Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заполнения СЗВ-ТД при увольнении сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
СЗВ-ТД включает сведения персонифицированного учёта. При их несдаче в установленный срок ПФР штрафует должностных лиц работодателя по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Размер штрафа от 300 до 500 руб. Этот штраф также предусмотрен, если отчёт СЗВ-ТД сдан, но содержит неверные или неполные сведения.
Штраф за несдачу СЗВ-ТД
С 2021 года работодателей штрафуют на основании ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ за непредставление СЗВ-ТД . Размер ответственности — 500 руб. за каждого сотрудника, по которому сведения не представлены вовсе или недостоверные. Также по этой статье установлен штраф 1 000 руб. при несоблюдении порядка представления сведений в электронной форме.
Кроме того, поскольку работодатель нарушает нормы трудового законодательства, его штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ:
- 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
- 30 000 — 50 000 руб. для компаний.
Ответы на частые вопросы
Можно ли сдать СЗВ-ТД раньше срока?
Закон не запрещает сдавать форму СЗВ-ТД раньше крайнего срока. Но с этим сопряжены определённые риски. Например, если сотрудник написал заявление об увольнении, и работодатель издал соответствующий приказ об увольнении раньше даты, указанной в заявлении. По закону подать форму отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам необходимо не позднее одного рабочего дня после издания приказа. Но так как он издан заранее, то работник может передумать увольняться. Тогда придётся подавать две формы — форма СЗВ-ТД об увольнении, а затем форма СЗВ-ТД с отменой увольнения.
Если сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, а до крайнего срока сдачи ещё много времени, можно также подать отчёт заранее. Но специалисты также рекомендуют не спешить — возможно, в отчётном периоде ещё кто-то подаст соответствующее заявление, тогда в конце месяца можно будет сдать отчёт по всем.
Когда нужно сдавать СЗВ-ТД при переводе?
Переводом на другую работу считается любое изменение трудовых функций, местоположения или структурного подразделения, которые меняют условия трудового договора и отражаются в нём. Если изменений в договоре нет, данные о переводе сотрудника в отчете в ПФР по трудовым включать не нужно.
| Вид перевода сотрудника | Отражение в СЗВ-ТД |
|---|---|
| на другую должность | да |
| в другое структурное подразделение | да |
| из совместителей на основного работника и наоборот | да |
| с постоянной работы на временную и наоборот, с изменением должности | да |
| смена наименования должности или названия подразделения | да |
| на удалённую работу или неполный рабочий день | нет |
| на должность работника, ушедшего в отпуск, на больничный или в декрет | нет |
| на другую ставку (полную или неполную) | нет |
| смена фамилии работника в связи с замужеством | нет |
Для чего сдавать СЗВ-ТД
Помогли разобраться эксперты Эвотора
При помощи отчётов СЗВ-ТД работодатели могут передавать актуальную информацию о своих сотрудниках в органы ПФ РФ. Эта форма отчётности напрямую связана с переводом российских работников на электронные трудовые книжки. Такая возможность появилась в январе 2020, и в течение года каждый работающий гражданин мог выбрать, в какой форме будут вестись записи о его трудовой деятельности.
В системе пенсионного страхования у каждого застрахованного свой индивидуальный лицевой счёт, а в нём появился новый раздел — «Сведения о трудовой деятельности». Доступ ко всем сведениям о трудовой деятельности каждого работника с начала 2020 года есть у работников, работодателей и Пенсионного фонда.
Сдавать форму обязаны все работодатели. В списке не только отечественные компании, но и отделения иностранного бизнеса, представленные в РФ. Также отчёт СЗВ-ТД должны подавать обособленные подразделения российских предприятий и компаний, ИП с наёмными работниками.
Способы отменить или снизить размер санкции
Снизить размер штрафа за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД в 2022 году при приеме на работу и при нарушении иных сроков допустимо в судебном порядке. Оспорить в административном порядке размер нельзя: у ПФР нет полномочий по уменьшению санкций.
Направьте в суд ходатайство о снижении размера санкции, укажите на смягчающие вину обстоятельства:
- нарушение совершено впервые;
- просрочка незначительна;
- отсутствие негативных последствий нарушения;
- отсутствие умысла на совершение нарушения;
- наличие обстоятельств, препятствующих сдаче сведений вовремя.
Для чего сдавать СЗВ-ТД
Помогли разобраться эксперты Эвотора
При помощи отчётов СЗВ-ТД работодатели могут передавать актуальную информацию о своих сотрудниках в органы ПФ РФ. Эта форма отчётности напрямую связана с переводом российских работников на электронные трудовые книжки. Такая возможность появилась в январе 2020, и в течение года каждый работающий гражданин мог выбрать, в какой форме будут вестись записи о его трудовой деятельности.
