать заявку электронно. Для этого потребуется только цифровая ЭП;
- сотрудничать с другим бизнесом. Некоторые ИП и компании принципиально требуют печати на документах для дополнительной уверенности в том, что их новые партнеры — не мошенники. Обойтись без печатей можно только при электронном документообороте.
Пропажа или кража печати
При пропаже (утере) или краже печати алгоритм действий следующий. В случае, если печать была зарегистрирована в налоговой службе — необходимо обратиться с заявлением в ФНС о признании утерянной печати недействительной. Также дополнительную гарантию от неправомерного использования утерянной печати может дать объявление в СМИ о пропаже с указанием «считать недействительной». В случае, если регистрация печати в ФНС не проводилась, достаточно заказать новую печать. При желании можно обратиться в ОВД для совершения розыскных действий с целью поиска украденной печати.
Кстати: можно заводить больше одной печати, их количество также не регламентировано. Дополнительные печати могут быть утверждены отдельным актом, который регулирует правила их использования. Например для подписания счетов, для входящей корреспонденции и других задач.
Использовать печать или нет?
Данный вопрос, на наш взгляд, имеет однозначный ответ. Если вы не хотите сталкиваться с дополнительными проблемами в работе в виде частых конфликтов со специалистами банков и самых разных государственных органов, а также со всеми теми, кто об «отмене печати» еще не слышал, то живите по старинке – с печатью.
Если же вам представляется, что печать излишня в вашей работе, то будьте готовы следующие год-полтора (пока все не привыкнут) носить с собой:
- распечатку закона, сделавшего печати правом, а не обязанностью для хозяйственных обществ;
- устав организации;
- выписку из единого государственного реестра юридических лиц;
- кипу информационных писем за подписью генерального директора о том, что в соответствии с действующим законодательством общество печатью не пользуется.
Причем отдельные особо дотошные сотрудники контрагентов могут попросить предоставить, например, еще и нотариально заверенный документ, содержащий подпись генерального директора.
ИП без печати: как подписывать документы?
По закону для заверки документа хватит одной вашей личной подписи, но на самом деле этого недостаточно. Если ИП работает без печати, как подтвердить это на бумаге? Вам необходимо составить письмо в произвольной форме, указав в нем следующие сведения:
- ФИО индивидуального предпринимателя;
- ОГРНИП;
- ИНН;
- Образец личной подписи.
Теоретически вы не обязаны представлять этот документ кому-либо, но практика показывает, что лучше согласовать этот вопрос заранее с контрагентом или банком.
Имейте в виду, что чем серьезнее настроен контрагент, чем больше сумма договора, тем больше будут требовать использовать оттиск. Почему? Если ИП на самом деле использует печать, но скрыл данный факт от контрагента, то сделка признана недействительной.
К счастью, сделать печать ИП, благодаря современным технологиям, можно меньше чем за час. Поэтому если вам срочно понадобился штамп для заключения контракта, эту проблему удастся быстро решить. Для ее изготовления нужны следующие документы:
- удостоверение личности индивидуального предпринимателя (паспорт);
- свидетельство ОГРНИП;
- свидетельство ИНН.
Официальных требований к тому, как должен выглядеть оттиск печати ИП, не установлено. Мы советуем не медлить с заказом. Почему?
- Во-первых, никогда не известно точно, как срочно потребуется печать ИП, вполне возможно, что в выходной день, когда все мастерские закрыты.
- Во-вторых – это дополнительная защита ваших документов от подделки.
- В-третьих, наличие штампа повышает доверие банков и контрагентов.
Работа без печати, требования к документации и отчетности
Все возникающие трудные вопросы, связанные с предпринимательской сферой, ИП решает самостоятельно. Следовательно, и риски за последствия принятых решений, и ответственность несет именно ИП.
В этом случае возникает вопрос: если трудовая деятельность протекает без печатного штампа, как же заверять документацию? Самым верным методом удостоверять бумаги, остается личная подпись предпринимателя. Этого вполне достаточно для большого количества предприятий и организаций, оказывающих услуги населению.
Встречаются случаи, когда поставщики, еще до начала сотрудничества, просит коммерсанта, у которого отсутствует печатный штамп, ксерокопии ИНН или ОГРНИП. Это является страховым подтверждением того, что является добросовестным налогоплательщиком.
Нужна ли печать для ИП: требования к печати, обязан ли иметь
Для защиты от таких рисков они могут запросить от ИП письмо, подтверждающее отсутствие у него печати. Направляется такой запрос в свободной форме. И само письмо о наличии печати у ИП точно так же отправляется в ответ тоже в свободной форме. Поэтому составить его будет несложно. Образец письма может выглядеть следующим образом:
Список документов, которые должен вести предприниматель, точно назвать невозможно. Для прямоугольной от 35 до 50 мм с одной стороны, и от 70 до 100 мм с другой.
Если вы решили оформить печать, ставить ее придется на всех документах. Предприниматели без печати иногда вместо неё пишут «б/п» или «бп», тем самым подтверждая, что работают без печати. Регистрировать печать в ФНС не требуется.
Может ли индивидуальный предприниматель (ИП) быть и работать без печати
Исходя из того, что сказано выше о требованиях законодательства, ответить на этот вопрос можно однозначно: да, этот вариант возможен. Никаких санкций решение за собой не принесет, но о некоторых нюансах вспомнить все-таки придется. Дело в том, что клиентам, контрагентам, поставщикам наличие собственного оттиска крайне важно. Оно дает дополнительную гарантию, повышает доверие к бизнесмену и его продукции.
