Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно посчитать человеко-часы и человеко-дни». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы получить показатель «количество отработанных работниками списочного состава человеко-часов за год», сложите все часы, отработанные служащим в трудовые дни в компании и вне ее пределов. В расчет входит время труда в рабочих поездках, сверхурочный труд, труд на совмещаемой должности в этой же фирме.
Расчет человеко-часов за год
При подсчете не учитывается:
- период болезни сотрудника, прописанный в больничном листе;
- отпуск для кормящих мам;
- время, когда служащий не трудился по причинам, которые от него не зависят;
- время ежегодного отпуска трудящегося;
- часы сокращения трудового дня;
- время, когда служащий повышал свою квалификацию с отрывом от трудового процесса;
- период участия сотрудников в забастовках;
- иные причины отсутствия служащего на трудовом месте.
Численность работников, отработанное и оплаченное время
В строке 01 разд. А отражаются сведения о среднесписочной численности работников. Сюда включаются работники, которые работали по трудовому договору, выполняли постоянную, временную или сезонную работу и при этом получали заработную плату.
Это касается не только тех, кто фактически работал, но и тех, кто отсутствовал на работе по каким-либо причинам, работал на дому или является работающим собственником организаций. О том, как рассчитать среднесписочную численность работников, мы подробно рассказывали в журнале «Новая бухгалтерия» N 4 за 2005 г.
Работник, зачисленный в одной организации на две или полторы ставки, учитывается как один человек. Физические лица, принятые на работу на неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени. Внешние совместители или лица, работавшие по договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность.
Алгоритм расчета средней численности работников за отчетный период подробно описан в разд. II «Порядок заполнения показателей унифицированных форм федерального статистического наблюдения» Указаний.
В графе 1, строках с 01 по 11 отражается средняя численность работников организации, которая включает (п. 75 Указаний):
Важно! Лицо, заполняющее форму П-4, должно четко различать следующие понятия:
Итак, среднесписочная численность работников за месяц исчисляется по следующей формуле:
Здесь поясним несколько нюансов, которые оказывают существенное влияние на процесс расчета.
2. Численность работников списочного состава за выходной (выходные) или праздничный (праздничные) день (дни) принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.
3. В списочную численность включаются наемные сотрудники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие зарплату в данной организации.
4. В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Кроме того, Указаниями определены лица, не включаемые в списочную численность (п. 77, 78).
Лица, подлежащие включению в списочную численность работников
Лица, не подлежащие включению в списочную численность работников
5. Работник, занимающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки или оформленный в одной организации как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица).
6. Работник, состоящий в списочном составе организации и заключивший договор гражданско-правового характера с этой же организацией, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы.
7. Не все лица, учитываемые в списочной численности работников, включаются в среднесписочную численность. В частности, не включаются туда (п. 79.1 Указаний):
Обратите внимание! В Указаниях по заполнению формы П-4 есть существенные уточнения по сравнению с ранее действующими правилами: из среднесписочной численности с 2018 года не нужно исключать сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, если они работают на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия.
8. И наоборот, отдельные лица, не состоящие в списочном составе, но привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями о предоставлении рабочей силы (в частности, военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу.
9. Особым образом определяется среднесписочная численность сотрудников с неполным рабочим временем:
Расчет средней численности работников этой категории производится в следующем порядке.
Сначала исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели, например:
Затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).
Пример 1. В организации четыре сотрудника в феврале 2018 года были заняты на работе неполное рабочее время: один отработал 19 рабочих дней по 4 часа в день, три других отработали 19, 10 и 5 рабочих дней по 3,2 часа в день (работники, отработавшие 10 и 5 дней, трудоустроились в учреждение 14 и 21 февраля соответственно).
Приведем упрощенный вариант расчета.
Средняя численность не полностью занятых работников за месяц составляет 1,2 человека ((0,5 x 19 + 0,4 x 19 + 0,4 x 10 + 0,4 x 5) / 19). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.
Продолжение примера. Предположим, сотрудники, отработавшие неполный месяц, находились в очередном отпуске.
В этом случае в дни их отсутствия на работе они также включаются в среднесписочную численность. То есть средняя численность не полностью занятых в феврале работников составит 1,7 человека ((0,5 x 19 + 0,4 x 19 x 3) / 19).