В системе пенсионного страхования у каждого застрахованного свой индивидуальный лицевой счёт, а в нём появился новый раздел — «Сведения о трудовой деятельности». Доступ ко всем сведениям о трудовой деятельности каждого работника с начала 2020 года есть у работников, работодателей и Пенсионного фонда.
Сдавать форму обязаны все работодатели. В списке не только отечественные компании, но и отделения иностранного бизнеса, представленные в РФ. Также отчёт СЗВ-ТД должны подавать обособленные подразделения российских предприятий и компаний, ИП с наёмными работниками.
Даже если работник предпочёл оставить бумажный вариант трудовой книжки, работодатель всё равно отражает все изменения в форме СЗВ-ТД, параллельно делая запись в трудовой, если это необходимо.
Типичные ошибки кадровиков при заполнении СЗВ-ТД
Специалисты кадровых отделов чаще всего совершают одинаковые ошибки. Чтобы избежать их допущения, необходимо ознакомиться с самыми типичными из них.
| Код ошибки | Ошибка | Решение |
| Недействительная подпись. Такое может произойти, если документ подписал неуполномоченный в решении подобных вопросов сотрудник. | Подать отчет на подпись руководителю предприятия, его ВРИО, начальнику кадрового отдела. | |
| 50 | Файл не верный. | Изменить формат файла. |
| 30 | Несоответствие реквизитов сотрудника, на кого составляется отчет. | Проверить реквизиты, выявить и исправить ошибку. |
| 4 | Неверное написание реквизитов. Такое может случиться, например, при упразднении первых нулей. | |
| 50 | Несоответствие реквизитов работодателя или сотрудника, на кого составляется отчет | |
| 20 | КПП не совпадает с указанным в базе данных ведомства. | Изменить КПП, если его нет, то поставить 9 нулей. |
| 20 | Дата документа раньше, чем подача отчета | Изменить дату |
При наличии незначительных ошибок, отчет будет принят ведомством. По завершении проверки СЗВ-ТД система выдаст протокол.
Как правильно заполнить СЗВ-ТД?
Порядок заполнения отчетности о трудовой деятельности работников утвержден Постановлением. В ней содержатся практически все сведения, которые отражены в бумажной трудовой книжке.
В отчете по форме СЗВ-ТД указывается информация:
- Сведения о страхователе (организации или ИП).
В этом блоке необходимо заполнить поля:
- регистрационный номер в ПФР;
- полное наименование или ФИО без сокращений;
- ИНН и КПП.
- ФИО (полностью), дата рождения и СНИЛС застрахованного лица, в отношении которого составлена форма.
- Подача заявления о выборе способа ведения ТК отражается в документе с указанием его даты.
- Отчетный период, по которому СЗВ-ТД составлена (месяц и год, в котором произошло кадровое действие).
- Табличная часть, содержащая:
- порядковый номер записи в форме;
- дата регистрации кадрового действия (приема, увольнения, перевода и т.д.);
- наименование мероприятия кадрового учета;
- трудовая функция работника, ее код (при наличии) заполняется строго в соответствии со штатным расписанием;
- причина увольнения со ссылкой на основание по Трудовому кодексу;
- реквизиты документа, в соответствии с которым произведено кадровое действие (наименование, дата и номер);
- графа 10 заполняется только в случае необходимости отменить ошибочную запись, которая ранее была передана в ПФР по форме СЗВ-ТД. Простановка отметки «Х» в этой графе является признаком отмены неверного значения. Правильная запись указывается ниже.
Принцип заполнения таблицы полностью соответствует правилам ведения трудовых книжек.
- Подписание документа. Указывается наименование должности руководителя организации (или ФИО индивидуального предпринимателя), проставляется его подпись и расшифровка.
- Дата составления формы.
- Печать организации.
Отчетность по страхвзносам с 2023 года
С 2023 года персонифицированные сведения потребуется подавать по единой форме. В нее также будут включаться сведения о страхвзносах «на травматизм», которые на данный момент подаются по форме 4-ФСС. Это указано в новой редакции п. 3 ст. 8 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ.
Важно! В отношении периодов до 2023 года будут действовать прежние правила. Персонифицированную отчетность нужно будет направлять в ПФР, а отчет 4-ФСС — в ФСС. Этот момент касается и уточненных отчетов за 2022 год и более ранние периоды.
На данный момент не разработали ни единую форму, ни правила ее заполнения. Однако к 2023 году чиновники должны их утвердить.
