Алагирский муниципальный район

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Алагирский муниципальный район». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Разновидности номенклатуры дел

2. Передача документов в архив

3. Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:

4. Примерной номенклатуры дел для средних общеобразовательных школ

5. Номенклатура дел организации

6. Как не упустить главного

7. Обязательно ли составлять номенклатуру дел?

8. Составляем номенклатуру дел структурного подразделения

9. Как выглядит типовой бланк

10. Когда необходимо составлять номенклатуру дел?

11. Как составить номенклатуру дел организации — образец

12. Обязательные приказы в организации в 2021 году

13. Составление номенклатуры дел

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Разновидности номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

типовая,
примерная и
номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

сводную номенклатуру дел и
номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:

Должностные инструкции для пришкольного лагеря
Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
Инструкции для школьного лагеря
Инструкции для детей пришкольного лагеря
Инструктажи для детей пришкольного лагеря

Положения ДОУ
Документация по коронавирусу
Журналы по охране труда
Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
Нормативные документы ОТ

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

«Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
«Номенклатура дел отдела кадров — образец».

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архи��ному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Примерной номенклатуры дел для средних общеобразовательных школ

Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.

Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.

Документ	Срок хранения	Основание
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения	50/75 лет	Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1
Личные дела, личные карточки руководителей и работников	50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445
Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним	50/75 лет
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454
Документы об обработке персональных данных	Постоянно	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441
Согласие на обработку персональных данных	3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)
Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения)	До востребования работниками Невостребованные документы хранятся 50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже	50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450
Штатное расписание	Постоянно	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402
Графики отпусков	3 года	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453
Отчеты о командировках	5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452
Больничные листы и журналы их регистрации	5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619
Приказы, распоряжения и документы к ним	По основной деятельности – постоянно По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним	50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434
Должностные инструкции (регламенты)	Типовые – 3 года после замены новыми Инструкции работников – 50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев	45 лет	ТК РФ, ст. 230, 230.1
Правила внутреннего трудового распорядка	1 год после замены новыми	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381
Коллективные договоры	Постоянно	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Обязательно ли составлять номенклатуру дел?

Составление номенклатуры дел предусмотрено Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Составление номенклатуры дел обязательно, если организация включена в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список (например, нотариальные конторы). Но и всем остальным составлять номенклатуру дел необходимо, чтобы систематизировать делопроизводство и исполнить требования ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ, в которой говорится, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов. К таким документам относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой организации.

Составляем номенклатуру дел структурного подразделения

Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в Приложении 8 к Основным Правилам работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Она оформляется на общем бланке организации (правила оформления общего бланка установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф:

индексы дел;
заголовки дел (томов, частей);
количество дел (томов, частей);
сроки хранения дел (томов, частей) и номера статей по Перечню;
примечание.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, 04-05, где 04 — обозначение отдела кадров, а 05 — порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр. Например, 03-02-07, где 03 — обозначение финансово-экономического департамента, 02 — обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 — порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр). Чтобы при составлении номенклатуры дел следующего года можно было сохранить те же индексы, что и в этом году, в каждом разделе оставляют несколько свободных строк для заведения ранее не предусмотренных дел (как правило, не более 5 — 7).

Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Их располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них — документы, изданные в структурном подразделении). Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами (сначала годовые, затем квартальные, после — месячные). Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел (например, дел с личными карточками работников) вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке.

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

индекс дела;
заголовок дела;
количество томов;
срок хранения дела;
примечания.

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

Название организации.
Порядковый номер документа.
Дата подписания.
Таблица с перечнем дел.
Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Когда необходимо составлять номенклатуру дел?

Впервые разрабатывать номенклатуру дел рекомендуется при создании организации. Допустимо, чтобы данный документ был разработан и в процессе деятельности, но для ответственных должностных лиц такой вариант будет не совсем удобен, так как им придется разбирать большой объем рабочей документации.

Далее необходимо регулярно разрабатывать номенклатуру дел на год. Документ формируется в последнем квартале года и подается на утверждение руководству учреждения. Он вступает в силу с 1 января нового отчетного года. Форму данного документа нужно согласовывать с архивным учреждением не реже чем 1 раз в 5 лет.

Составлением номенклатуры дел обычно занимаются следующие специалисты компании:

делопроизводитель;
секретарь;
специалист кадровой службы;
сотрудник канцелярии;
сотрудник архива;
бухгалтер.

Как составить номенклатуру дел организации — образец

Номенклатура дел организации — образец ее заполнения вы найдете в этой статье — оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2021 год, составленная в 4-м квартале 2020-го, начинает заполняться с 01.01.2021.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения.

В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.

Обязательные приказы в организации в 2021 году

23 декабря

23766

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

К началу года отделу кадров необходимо провести ревизию обязательных приказов компании. Это означает проведение полного анализа распорядительных документов по организации — какие из них надо закрыть, какие переиздать на следующий год. Ежегодные обязательные приказы отражают деятельность компании, движение личного состава или административно-хозяйственную сферу.

Проверьте, не ожидает ли вас в новом году проверка ГИТ. Мы поможем подготовиться и пройти ее быстро и без ошибок.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.