В некоторых случаях заказчики, посредники и другие, вовлеченные в предпринимательство люди, могут настоять на официальном подтверждении факта отсутствия штемпеля. Им может стать письмо, в котором указано, что предприниматель ведет свою деятельность без наличия собственной печати, а в качестве удостоверения своих действий использует только подпись.
Казалось бы, зачем нужно прибегать к таким условиям? Причиной тому становится большое количество выявленных случаев мошенничества. Злоумышленники действуют следующим образом: подписывают договор, не ставя на нем клише, а после получения денежных средств или товаров, признают документ недействительным, поскольку на самом деле у фирмы существует собственный штамп.
В России к печати ИП предъявляются следующие требования:
| Форма | Круг, квадрат или прямоугольник |
| Размер | 38-42 мм. диаметр для круглой или длина сторон для треугольной, 35-50 мм. и 70-100 мм. длина сторон для прямоугольной |
| Используемая символика | Любая символика предприятия, не содержащая государственный герб, муниципальную символику, логотипы чужих предприятий |
| Размещаемые данные | Ф.И.О., организационно-правовая форма (индивидуальный предприниматель), ИНН, ОГРНИП, город |
| Вид печати | Ручная, автоматическая |
Специалисты сервиса по изготовлению печатей всегда могут предложить множество вариантов дизайна. Они обязаны быть в курсе, какая нужна печать для ИП, и поэтому сами предоставляют каталоги с примерами готовых оттисков. Предпринимателю остается лишь выбрать наиболее понравившийся.
Когда и почему бывает нужна печать
Использование печати — это лишь право предпринимателя, а не обязанность. Нет конкретного закона, который бы обязывал ИП применять штамп. Однако если печать была использована хотя бы раз, то нужно ставить ее на всех документах.
Печать могут потребовать банки и крупные ООО. Первые могут отказать в открытии расчетного счета, а вторые — в сотрудничестве.
Обязательное наличие печати может быть вызвано следующими ситуациями:
- работа без кассового аппарата и необходимость подписывать расходно-кассовые ордера;
- участие в госзакупках — печать в этом случае будет необходимым условием для подачи документации;
- при заключении договора двойного складского свидетельства.
Если организация сомневается в том, что его контрагент надежен и подпись неподдельная, то он может отправить ИП запрос на справку (письмо, уведомление) об отсутствии у того печати.
Для изготовления инструмента следует обратиться в один из специализированных центров, занимающихся созданием оттисков. Они могут предложить несколько стандартных вариантов или воспользоваться вашим образцом в качестве основы.
Дополнительно придется определиться и с типом штемпеля – автоматический или ручной. Второй несколько меньше и дешевле, но первый удобнее в использовании, особенно если требуется простановка штампов на большом количестве документов.
Важным является производитель основы для печати. Китайские изготовители часто экономят на материалах, потому готовые инструменты служат непродолжительное время. Европейские более устойчивы в эксплуатации, хотя и стоят дороже. По возможности стоит остановить свой выбор именно на таком варианте.
Так как само наличие оттиска это добровольный выбор, то дополнительно извещать о нем государственные органы необязательно. Более того, производство каждого нового штемпеля в этом случае не будет означать прекращение «полномочий» предыдущего.
Но по собственному желанию обратиться в контролирующие службы для фиксации наличия этого инструмента бизнесмен вполне может. Провести процедуру могут в нескольких учреждениях:
-
В отделении федеральной налоговой службы.
-
Торгово-промышленной палате.
-
В официальном реестре компании, подготовившей клише, если такая услуга предоставляется.
Если индивидуальный предприниматель отказывается от регистрации, он вновь повышает вероятность использования его имени мошенниками. Как уже говорилось ранее, бизнесмен вправе сделать несколько отдельных штампов и каждый из них останется действительным. Соответственно, в случае, если дойдет до судебного разбирательства, без информации о внешнем виде печати из органа, зарегистрировавшего ее, суд в любом случае признает штемпель действительным, даже если по факту это не так.
Можно ли работать без печати ИП — закон и нормативные документы
Печать — это один из основных инструментов, который используется при ведении бизнеса и деловых взаимоотношений для удостоверения подлинности и юридической значимости большого количества документов. Однако, на текущий момент наличие печати не является необходимостью для многих российских субъектов хозяйствования. Конечно, обойтись без нее целиком и полностью нельзя во многих сферах деятельности. Например, печать обязательна для медицинских учреждений, государственных и муниципальных органов.
Однако работа без печати ИП — целиком и полностью является законной. Но чтобы лучше понимать особенности рассматриваемого аспекта деятельности, необходимо ознакомиться с действующим законом и правовыми документами о работе без печати для ИП и других субъектов хозяйствования:
- ФЗ №82 от 06.04.2015 — это основной закон, который отменил обязательность применения печати для большого количества субъектов хозяйствования. В частности, теперь даже АО и ООО могут вести свою деятельность не имея печати. Однако ИП могли обходиться без нее даже до принятия этого закона.
- ФЗ №129 от 08.08.2001 — закон, регламентирующий порядок государственной регистрации предпринимателей, и в нем не содержится никаких требований к обязательному наличию печати у индивидуальных предпринимателей.
- Письмо УФНС от 28.02.2006 №28-10/15239 является документом разъяснительного характера, где уточняется позиция налоговой службы о том, что печать не является обязательным атрибутом индивидуальных предпринимателей в принципе.