Вполне возможно, в единой форме будет несколько разделов, чтобы указывать разные виды информации. При этом, скорее всего, сроки сдачи для каждого вида будут свои (новая ред. ст. 11 Закона № 27-ФЗ и п. 1 ст. 24 Закона № 125-ФЗ). Соответственно, в разное время работодатели будут передавать в единый фонд различные разделы единой формы:
|
Вид информации |
Сроки подачи |
|
Сведения о трудовой деятельности (по аналогии с СЗВ-ТД) |
|
|
Периоды работы, в т.ч. дающие право на досрочную пенсию или повышение выплаты к пенсии |
|
|
Реквизиты ГПХ договора, на выплаты по которому начисляются страхвзносы |
Не позже рабочего дня, идущего за днем заключения или прекращения ГПХ договора |
|
Реестры застрахованных лиц, за которых уплачены дополнительные страхвзносы |
Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчетным кварталом |
|
Информация по страхвзносам «на травматизм» (по аналогии с 4-ФСС) |
Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчетным кварталом |
Общие изменения в отчетности
С 1 января 2023 года останется всего две формы отчетности:
- расчет по страховым взносам (РСВ) и
- единый отчет по сотрудникам.
Единый отчет заменит сразу четыре формы – СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Фактически сведения о работниках будут передаваться те же самые, что и раньше, только уже в другой форме отчета. Причем подавать единый отчет нужно будет по частям с разной периодичностью. Так, например:
- часть единого отчета (вместо СЗВ-ТД), связанную с приемом на работу и увольнением, нужно будет, как и сейчас, подавать не позднее следующего рабочего дня;
- если же данные связаны с переводом на другую постоянную работу, подачей заявления о формате ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, их нужно будет сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором наступило указанное событие;
- часть отчета о взносах на травматизм и допвзносах на накопительную пенсию (вместо 4-ФСС и ДСВ-3) будет представляться по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года до 25-го числа следующего месяца.
Новый расчет по страховым взносам заменит СЗВ-М и действующий РСВ. Это будет отчет со сведениями о работниках и выплатах в их пользу:
- ежемесячно до 25-го числа нужно будет подавать сведения для персонифицированного учета и данные о заработке и начисленных взносах;
- а по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года в отчет нужно будет включать общие суммы по облагаемой и необлагаемой базе, а также начисленные за отчетный период страховые взносы.
Новая отчетность в ПФР
С переходом на электронные трудовые книжки для работодателей вводят 2 новые формы. Одна из них – отчет СЗВ-ТД, который работодатель обязан передавать в Пенсионный фонд ежемесячно до 15-го числа месяца, идущего за отчетным периодом (месяц). В этой форме фигурируют:
- те же сведения, которые работодатель указывает в трудовой книжке;
- данные, которые идентифицируют сотрудника.
В 2020 году отчет СЗВ-ТД сдают, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как с 2021 году вести его трудовую книжку.
Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло одно из следующих событий:
- организация (ИП) приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
- сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или об отказе от нее.
ЧТО ДЕЛАТЬ РАБОТОДАТЕЛЮ В СВЯЗИ С ПЕРЕХОДОМ НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ?
- до 31 октября 2020 года уведомить работников о переходе, текст уведомления можно скопировать в конце статьи (ранее срок уведомления был до 30 июня, но Постановлением № 887 от 19.06.2020г. этот срок продлили);
- сдавать отчет СЗВ-ТД, если были движения по кадрам или заявления по книжкам; Поскольку все сотрудники должны подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года, даже работодателям, у которых стабильный коллектив сотрудников, в 2020 году придется минимум один раз подать СЗВ-ТД.
- сотрудникам, которые впервые устроятся на работу с 2021 года, бумажную трудовую книжку не оформлять (у них только электронные);
- сотрудникам, которые до 31 декабря 2020 года не подадут никакого заявления, продолжать вести трудовую книжку в бумажном виде;
- сотрудникам, которые до 31 декабря 2020 года подадут заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, вести ее в бумажном виде, и отправлять сведения в ПФР;
- при увольнении или по запросу сотрудника выдавать справку СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» — тот же СЗВ-ТД только не за месяц, а за весь период работы у одного работодателя. Если сотруднику понадобится выписка из электронной трудовой книжки со всех мест работы для получения визы или кредита, он сможет заказать ее через госуслуги по форме СТД-ПФР.
- при приеме на работу запрашивать у нового сотрудника СТД-Р с последнего места работы, а лучше СТД-ПФР, чтобы располагать информацией обо всем стаже для расчета пособий.
Что делать, если вы нашли ошибку в отчете?
Если нашли ошибку в СЗВ-ТД по сотруднику или отменили по нему кадровое изменение, отправьте в фонд еще одну форму СЗВ-ТД только на этого сотрудника.
Как показать, что новая форма СЗВ-ТД по сотруднику должна заменить сведения из ранее отправленного отчета:
-
Чтобы отменить сведения о подаче сотрудником заявления о ведении трудовой книжки, заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» пропишите дату, которую указывали раньше, и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».