Таким образом, при расчете среднесписочной численности работников нужно особым образом учитывать тех, кто трудится неполное время (хотя в списочную численность они включаются как полные единицы).
На конкретных цифрах покажем, как рассчитать среднесписочную численность сотрудников.
Пример 2. В организации на 01.02.2018 трудоустроено 50 человек, из них:
22 февраля сотрудница ушла в отпуск по беременности и родам. 27 февраля на ее место по срочному трудовому договору принят другой работник.
Второй квартал, охватывающий апрель, май и июнь, суммарно будет включать 91 календарный день, в том числе:
- рабочих – 61;
- сокращенных – нет;
- нерабочих – 30.
Таблица для II квартала по месяцам:
| Дни | апрель | май | июнь |
| Рабочие | 20 | 20 | 21 |
| Сокращенные | — | — | — |
| Нерабочие | 10 | 11 | 9 |
| Всего | 30 | 31 | 30 |
Поскольку 2023 год не является високосным, общее количество суток в нем равно 365. Из них рабочими будут 247 дней (3 сокращенных), а нерабочими – 118.
При этом количество рабочих часов в 2023 году будет следующим:
| График работы (часов в неделю) | Норма часов (за 2023 год) |
| 40 | 1973,0 |
| 39 | 1923,6 |
| 36 | 1775,4 |
| 35 | 1726, 0 |
| 33 | 1627,2 |
| 30 | 1479,0 |
| 24 | 1182,6 |
| 20 | 985,0 |
| 18 | 886,2 |
Также предлагаем сохранить для дальнейшего использования таблицу рабочего времени (рабочие часы за каждый месяц, квартал, полугодие и год).
Для того чтобы определить человеко-часы за год, расчет (формула) аналогичен. Только при исчислении высчитывается сумма отработанных Чч не в месяц, а за целый год. Включаемые и неучитываемые периоды определяются в аналогичном порядке. Если необходимо определить количество отработанных человеко-часов за 1 квартал 2022 года, то применяют аналогичную формулу, заменяя годовые показатели на квартальные.
Чтобы правильно определить статистический показатель, придется высчитать, сколько часов отработал каждый трудящийся на предприятии. А потом полученные цифры суммируются. Вот как посчитать человеко-часы в форме п-4:
ГЧч = ГЧ1 + ГЧ2 + ГЧ3 + … + ГЧn,
где:
- ГЧn — это суммарное количество часов, отработанных конкретным сотрудником.
К неявкам относят человеко-дни, в которые сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте (за исключением случаев, причисленных к простоям). Неявка может произойти в результате множества причин, в том числе и неуважительных.
Уважительные причины – отпуска, в том числе учебные и по БиР, болезни, неявки, разрешенные законом для выполнения гражданских или военных обязанностей. Также к уважительным относятся неявки по личным причинам, но предварительно разрешенные администрацией.
Список уважительных причин время от времени расширяют, например, в периоды забастовок или массовых неявок.
Неуважительные причины – прогулы, отсутствия на рабочем месте дольше трех часов рабочего времени, неявки по причине недопущения к работе по объективным причинам.
Под термином «человеко-день» понимают единицу измерения рабочего времени, соответствующую рабочему дню одного человека, независимо от числа отработанных им часов. Необходимо отметить, что этот показатель является менее точным.
В человеко-днях измеряют:
- дни, фактически отработанные сотрудником;
- явочное время;
- дни, когда сотрудник не явился на работу;
- простои, включающие целый день и более.
Также учитываются:
- дни нахождения в служебных командировках;
- те дни, в которые работник получил наряды своего предприятия для отработки в другой организации;
- дни, когда из-за вынужденного простоя на основном рабочем месте сотрудника задействовали в другой деятельности предприятия.
Что такое человеко-день
Человеко-день – это статистический инструмент анализа, отражающий длительность временного промежутка, потраченного на выполнение должностных обязательств. Величина данного индекса равняется одному рабочему дню. Следует отметить, что сама численность отработанных часов не имеет принципиальной важности. Данный аналитический инструмент используется с целью подсчета общего объема отработанного времени, сумме прогулов и цельнодневных простоев.
Трудовой день засчитывается отработанным в следующих случаях:
- При фактическом выполнении должностных обязательств.
- Пребывая в служебной поездке.