-
Если нужно отменить запись в ранее представленных сведениях о трудовой деятельности по сотруднику, то заполните новую форму СЗВ-ТД по нему. В ней продублируйте первоначальные сведения, которые были заполнены неправильно, но при этом в графе 11 проставьте знак «X».
-
Если нужно исправить сведения о трудовой деятельности сотрудника, которые подавали ранее, то заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней продублируйте первоначальные сведения, которые были заполнены неправильно, но при этом в графе 11 проставьте знак «X». А затем следующей строкой внесите корректные сведения.
Изменение реквизитов уже переданного в ПФР кадрового мероприятия
Если что-нибудь изменить в кадровом документе (например, сведения о мероприятии, которые были переданы в ПФР, или просто отменить проведение), прежняя запись регистрируется как отмененная. После повторного проведения измененного или снятого с проведения документа сформируется новое мероприятие.
1. При изменении в форме СЗВ-ТД будет сформировано две строки — первая строка с ранее переданными сведениями (серого цвета – признак отмены), вторая строка — с новыми измененными данными о мероприятии
2. При снятии документа с проведения формируется одна строка с ранее переданными сведениями о мероприятии (серого цвета – признак отмены)
Если в кадровом документе меняются сведения, которые не передаются в фонд (например, суммы постоянных начислений), то при проведении документа новое мероприятие в последующем формироваться не будет.
Для чего сдавать СЗВ-ТД
Помогли разобраться эксперты Эвотора
При помощи отчётов СЗВ-ТД работодатели могут передавать актуальную информацию о своих сотрудниках в органы ПФ РФ. Эта форма отчётности напрямую связана с переводом российских работников на электронные трудовые книжки. Такая возможность появилась в январе 2020, и в течение года каждый работающий гражданин мог выбрать, в какой форме будут вестись записи о его трудовой деятельности.
В системе пенсионного страхования у каждого застрахованного свой индивидуальный лицевой счёт, а в нём появился новый раздел — «Сведения о трудовой деятельности». Доступ ко всем сведениям о трудовой деятельности каждого работника с начала 2020 года есть у работников, работодателей и Пенсионного фонда.
Сдавать форму обязаны все работодатели. В списке не только отечественные компании, но и отделения иностранного бизнеса, представленные в РФ. Также отчёт СЗВ-ТД должны подавать обособленные подразделения российских предприятий и компаний, ИП с наёмными работниками.
Даже если работник предпочёл оставить бумажный вариант трудовой книжки, работодатель всё равно отражает все изменения в форме СЗВ-ТД, параллельно делая запись в трудовой, если это необходимо.
Преимущества и недостатки отчета по форме СЗВ-ТД
В введении нового аспекта документооборота имеются свои плюсы и минусы для кадровых работников, бухгалтеров и предпринимателей, которые оформляют сотрудников на работу самостоятельно:
| № | Преимущества нововведения | Недостатки появления новой формы отчетности |
| 1 | Освобождение от необходимости ведения большого количества бумажных трудовых книжек (от оформления выписок, исправления ошибок “от руки”, выдачи документа в срок при увольнении и т.д.) | Необходимость в изучении новой формы отчета и порядка ее заполнения |
| 2 | Быстрый доступ к базе данных с информацией о трудовой деятельности сотрудников российских фирм
(и для работодателей, и для подчиненных) |
Необходимость в исправлении ошибок в случае, если форма не отправляется в электронной форме с первой попытки |
| 3 | С 2023 года не придется заниматься заполнением и хранением бумажных трудовых книжек | Сохранение части работы с бумажными трудовыми книжками, которые останутся по просьбе сотрудников до окончания 2023 года (при наличии письменного заявления) |
| 4 | Отсутствие обязанности сдачи формы в случае отсутствия работников (информация еще не подтверждена, т.к. решение по данному вопросу пока не было принято) | Возможность быть оштрафованными за несвоевременную подачу или неверное заполнение нового вида отчетности |
Это зависит от количества застрахованных лиц. Форму ЕФС-1 необходимо подавать в электронном виде, если у работодателя больше десяти работников в текущем отчетном периоде. Если же он нарушит правило и отправит отчетность в бумажном варианте, то его оштрафуют.
Когда у страхователя работников десять или меньше, то допускается сдавать форму как электронным способом, так и на бумаге. Отправить ее можно по почте заказным или ценным письмом с описью вложения, либо передать лично через представителя.
Электронный способ более удобный и надежный. В данном случае ЕФС-1 подается в формате, утвержденном постановлением № 246п. Форма подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
Если форма сдается на бумажном носителе, то заполнять ее следует печатными буквами, без исправлений и помарок. Допускается использование чернил синего, черного или фиолетового цвета.