- В ситуациях, в которых работник вынужден выполнять функции, не связанные с основной рабочей деятельностью из-за целодневного простоя.
Целодневным простоем является промежуток времени, когда труженик находится на территории работодателя, однако не может приступить к исполнению своих трудовых обязательств. Нужно отметить, что причины целодневного простоя не зависят от самого работника. Среди факторов, препятствующих исполнению трудовых обязательств, следует выделить технические неисправности и отсутствие производственного сырья. Также администрация компании может заранее предупредить работника о возникших сложностях, тем самым выдав ему законный отгул.
Суммирование общего количества цельнодневных простоев и отработанных дней позволяет выявить общую величину явок на рабочее место. К категории неявки на работу можно отнести временную нетрудоспособность из-за болезни, отпуск и другие ситуации, перечисленные в действующем законодательстве.
Стоимость человеко-часа
Возвращаясь к нашему примеру с грузчиками, нужно отметить, что для работодателя, которому необходимо решить, привлекает он дополнительный персонал или готов пожертвовать временной составляющей, очень важно знать стоимость человека-часа. Имея ее ввиду, он сможет вычислить: окупится ли ему срочность?
Ее так же определяют по формуле. Упрощенно ее можно выразить так:
Ц = Зп / Рч, где
Ц – цена одного человека-часа,
Зп – чистая (белая, после всех отчислений в госорганы) месячная зарплата работника,
Рч – сумма всех рабочих часов в месяц.
Для правильности вычислений в составляющую «Рч» не включаются:
- любые отпуска,
- перерывы (обеденные, простои, перекуры, личные звонки),
- минуты пересменки.
Что за показатель такой
Помимо внутреннего планирования и анализа, такие данные требуются для заполнения статистической отчетности. Но ни одна из отчетных форм не содержит точных указаний на формулу или порядок расчета, только общая описательная часть. Разберемся, как посчитать человеко-часы (расчет: формула для П-4, Т-57 и других статотчетов).
- период болезни сотрудника, согласно листку нетрудоспособности;
- время простоев;
- в расчет не берется период отпусков;
- время, на которое сокращен трудовой день работников определенных категорий в соответствии с указаниями законодательства РФ;
- время, предоставленное недавно родившей сотруднице для кормления ребенка;
- иные причины.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить форму федерального статистического наблюдения №П-4 начиная с отчета за январь 2023 года. Используйте эти инструкции бесплатно.
Пример расчета человеко-часов за год
Рассмотрим порядок расчета человеко-часов за год на конкретном практическом примере.
Пример
В компании установлена 40-часовая рабочая неделя и трудится 77 человек.
70 человек отработали год полностью — по 1970 часов каждый. 7 человек — по 1980 часов.
Таким образом, общее количество человеко-часов за год:
70 чел. х 1970 ч. + 7 чел. х 1980 = 151 760 человеко-час.
Чтобы избежать ошибок — работайте в БухСофт!
Вам будут доступны:
- Аудит учета: анализ рисков зарплатной комиссии, блокировки счета банком, выездных проверок госорганами.
- Расчетчики и онлайн-калькуляторы: отпусных, страхового стажа, больничных
- Эксперт-консультант: помощь по работе в программе и по вопросам учета и отчетности
- Справочная система БухСофт 24/7
Стоимость на 2021 год
Показатель рассчитывается от численности сотрудников, которые заняты выполнением той или иной работы и количества часов, которые они по факту отработали. Если специалист в 2021 году выполнил полную норму отведенного времени по рабочему табелю 40-часовой трудовой недели, число человеко-часов равняется 1976 (247 рабочих дней * 8 часов). При штате в 20 человек и полном соблюдении отведенной нормы, годовое значение человеко-часов равняется 39 520.
Важно помнить, что рассчитывать количество человеко-часов за год следует на основании табелей и других документов об учете рабочего времени методом вычисления суммы часов, отведенных на выполнение обязанностей каждого специалиста. Формула, как посчитать человеко-часы для статистики за год, такова:
ЧЧг = ЧГ1 + ЧГ2 + …. + ЧГn, где:
- ЧЧг — суммарное количество отработанных человеко-часов за год всеми сотрудниками;
- ЧГn — общее время, за которое по факту трудился n-ый специалист.
Рассчитанное число человеко-часов в текущем периоде по этой формуле представляет собой плановое значение. Фактический показатель рассчитывают, лишь опираясь на производственный календарь и кадровые документы организации, в котором представлена информация об отпусках, планах приема новых кадров и других характеристик, связанных с перемещением рабочих единиц и контролем рабочего времени.
Расчет человеко-часов за год
Чтобы получить показатель «количество отработанных работниками списочного состава человеко-часов за год», сложите все часы, отработанные служащим в трудовые дни в компании и вне ее пределов. В расчет входит время труда в рабочих поездках, сверхурочный труд, труд на совмещаемой должности в этой же фирме.
При подсчете не учитывается:
- период болезни сотрудника, прописанный в больничном листе;
- отпуск для кормящих мам;
- время, когда служащий не трудился по причинам, которые от него не зависят;
- время ежегодного отпуска трудящегося;
- часы сокращения трудового дня;
- время, когда служащий повышал свою квалификацию с отрывом от трудового процесса;
- период участия сотрудников в забастовках;
- иные причины отсутствия служащего на трудовом месте.
Новая форма П-4 с 2022 года в 1С 8.3 ЗУП 3
Человеко-час – это единица, равная одному часу рабочего времени сотрудника. Этот показатель используется при расчётах рабочего времени персонала или для определения количества человек на выполнение какой-либо задачи. Но, разумеется, больше всего этот показатель нужен для налоговых отчётов. Существует специальная форма П-4, которая подаётся в Росстат.
Расчёт. По сути, вычисление человеко-часов представляет собой подсчёт всего рабочего времени сотрудника за период, который указывается в документе. Всё рабочее время – значит не только те часы, которые сотрудник должен отработать по трудовому договору, но и внеурочное время, а также время в командировках.
В расчёты не включаются:
- Время, когда сотрудник был на больничном или в декретном отпуске;
- Время отпуска работников;
- Внутрисменные простои – время, когда сотрудник, находясь на работе, не может выполнять свои обязанности из-за каких-либо внешних, независящих от него причин;
- Сокращённое рабочее время (в связи с праздниками или по закону для конкретного сотрудника, например, если он несовершеннолетний);
- Отсутствие работника на рабочем месте по иным другим причинам.
Формула расчёта. Она достаточно простая. Обозначим показатель человеко-час как «Ч». Количество сотрудников предприятия – «С», а время работы – «В».
Так у нас получится Ч = С * В
За единицу времени обычно берут часы, но это может быть и другой показатель (это должно быть обязательно указано в документах).
Примеры расчёта.
Пример 1. В компании «Комод», занимающейся сборкой мебели, работают 40 человек. Рабочий день их составляет стандартные 8 часов. Нужно рассчитать показатель человеко-часов для одного рабочего месяца – сентября. В этом сентябре 20 рабочих дней. Мы подставляем показатели в формулу. Чтобы указать точное количество рабочих часов, умножаем количество рабочих дней на часы. Получается:
40 * 8 * 20 = 6400
Это был пример того, как в принципе должен производиться расчёт. Однако на деле очень редко всё бывает так идеально. Некоторые сотрудники уходят в отпуск в середине месяца, кто-то может заболеть, кто-то работает неполный рабочий день и т.п. Приведём ещё один пример.
Пример 2. В компании «Комод» работает 40 человек по 8 часов в день. Однако в сентябре месяце сотрудник Васильев работал всего 10 дней и потом ушёл в отпуск. Иванов и Сидоров – студенты и работаю неполный рабочий день. Сотрудница Березина весь месяц находилась в декрете. А гражданин Петров на 3 дня уходил на больничный. Получается, из сорока человек полный день, 8 часов, все 20 дней работали только 35 человек.
Человеко-день по сути своей очень похож на человеко-час. Только за единицу времени здесь берут рабочий день. При этом не учитывается, сколько времени этот рабочий день длился – был он стандартным, сокращённым или, наоборот – со сверхурочной работой. Следовательно, этот показатель получается менее точным, чем человеко-час.
Этот показатель тоже используется для оптимизации рабочего процесса. В отличие он человеко-часов, в различных налоговых отчётах он требуется значительно реже.
С помощью этого показателя считают:
- Фактически отработанные дни;
- Явочное время – рабочие дни плюс дневные простои (если они есть);
- Неявки – могут быть по уважительным причинам (отпуск, больничный, декретный отпуск, отсутствие по исполнению военных обязанностей, предварительная договорённость с работодателем, отгулы и т.п.), и по неуважительным причинам (прогулы или недопуск к работе – например, водителя троллейбуса не допустили к работе, потому что он был нетрезв);
- Простои (прекращение работы по независящим от работника причинам), занимающие целый день или больше.
Помимо стандартного рабочего времени, при расчёте этого показателя учитывается:
- Время в командировках;
- Время, когда работник из-за простоя был направлен дл работы в другой сфере деятельности.
Формула расчёта. Как и формула для расчёта человеко-часов, эта формула достаточно простая. Рассчитывается показатель обычно независимо, но мы для простоты будем использовать показатель человеко-часов. Обозначим его буквой «Ч». Этот показатель делится на среднюю продолжительность рабочего дня, т.е. на 8 часов. Обозначим человеко-дни буквой «Д». И получаем следующую формулу:
Д = Ч / 8
Пример расчётов.
Чтобы не повторятся, обратимся к примеру 2, приведенному выше.
По всем расчётам у нас получился показатель – 5976 человеко-часов за сентябрь месяц. Мы делим это число на 8.
5976 / 8 = 747
Получается, за сентябрь в компании было 747 человеко-дней.
Поясним на примере, почему этот показатель более абстрактный. Для примера мы взяли сентябрь. Но если бы в примере был месяц май, то здесь в начале очень много праздников, а перед праздничными днями по закону рабочий день сокращённый. Т.е., сотрудники работали в этот день меньшее количество часов, но рассчитанное число человеко-часов всё равно делится на 8, независимо от того, что в какие-то дни рабочий день был короче.
Однако это пример идеального расчёте. На деле, когда заполняются различные бухгалтерские отчётности, показатели человеко-дней рассчитываются отдельно для тех, кто работал полный день и для тех, кто работает неполный день. Различные отпуска, больничные и прочее в отчётах тоже указываются отдельно.
Человеко-дни могут рассчитываться по каждому сотруднику отдельно. Однако для большинства отчётов требуется среднемесячные показатели по всему штабу работников.
Человеко-часы и человеко-дни используются в различных других расчётах, документах и т.п. Полный их список мы приводить не будет, т.к. он достаточно большой. Важно помнить – от правильности расчётов этих показателей может зависеть очень много, и ко всем расчётам нужно относится максимально внимательно.
Чтобы получить показатель «количество отработанных работниками списочного состава человеко-часов за год», сложите все часы, отработанные служащим в трудовые дни в компании и вне ее пределов. В расчет входит время труда в рабочих поездках, сверхурочный труд, труд на совмещаемой должности в этой же фирме.
При подсчете не учитывается:
- период болезни сотрудника, прописанный в больничном листе;
- отпуск для кормящих мам;
- время, когда служащий не трудился по причинам, которые от него не зависят;
- время ежегодного отпуска трудящегося;
- часы сокращения трудового дня;
- время, когда служащий повышал свою квалификацию с отрывом от трудового процесса;
- период участия сотрудников в забастовках;
- иные причины отсутствия служащего на трудовом месте.
Для всех респондентов установлен единый срок сдачи — до 29-го числа месяца, следующего за кварталом. Таблица сроков сдачи выглядит следующим образом:
|
Отчетный период |
Последние сроки сдачи формы ПМ (статистика) в 2022 году |
|---|---|
|
4-й квартал 2021 года |
31.01.2022 (перенос, 29.01.2022 выпадает на выходной, субботу) |
|
1-й квартал 2022 года |
29.04.2022 |
|
2-й квартал 2022 года |
29.07.2022 |
|
3-й квартал 2022 года |
31.10.2022 (перенос, 29.10.2022 выпадет на выходной, субботу) |
|
4-й квартал 2022 года |
30.01.2023 (перенос, 29.01.2023 выпадает на выходной, воскресенье) |
Как и в случае сдачи налоговой отчетности, действует правило, позволяющее переносить последние сроки предоставления отчетов, если дата совпала с выходным или праздничным днем. Помимо этого, правительство вправе самостоятельно переносить сроки сдачи отчетности в связи с различными обстоятельствами, как это было в период пандемии коронавируса и массового карантина.